关于人事档案信息化建设与档案管理的几点思考

刘之辉

秦皇岛市人才交流服务中心

关于人事档案信息化建设与档案管理的几点思考

刘之辉

秦皇岛市人才交流服务中心

随着社会发展，信息技术的逐渐深入，档案信息化也得到较快的发展，有效推进了工作效率的提升，基于此，本文分析了人事档案信息化建设以及档案管理的相关措施。

人事档案；信息化；管理

引言

根据我国各类企业性质，对档案工作调查分析如下：一指国有企业档案管理基础比较扎实，管理系统比较完善，但部分国有控股企业档案管理比较薄弱，档案意识不强，档案部门相关制度对其起不到约束作用。二指民营企业：如龙头企业及上市企业，随着企业发展规模扩大和现代企业管理机制引入，企业对档案意识有很大提高，企业建立适合本身发展的档案管理模式。如中小型创新型企业，相对上述企业相对档案意识偏弱，大部分只应付验收的专项档案整理，造成档案收集不齐全和未规范整理归档。如大部分企业档案管理处于无整理状态，没有设立专门的档案库房，档案基础很薄弱。三指中外合资或外商独资企业，大多数企业处于松散状态，没有专门的档案管理部门，档案更是没有实行集中管理，大部分档案以电子文件存在于单位内部部门内，没有保存到档案人员手中

1、人事档案信息功能

档案是历史的记录，更是宝贵的信息资源。它记录了个人履历、自传、学历以及参加学习和工作等活动的鉴定考核信息；记录了个人政治历史、社会关系情况的审查信息；记录了个人加入党派的信息；记录了个人任免、录用、聘用、奖惩的信息；记录了个人工资级别以及其他对组织有参考保存价值的信息。可是说，人事档案是一个丰富的信息资源库。

1.1 对个人信息的记录

人事档案内容客观地反映了建档对象各个方面的情况，是一份有关个人德、能、勤、绩等情况的综合记录。人事档案同样也有了个人信用方面的记载，包括在纪律检查、监察和行政管理等部门工作中形成的有关惩戒材料等，这些对今后工作、出国出境和个人信用产生重要影响，实际上对当事人也起到了规范自身行为的作用。

1.2 对社会信息的记录

人事档案收存的是个人不同历史时期的信息，在人事档案中留有组织公章、个人手迹或印鉴具有法律效力的标志等，保存了一个历史时期的原始材料。一些革命前辈和典型人物的人事档案中，记载了先辈们的业绩和贡献，这些人事档案，对于总结历史经验教训，有着重要的参考价值，是研究历史、撰写人物传记等历史科学、社会学研究和人物研究的珍贵线索和资料。人事档案中还记录了个人、生育情况、工资调整、生活水平、医疗保险等情况，反映了一个地区在一定阶段的经济社会发展进程，是一个为个人、为社会服务的综合信息平台。

2、促进档案信息化建设的主要办法

2.1 加强资源共享体系建设

档案信息化建设中，信息资源、信息资源的开发利用及共享十分重要。在信息化建设中争取打破技术的局限性，建立统一的信息管理系统，加强网上办公的应用，使信息的生成、归档流程网络化。加强资源共享体系建设，抓住重点难点，制定档案信息共享，从实际需求出发，注重效率，发挥信息资源的优势，积极做好资源共享工作。

2.2 加强数字化建设档案信息化建设

所谓档案信息数字化就是利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等发展起来的一种新的档案信息形态。它以数字化的形式进行存档，数字化的形式进行存储。目的是能够及时有效的满足需要，实现资源共享。档案数字化建设是顺应时代发展需要而产生的。加强档案信息数字化建设能够有效提高服务效率，这也是档案信息管理工作为社会经济发展，社会主义精神文明建设发展提供服务的具体要求。数字化程度的高低直接影响着信息化的发展程度。怎样有效提高档案的数字化水平，首先，要根据一定的规则，确立实际的工作方案，在工作展开的同时，进行大力监督。逐渐深化档案信息数字化的程度。其次，优化档案信息数字化所需要的具体资料，对于有明确规定的图文档案文件要力求做到实现全文检索。同时，也要加大相关设备以及管理人员的投入。

2.3 加大档案信息化管理建设工作的投入力度

把档案信息化建设工作落到实处，加大档案信息化管理建设工作的投入力度。考虑到企业和单位的真实需要，合理分配人力物力财力，为公司发展提供坚实的后盾。例如，为公司配备符合行业安全规范要求的档案管理室，保证档案管理建设工作的安全进行；同时，适当增加档案信息化建设工作人员的福利制度，为他们提供良好的积极的工作氛围和环境。

3、档案管理工作分析

3.1 建立相关档案制度

一是建立档案室综合管理制度，包括档案统计制度、档案借阅复制制度、档案保密制度、档案库房管理制度等。二是建立档案网络小组，由领导组织牵头，企业各部门兼职档案员组成，加强内部部门之间的协调能力，做好分工合作，各司其职，设立兼按本企业的《企业档案归档范围和保管期限表》要求做好档案整理和移交工作，要第一时间介入档案收集和移交工作，保证每一个档案的完整性，确保应收尽收。三是建立档案安全管理小组，如设立应急处置领导小组、信息安全领导小组等，特别是针对档案安全要做好安全准备工作，如在突发事件中如火灾、水灾等，要做灭火设备、应急灯、手电筒等物品准备及一些演练活动。在如今的信息时代，特别要加强档案的信息安全维护，在以下信息平台建设中作详细说明。

3.2 培养档案复合型人才队伍

档案中除了制度管理，人才是关键，特别是现在的高科技时代，档案管理人员首先要取得档案上岗证，之后每两年跟进档案继续教育培训，并用激励政策鼓励档案人员参加档案职称考试。因此，档案建设队伍中不单单懂档案也要懂计算机、懂企业管理、懂安全管理和安全技术的复合型、专家型人才。

4、结语

总而言之，档案信息化建设能够有效的提高档案管理工作水平和工作效率。对档案信息的收集、归档、信息资源的共享以及信息的准确性都有十分重要的现实意义，同时档案信息化建设也有效的保障了档案信息的安全性。相信，在档案信息化建设的不断推动下，档案管理工作一定会快速发展。

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010, 03:29-31.

[2]郑月.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].赤子(上中旬),2014,17:192.