浅谈解决档案管理中存在问题的策略

吴静+郭虹

（内蒙古锡林郭勒热电有限责任公司 内蒙古 锡林浩特 026000）

【摘要】随着电子计算机技术的迅速发展，以及网络化、信息化技术的普及，档案管理工作为了适应现代化发展的需要，普遍采用了计算机技术进行科学的管理，为档案管理提供方便的同时，也会伴有一些问题出现，本文针对如何解决档案管理中问题，提出了合理化建议。

【关键词】档案管理 问题 思考 信息化管

一、档案管理中出现的问题

（1）对档案管理工作不够重视。企业设立档案部门，主要是为了收集、整理及健全档案资料，能够为生产经营及领导做出正确的决策而服务的。对于大型的企业在这方面做的是较成功的，但是一些小的企业做的还是不够，在企业档案管理中出现了问题。企业内部对档案管理仍不够规范，有的企业只是为了迎合领导而采取的形式化的措施，档案管理的利用率和利用效果被忽视，企业开展的评优等活动与档案管理人员几乎不靠边，使档案管理人员无法发挥自身的优越性。

（2）档案管理人员素质不高。由于档案管理的设施比较陈旧，管理人员的技术素质并不是很高，管理的制度化、标准化、规范化程度都较低，这些问题都是目前档案管理工作中普遍遇到的困难。基础设施的不完善给档案管理工作带来困难，直接影响其质量、管理及使用。当今时代是高科技时代，要想使档案管理工作更具标准化、规范化，对于基础设施的投入是必要的。传统的档案管理基础设施较为陈旧，不仅仅表现在房屋简陋上，还表现在技术的传输、检索、保管等相关的环节上，这些陈旧的基础设施，使档案管理的效率较低、效果也不是很理想。

（3）档案管理服务水平较差。档案管理服务水平的高低直接影响着企业的生产及经济工作能否顺利进行。在档案管理的实际运行中，档案管理部门常会出现缺乏与其他部门的沟通、协调能力差、缺乏主动性等问题，致使档案缺乏真实性、连续性，影响着企业工作的正常运行。缺乏科学的档案管理运行机制，再加上人员配置的不合理，档案人员的素质具有一定的局限性，并没有收集足够的资料为企业的决策提供依据。

二、解决档案管理问题的合理化措施

（1）要重视档案管理工作。在现代化的信息管理中，企业要研究制定一个总体的规划，就需要运用计算机技术对档案信息进行管理，并且把其当作一项重要的事情去管理。这需要管理人员对档案管理工作有现代化的认识，还要掌握先进的技术，尽可能的利用计算机网络技术解决传统档案管理工作中不合理的管理方法，要尽量争取领导的支持，加强对档案管理工作中基础设施的资金投入，改变计算机在档案管理工作中分布不均及使用不合理的现象出现。必须重视现代化的计算机档案管理技术，改革主要以实现现代化档案管理为前提，还要采取行之有效的现代化管理体制及方法。利用现代化的管理手段可以改变不适合档案管理的体制及方法，并充分发挥其应有的作用。

（2）提高档案管理人员的素质。随着科学化、现代化的发展，计算机的广泛使用。档案管理人员必须掌握先进的科学技术知识，提高自身素质和能力，使自己能更好的为档案管理工作出一份力，也为现代化的管理及檔案检索提供扎实的基础。同时也要科学的制定岗位职责规范和目标责任制，使管理人员的工作目标和档案管理的目标相一致。同时还要对管理人员进行职业道德教育，只有不断加强管理人员的职业道德建设，才会使档案管理工作及单位的相关需要有所保证。实行档案管理工作，必须重视人才，人才要先于设备，需要及时对人才进行培养，而不应该等到设备齐全后在进行培养。要建立起激励机制，加快人才的成长速度，并将其稳定在档案部门中，可建立起一支能够掌握先进的科学技术与知识技能，且可以熟练了解管理业务知识结构，有专业热情、又可以为档案工作贡献思想的档案人才队伍。

（3）建立健全的管理体制。建立健全的管理体制，提高档案管理服务水平。档案管理工作最重要的任务就是服务企业，档案管理工作服务质量的好坏直接影响着企业的发展。要想做好档案管理服务工作就要有创新的服务理念，要树立服务、发展的意识，不断地开阔眼界、思路，增强其利用功能，提高工作效率，为企业决策提供可靠的依据。还要不断地更新服务方式，利用档案的优势开展档案研究及技术咨询工作，充分提高档案信息开发的质量及效益，推进档案信息化管理进程，使其资源利用率得到提高，尽可能的满足企业的需要。要不断的完善档案管理服务水平，通过多渠道与不同的服务领域展开合作，在做好档案开发工作的同时，还要时时的关注生产、技术及相关的科研工作内容，积极主动开展信息发布及现场服务活动，使其成为企业发展的助推器。

三、大力开发档案的服务领域

（1）信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

（2）兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

（3）加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

总之，随着电子计算机技术的普及，档案管理工作进入了一个新的历史时期。不仅提高了管理人员的效率，而且促进了企业内部的发展，为了企业经营管理及重要的决策提供了依据。现代化的档案管理需要与科技发展相适应，只有处理好档案管理中的问题，才能更好的促进企业的发展。

参考文献：

[1]晋瑛.档案数字化建设与企业档案管理[J].新疆电力技术，2008，（04）.