计算机技术在档案管理应用中的必要性

宋华 蓬莱市机关事务管理处

计算机技术在档案管理应用中的必要性

宋华 蓬莱市机关事务管理处

进入21世纪以来，计算机技术在我国各行业得到了广泛应用，而在现代档案管理中起到了重要作用。计算机技术在处理数据时具有快捷、准确等特点，是其他技术没有办法比拟的优越性。计算机技术的应用在很大程度上有利于提高档案管理工作的质量与效率。本文主要分析计算机技术在档案管理应用中的必要性。

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引言

当今社会是信息化时代，伴随着计算机技术的快速发展和广泛应用，计算机已经在各个领域中创造了提高效益的途径，并逐渐的深入和改变着人们生活、学习和工作习惯。为了满足社会现代化发展需要，人们将先进的计算机技术应用到档案信息管理当中，这样既可以解决传统纸质管理模式中无法克服的各种问题，也实现了档案管理的现代化、科学化、自动化管理，有利于促进档案管理工作的进一步发展，推动档案管理事业的健康发展。因此，为了实现档案管理的现代化，计算机的应用势在必行。

一、档案管理引入计算机技术是档案管理实现现代化的发展要求

（一）广泛应用计算机技术

在日常的档案管理工作中，计算机技术可以对大量的数据和信息进行存储，同时还可以实现自动整理和归类管理，当人们需要查找所需的信息时，只需要在建立的计算机系统中将相关的检索信息输入，计算机系统就可以快速的搜索出相关信息，这样不仅为提高了档案检索的速度节约了大量时间，同时也可以保证信息检索的质量。

（二）满足信息查找需求

由于电子档案的大量产生，人们为了更好地将其运用，又将传统的固态档案录入到计算机系统当中，这就建立了一个内容丰富数字档案馆，档案馆将先进的技术作为依托，促进了档案管理工作的进一步发展。另外，相关技术人员利用互联网建立了与档案馆类似的网站，满足了人们对各种档案信息快速查找的需求。

（三）加强电子档案管理

当前，在档案管理工作中，由于建立了计算机系统，管理人员在计算机系统中将大量的纸质文件信息录入进去，将其转化成电子文件，这时管理人员只需要对电子文件进行管理就可以了，这样不仅大大的降低了工作人员的工作量，还提高了工作效率，实现了档案管理的现代化、智能化。人们在日常生活、学习和工作中，利用计算机获得各种所需信息，促进了电子档案的快速发展。随着社会的快速发展，各种档案越来越多，这就必须要求引入计算机技术来对各种档案进行科学、高效的整理和管理，采用先进的管理手段，有效的提高档案管理的工作效率。

二、计算机在档案管理中的必要性

（一）我国档案管理因计算机技术而发生时代的转变

我国科学技术的发展带动了信息技术的发展，促使我国档案管理因计算机技术而发生巨大的转变，计算机技术管理时代逐渐替代了我国传统纸质时代。在一定程度上，计算机的发展将对数字化档案的过渡造成直接性影响，电子计算机技术的有效应用能够实现自动化以及智能化的档案管理，同时还能够减少物力和人力。相比于其他发达国家，我国应用计算机进行档案管理的技术还需要不断提升，因此为了更好地发展档案管理工作，我国就应该努力创新思想，加强建设管理档案的工作团队，将技术人员的专业技能提升，同时将档案管理的效率提高。

（二）档案管理实现自动化以及工作人员工作量降低

当前，在档案管理的过程中，有效地应用计算机技术十分必要，档案管理实现自动化以及工作人员工作量降低，因为应用计算机技术进行档案的管理，工作人员只需要在计算机中录入纸质文件，之后形成电子文档。管理档案信息的主要目的就是保存资料，因为保存的资料都具有供社会各界人士工作参考的作用。另外，在档案信息管理的过程中应用着计算机技术，可以更加便捷地提取档案信息，并且对其进行分类，更能体现出档案管理自动化的特点。同时，当前的档案信息管理理念结合符合时代发展的新理念，更加有助于将档案管理工作的效率提高，更有助于实现档案管理信息化，提高档案管理工作质量。

（三）人们的工作、学习以及生活已经离不开计算机技术

计算机技术在我国高科技水平提高的过程中也得到一定的提高，同时人们生活水平随着社会经济的快速发展也逐渐提高了科技技术应用要求，更多地使用着计算机技术。在人们的日常生活中，都会利用档子档案管理技术来保存大量的电子文档，同时应用计算机技术能够加快保存的整体效率以及提高保存的整体质量。另外，档案电子信息化在某些方面，还能够有助于顺利结合最新的技术。在制作传统纸质档案的过程中，往往需要很多的物力、纸张以及人力，这样不仅仅会造成环境污染，同时也会出现资金浪费等不良状况，还很容易损坏纸质的档案。在档案管理的过程中，计算机技术的应用时间不长，在应用的过程中还会出问题，但是在技术发展中，人们认知档案管理中计算机技术的程度逐渐加深。

三、结语

计算机是一种高科技的产品，已经应用到社会中的各个领域中，并发挥着重要作用。随着社会经济的发展与科技的提高，计算机技术逐渐的融入到人们生活中。在日常生活中我们每天都会产生很多电子文档，若想要好好保存文档就应该要运用电子档案管理。计算机技术在档案管理中的应用产生了大量电子文件，电子文件通常是以计算机软盘、光盘等材料为载体的，其特性与纸质文件有很大差别，在未来的发展，其在档案管理中的作用将会更加明显。

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[2]林洋.谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J].赤子，2014（7）.

[3]梁海荣.计算机技术在档案管理应用中的必要性分析[J].电脑知识与技术，2013（17）.