OA办公自动化系统在企业中的应用分析

蓝殷

【摘要】随着当前信息技术的飞速发展，OA 办公自动化系统在企业管理中的应用非常广泛，并且其作用也日益凸显。这不仅有利于企业构建数字化的办公环境，降低办公成本，而且有利于企业内部进行有效的沟通交流，提高企业办公效率和管理效率。本文先对OA办公系统的概念和特点进行概述，然后对其在实际应用中的价值进行分析，探讨了这一系统的运用效果，以期能对企业的办公工作提供有效的指导。

【关键词】OA 办公自动化系统 企业 应用价值

20 世纪 80 年代初期，随着微型计算机技术和计算机局域网络技术的发展，办公自动化系统逐渐兴起，将其应用于企业中，既解决了传统办公方式效率较低的不足，同时也实现了快速、全面的信息采集与处理，为企业内部管理与重要事项决策提供了科学的参考依据。随着技术的不断进步，办公自动化系统的功能和内涵也在进一步地发展和完善，将为未来信息化的社会提供一个高效迅速甚至智能化的办公环境。

一、OA办公自动化系统的概念

OA是Offi ce Automation 的简写，可以简单地译为办公自动化，这个系统是专门应用于企业办公管理的自动化系统。它既改变了传统的办公模式，同时进一步提高乐办公的效率。在OA系统的支持下，可以将企业各个部分的公文流转、审批以及发布等工作流程进行有效综合，有效地提升了企业办公的系统化和规范化。系统具有简单、高效的特点，可以应用于很多行业，并且其应用效果良好。

二、OA办公自动化系统的特点

1.信息传递快速及时。运用OA办公自动化系统在企业内部建立起相应的、合适的内部邮件系统，让企业内部的工作人员通过邮件进行信息快速及时地传递，既为各个部门节约了大量的时间，也促使公司人員间的联系更加紧密。

2.提供知识学习和共享的平台。可以在企业内部建立相应的电子公告栏、技术交流栏等，使内部员工能够通过这些方便的途径及时地掌握相应的信息。

3.高效的文件传阅。可以运用OA系统设置相应的工作流程，快速方便地查阅和处理办公文件，同时有助于各部门或员工之间快速有效地进行工作调整。

4.电子化管理档案。OA系统可以实现对档案的电子化管理，依据档案的不同属性，对众多档案进行合理地分类存储和管理。

5.共享信息和设备资源。企业内部员工利用OA系统对文档进行上传和下载，很好地实现了部门之间、员工之间的信息共享。同时，可以充分利用OA系统的网络特性，将打印机、扫描机等设备连入网络，实现设备资源的共享，有效地节省了设备成本。

6. 信息集成度高。OA 系统可以与各种业务系统结合在一起，各业务的数据都可以实时地被录入到系统中，有助于相关的工作人员及时有效地获取到整个企业的动态信息。

7.分布式办公模式。OA系统可以实现分布式办公的模式，对于拥有分公司或子公司的企业，可以通过OA系统及时获取各分部的信息，有助于高层领导人员做出合理的决策。

三、OA办公自动化系统在企业中的应用

1. 企业对于OA办公自动化系统的需求巨大。当前信息技术快速发展，企业的生存环境也在不断改变，企业对OA办公自动化系统具有很大的需求，促进企业信息化的建设，将有利于企业更好地发展。在过去的办公过程中，没有对信息技术的应用给予足够的重视，导致办公的效率过低，很难实行管理和相应的决策，阻碍了企业的良好发展。

2. 帮助企业高层领导对员工进行管理。企业的经营模式是各个领导层进行相应层次的管理工作，而作为高层领导，他们不可能对每个员工的个人工作能力等情况都熟知，通过会议的方式可以从某些方面对员工进行了解，然而与实际情况还是有很大的差别。所以高层领导要转变态度，变被动为主动，加强对各个员工的管理和了解。领导要充分、合理地利用 OA 办公自动化系统完成员工管理工作，比如在公司网络上发布个人工作业绩，让领导对员工能力有更全面真实的了解，创建一个员工与领导沟通与交流的网络平台等等。

3. 帮助企业单位规划日常工作制度。OA办公自动化系统在企业的应用范围十分广泛，涉及到各种工作事项的审批流程、正常行政办公管理、内部办公资源的管理、信息资源的实时共享、项目工作的协同、各种信息资源的传输以及沟通等。它的应用业务范畴也十分广泛，涉及到产品销售、生产、财务、产品管理等，办公自动化系统的最重要的特征是其关注的更多的是企业单位日常办公的可控性以及效率，已经发展成为各个企业单位想提高企业整体工作流程效率的必备系统工具。合理利用OA办公自动化系统能够有效地帮助企业单位规划日常工作制度，提高企业单位的可控性，有效的提升其工作的运转效率。

4. 帮助企业解决日常繁琐的工作。通过OA办公自动化系统，运用信息化的手段帮助企业解决日常繁琐的工作，明显节约了大量的人力资源成本，很大程度地提高了企业的办公效率。同时，OA办公自动化系统可以依据用户的不同需求进行专业的定制，形成丰富的、具有较强针对性的工作流程定制工具，可以迅速地为用户构建起面向具体定制业务的办公应用环境，真正地帮助企业实现无纸化、无距离、高度协同的全新办公模式。

5. OA办公自动化系统的运用效果。OA系统的运用已经获得了良好的效果：第一，系统的广泛应用使各个部门工作人员的联系更加紧密，在系统的支持下，所有员工都能够参与到办公流程中，深入了解企业各方面的发展情况，同时进行各项规章制度的学习。第二，系统的应用提高了企业的自动化水平，在系统的支持下，可以有效地对合同、公文和人力等方面的管理进行高效整合，促进信息快速流转，并且提高其规范化水平。第三，有助于推动企业信息化的发展，自动化办公系统可以让工作人员介入公司内网，全面了解企业内部的工作状态，进行业务处理，管理工作不会受到时间和空间的限制，避免了工作堆积现象。

四、小结

在企业应用OA办公自动化系统既可以提高企业工作的效率，还能为企业的发展提供科学合理的工作依据，为提高企业的竞争力建立坚实的基础。但也要清楚地意识到这一系统的运用也存在一定的不足，企业要依据实际情况，不断进行相关管理制度的完善，推动企业信息化的发展。

参考文献：

[1]杨柳. OA办公自动化系统在企业中的应用价值[J].电子

技术与软件工程，2016，（20）：169.

[2]李石峰. 企业办公自动化系统OA的应用分析[J].电子技

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