浅谈档案信息利用效果反馈工作

任静

摘 要：随着改革开放的不断深化和进步，我国综合国力日益增强，社会经济水平不断提升，尤其是二十一世纪以来，我国各行各业都呈现出了蓬勃发展的趋势。档案是各行各种中都涉及到的工作，近年来也受到了社会的关注和重视。档案利用信息反馈是做好档案工作的重要基础和前提，主要是指在档案用户在利用档案信息之后，将所产生的效果和情况反馈给档案利用部门的过程。文章主要基于档案信息利用效果反馈工作的重要意义进行了分析，同时介绍了在档案信息资源开发和信息反馈工作中注重的事项，并提出了档案信息利用效果反馈工作的措施，希望可以为档案利用效果反馈工作的顺利、有效实施提供理论帮助和基础，仅供参考。

关键词：档案利用；效果反馈；措施

前言

近年来，档案利用工作备受关注，其中档案利用效果信息反馈为顺利开展档案利用工作提供方向。一般情况下，可以通过调查和收集实际档案利用效益而预测出社会及市场对档案利用的具体需求，以此减少档案利用中存在的盲目性。另外，相关档案利用部门还可以借助档案信息利用效果反馈情况对档案利用工作中的问题进行分析和总结，找出经验不足的地方，从而对档案利用工作及时进行调整，优化档案服务质量。就现阶段我国的档案利用工作而言，还普遍存在着重利用、轻信息效果反馈的弊端。在实际档案利用工作过程中，只是一味地重视利用人次、卷次，以及利用内容的记录，盲目地认为只要能够为档案利用者提供准确的档案信息就可以了，而忽视了档案信息利用效果的反馈，比如用户对于档案利用的要求、建议，以及意见等没有进行深入的调查。基于此，要高度重视档案信息利用效果的反馈工作，从而促进档案工作的健康发展。

1 档案信息利用效果反馈工作的重要意义

1.1 档案信息利用效果反馈是档案利用工作的风向标

对于档案利用工作而言，档案利用效果信息反馈在其中扮演着不可或缺的角色，发挥着风向标的作用。对于实际档案利用效益的调查和收集，能够很好地了解社会以及市场对于档案利用的需求，可以促使档案利用部门全面掌握和了解档案利用的实际情况，并对效果反馈进行汇总，找出档案利用工作中的不足之处，减少盲目性。通过档案信息利用效果反馈还可以了解档案用户的意见和建议，进而改进服务方式，提高服务效率，提升档案利用工作的效率与职能，最终将档案利用价值和作用最大化地发挥出来。

1.2 档案信息利用效果反馈是档案编研工作的可靠题材

档案编研工作的主旨就是总结历史经验，找出以往工作中存在的不足，进而为现实服务。档案编研工作的可靠题材是通过档案信息利用效果反馈提供的，可以为编研工作提供准确的研究方向，选取良好的主题，避免了人力、物力，以及财力的浪费。档案信息利用效果反馈主要来源于社会和档案用户等，具有明显的现实性和时效性。优秀的档案信息利用反馈可以及时反映出社会所需要的新的需求，进而为档案编研工作提供新的灵感、新的方法以及新的思路。

2 在档案信息资源开发和信息反馈工作中注重的事项

在进行档案信息资源开发和信息反馈的工作中，要注意以下几点事项：

首先注重档案利用数据统计，追寻档案的实际效益。在一定时期内不同地区的相关档案部门都要编制档案报告，了解每个时期内档案利用的具体情况，做好档案利用数据的统计工作，借此了解通过档案信息资源的开发与利用工作多获得的社会经济效益，从而改善档案利用工作方式。

其次，在档案用户查阅或者借阅档案时，必须要填写档案利用的目的，达到更深层次的了解，以此获得档案利用反馈信息，掌握档案利用的实际效果。一般情况下，档案利用单位或者用户在查阅或借阅档案时，首先要填写登记表，除了基本的要求之外，还要填写利用目的，以便档案利用部门以此统计档案信息利用效果反馈工作。

3 档案信息利用效果反馈工作体系

3.1 提高认识，增强档案利用效果信息收集工作的责任感

众所周知，档案信息利用效果反馈的调查和收集工作非常复杂琐碎，需要消耗大量的时间和人力，收集过程极其艰难，一旦某一环节出现失误，就会影响整个档案利用的实际情况。因此，必须要提供认识，增强档案利用效果信息收集工作的责任意识，及时对档案利用效果反馈信息进行收集和总结，使其为档案利用工作的顺利开展提供可靠依据。反之，如果忽视档案信息利用效果反馈收集工作，就无法全面准确地映出档案利用的实际过程，这将严重影响档案利用情况。基于此，要档案人员要从意识到档案信息利用效果反馈工作的现实意义，做好反馈信息记录，切实提高档案利用工作水平。

3.2 建立档案利用反馈信息处理机制

档案用户来自全社会的各个地方，从事的社会活动以及工作任务等都有所不同，并且各自的历史文化背景也不尽相同，所以大大增加了档案信息利用效果反馈的复杂性和多样性，从而给档案利用反馈信息源的研究和探索增加了很大的难度。因此，档案部门首先要建立健全完善的档案利用反馈信息机制，只有这样，才能对档案利用反馈信息进行总结和分析，反映出档案利用的实际情况，从而保证档案利用工作为档案用户提供高质量、高水平的服务。一般而言，建立科学合理的档案利用反馈信息机制可以从以下兩方面着手：第一，建立一个相对稳定的组织，组织成员主要包括不同的档案部门的领导、负责人、以及专家和档案人员。第二，要具体情况具体分析，针对档案利用的实际情况制定严格的规范制度，明确规范档案利用反馈信息处理的时间、内容、方式以及要求，并要求档案工作者严格按照此规范执行。

4 档案信息利用效果反馈工作的措施

4.1 建立健全利用效果登记制度

建立健全的档案利用效果登记制度是收集反馈信息的基础和前提。在登记册上填写当利用目的，之后由档案人员跟踪记录，这样做既具有时效性，还可以为后续档案利用反馈信息的收集减轻工作量。还要建立明确的奖惩制度，对于表现优异的当档案利用人员给予一定的奖励，提高他们的积极性，从而促进档案利用工作的有效实施。

4.2 建立利用信息定期发布制度

在总结和分析档案信息利用效果反馈工作时，要及时汇总每个阶段档案利用的特点，并指派专业人员进行编写，建立利用信息定期发布制度。还要总结历史的经验教训与不足，针对档案利用工作中的问题进行改善，为档案利用的预测与计划工作奠定基础。

5 结束语

通过文章的综合叙述可以了解到，对于档案利用工作而言，要想健康、长久地发展下去，就必须要重视档案信息利用效果反馈工作的重要意义。注意工作中的一些注意事项，建立科学合理的工作体系，并根据档案利用的实际情况制定相应的档案信息利用效果反馈工作措施。只有从真正意义上认识到档案信息利用效果反馈工作的现实性，才能做好档案利用工作，进而形成良性循环，为档案利用的可持续发展做出应有的贡献。

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