信息化时代高校人事档案管理创新方向探讨

贺滢锦

摘 要 21世纪是一个被信息浪潮席卷的时代， 随着信息化浪潮已经席卷到我国的各行各业，我国高校也应该顺应信息化时代的要求积极创新。其中，高校人事档案管理属于比较重要的一块，笔者认为，高校人事档案管理模式要适应整个信息化产业的发展，必须紧随高校人事制度的变化而不断进行革新，根据新形势与新要求进行不断的优化与创新。这种优化与创新，旨在摒弃旧观念和措施 ，充分利用现代化的科学管理技术提升人事档案管理工作的成果和效率。同时，做为档案管理的负责人，应该积极引进新颖的管理理念和方法以及全新的管理举措，从各种层面改变落后的管理模式，促进高校档案管理与人事工作顺利进行与展开。

关键词 信息化浪潮 高校人事档案管理 创新与优化

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.02.008

Abstract Twenty-first Century is a wave swept by the information era， with the wave of information technology has swept all walks of life in our country， China's colleges and universities should comply with the requirements of the information age and actively innovate. The management of college personnel files belong to a more important， the author believes that the personnel file management in colleges should adapt to the development of the information industry， must follow the change of university personnel system and constantly innovate， optimize and innovation under the new situation and new requirements. This kind of optimization and innovation， aims to abandon the old ideas and measures， make full use of modern scientific management technology to improve the results and efficiency of personnel file management. At the same time， as the person in charge of the management of archives， should actively introduce management ideas and methods of new and new management initiatives， at various levels to change the backward management mode， promote the university archives management and personnel work smoothly and expansion.

Keywords information wave； university personnel file management； innovation and optimization

0 前言

“術业有专攻”，我们国家之所以能够取得的今天的辉煌成就无疑与各行各业的工作人员努力付出密不可分。在高校的管理工作中，我们必须承认，人事档案管理无疑占据着比较重要的作用，这从各种层面发出的声音就能看出来。在我国的各项事业中，档案管理事业是一项比较繁琐的工作，档案管理工作是我们国家一切组织管理工作的基础，也是我们整个民族事业兴旺必不可少的一个环节。在高校工作中，人事档案是高校人才数据库管理的重要根据。随着信息技术的进一步发展，高校人事档案管理工作正在不同的层面不断丰富着自己的内涵和外在，变得更充实，更具有现实的意义。当前，高校人事档案管理工作如何更快更好地适应信息时代对高校人事管理提出的种种挑战已成为高校工作的当务之急，同时，高校人事档案管理也因其自身独有的特点成为档案界的标杆课题。接下来，笔者将分几个层面阐述我国现阶段各个城市内诸多高校人事档案管理的现状以及一些迫切需要解决的问题。

1 高校人事档案管理实施信息化管理的重要意义

1.1 档案信息化管理的意义

我们国家之所以能取得今天的成就，与各行各业周密细致的档案管理工作密不可分。所以，我们可以不夸张的说，档案管理工作是我国社会各项事业中的重中之重，在社会主义建设中，有着不可替代的作用和积极的意义。近几年来，我们国家的档案局紧随信息化浪潮，从各种角度加大力度推进档案的电子信息化建设，我国的各级高等学府人力资源管理（即人事档案管理）工作也必须积极适应国家档案管理的变革趋势，紧随变革的步伐，加快构建信息化建设的档案管理的整体结构，实现高校人事档案的资源共享，是当今全国高校适应信息化浪潮的最好体现，此举具有划时代的意义。

1.2 发挥高校的人才优势，信息管理功不可没

我国高校聚集着各种复合型人才，他们是社会的栋梁，是国家的精英。在高校的人事管理工作中，档案是一个非常好的载体，它承载着高校内部教职员工政绩、品德、工作履历各方面的真实记录，它是反映每一名人才的成长记录的最真实的凭证，也是选拔高尖端人才的重要依据。它是一个十分重要的信息港湾，是重要的信息资源。高校人事档案实行信息化管理后益处很多，可以随时通过智能检索和搜索引擎在数据库里搜索到需要的查阅的数据和信息，同时可以通过数据库合成大量的较为直观的图表，有利于为高校人力资源的统计提供有力的依据。

1.3 信息化管理对于人事管理的发展也有一定意义

传统的高校人事档案是以纸质为主的，以纸张为载体，存在各种问题。新型便捷的电子化档案的出现，给传统的档案载体带来不可估量的冲击，同时也为高等学府人事档案提供了良好的发展余地。电子化档案更便捷、储存资料的时间更久远，我们在日常工作中通过计算机系统信息进行检索、传输、等述种种技术手段，最终实现高校人事档案工作的资源共享。

2 我国高校人事档案信息化管理存在的弊端

我国高校人事档案管理已经存在了数十年，经历了较为漫长的阶段。由于档案管理工作的独特性质，现阶段，种种弊端仍然存在与现阶段高校人事档案信息化管理中：

2.1 管理手段过于滞后是现阶段高校人事档案管理存在的首要问题

随着信息化浪潮席卷到世界各地，每个国家都在号召无纸化办公，然而在我国，由于种种现实问题的存在仍然没有得到广泛的普及。目前我国各级单位的人事档案管理，仍然具有很大的局限性，“齐堆式”的管理办法仍然普及在各个单位中，同时，电子计算机技术没有在高校的管理中得到有力的推广，部分单位的的局域网和电脑配置跟不上，十分滞后。同时，网络维护不到位，软件的开发也不够，导致档案管理的信息化程度不高，无纸化办公根本没有实现，种种现实问题的存在，导致档案信息管理需要没有得到满足，无法跟上行政干部人事制度的进展步伐。

2.2 人才数据库的质量良莠不齐

目前，我国高校人才档案信息数据库的建设仍然跟不上时代的步伐，存在各种弊端。信息化建设的基础是人事档案信息数据库。现阶段，高校人事档案数据库建设的问题主要表现在以下几个方面：（1）数据体系不够完善。一些单位为了迎接上级单位的检查不得不临时构建数据库，录入的数据未经核实只是应付了事，态度过于敷衍。（2）档案数据不准确。档案数据不准确是档案信息化建设的硬伤，往往出现这个失误是因为缺少一定的审核环节，数据都是由高校的教职员工自行录入，没有必要的审查与核实，导致数据不准确。（3）数据更新不及时，数据库质量无法保证。我国部分高校人力资源数据库的信息更新不及时，导致人才数据库的质量无法保证，错误较多，同时没有专业的人员进行校准，大大降低了高校人事档案管理系统的质量和使用频次，这两点成正比，越是没人使用就越容易无人问津，长此下去，极易导致恶性循环。

2.3 档案资源开发“重收藏轻使用”没有切实发挥自身的效用

现阶段，我国高校人事档案管理有一个明显的弊端就是“重藏轻用”，这个问题很普遍，不属于个案。这种弊端产生的后果往往导致储存的重要资源总是不能得到及时的利用。由于这样的现象存在，导致档案信息的资源不能有的放矢，产生的弊端过多，严重地限制了人事档案资源的有效用途，已经严重违背档案管理自身发展规律的要求。那么，现在横亘在各所高校面前的一个现实就是，如何在做好保障人事档案信息安全的前提下，加强档案资源的广泛开发利用，真正发挥出档案信息化管理在高校管理中的基层作用，是高校档案信息化管理工作中面对的最需要解决的问题。

2.4 高校档案管理普遍缺乏高素质人才

现阶段，我国高校的人事档案管理工作普遍缺乏高素质人才。目前，我国档案管理工作岗位的工作人员普遍缺乏系统、专业的培训，大都没有经过相对专业的训练，业务水平相对较低，也没有机会接触到更为先进的理念和管理方法，他们普遍年纪较大，对局域网络的维护不精通，对数据的保存和处理不专业，管理观念落后，管理意识相对薄弱，更无法与国际接轨。培养高素质的档案管理人才是高校档案管理工作的当务之急，因为它会直接导致整个高校管理进程速度的放慢，所以必须加以重视。

2.5 高校档案管理对信息的重视程度往往不够

随着信息化浪潮的席卷，计算机网络也不断显现出它的负面作用。随着信息化建设的不断完善，网络中出现许多黑客肆意攻击网络中具有保密性质的信息，同时，电脑病毒也呈交叉性出现，两者都对保密信息造成一定的安全威胁，给网络维护带来重重危机，为了避免档案信息外泄造成难以挽回的结果，笔者建议，高校应该重视档案信息的安全维护，培养高素质的计算机人才，以此对档案信息形成最完善的维护。

3 高校人事档案信息化建设可实施的创新方式

3.1 加大高校档案信息化建设的经费投入

首先，应该重视人事档案管理的相关工作，将其视为学校相关管理工作的基础，将其纳入到学校的预算中是首要选择。同时，全国的高校也应该适当改善档案经费的投入数量，笔者认为，应该在原有基础上适当增加经费的投入。在此基础上，高校应该根据实际需要添加必要的电脑硬件，在相应的硬件比较完善的情况下建立档案计算机网络化系统，可以将云系统引入到共享平台中，这样就能保证信息的精准度，加快档案的现代化和信息化建设的步伐。

3.2 正确规范档案信息数据库的建立标准

人事档案数据必须真实、完整、及时，正确。这几种特质关系到整个人事数据库质量的优劣，也是整个数据库的信息化向资源共享迈进的最关键的一步，更是数据库网络化的重要基础。要达到上述标准，笔者认为，以下几个方面应该多加注意：（1）必须重视人事档案的收集，归档和整理工作，同时，要表明档案的各项目录。（2）充分利用計算机技术、数码摄（照）像和扫描技术，加快档案的目录数据库的建档和整体数据库的构建。（3）建立精确的检索体系并及时更新数据库信息，并加快档案的数字化开发进程，做到档案信息“准、快、全”的优秀特质，逐步实现高校人事档案信息的全方位检索进程，使得信息管理进一步系统化和规范化。

3.3 重视人才培养加强档案信息队伍建设

人才是档案管理信息化建设的基础，各级档案部门应该重视人才的培养。各个高校应该将努力打造高素质的人事档案管理队伍视为自己肩上的重任。现阶段，我国高校人事档案管理人员大多数不够专业，再加上单位领导没有给予足够的重视，档案管理人员很少获得相应的学习机会和提升自己的机会。所以，无论是在业务素质，工作作风还是思想体系都有不适应的地方，他们的专业素质仍然有很大的提升空间。所以，要实现档案管理的全面优化必须重视人才的培养。要做到人才的全面培养应该做到以下几点：首先，档案管理人员必须具有良好的道德品质和相关的必备的研究水平。（下转第22页）（上接第16页）其次，档案管理人员应该具有崇高的职业道德和良好的敬业精神。再次，档案管理人员的业务素质也必须十分精良，同时，要有全心全意的服务精神。最后，档案管理人员要有虚心学习的精神，同时，还要掌握计算机网络的相关知识和现代管理方法，如实现计算机在档案管理中的应用。

3.4 档案信息的安全管理要做到警钟长鸣

档案信息化的安全应该做到警钟长鸣。要做到这一点，要求档案管理人员必须掌握先进的信息技术手段和信息加密技术，不越权适用操纵数据和信息，防止泄密的现象发生，同时，数据库的备份要及时，确保信息的安全。

4结语

总之，现阶段我国高校的人事档案信息管理方面仍然存在种种现实问题，随着信息化浪潮的席卷和高校的深入改革，对于人事档案的管理只能越来越规范和严格。所以，打造高素质的档案管理队伍，掌握最先进的数据库实时信息，不断探寻高校人事档案的管理之路将任重而道远。

参考文献

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