高校档案管理工作的现状及改进对策

王慧敏

摘要：在经济全球化、社会信息化的背景下，高校教育工作也在不断提高和完善，只有这样才能够满足国家建设发展对人才的需求，而作为高校教育事业的一部分，档案管理是一个不可缺少的环节，但是目前高校档案管理工作中还存在很对不规范的现象，本文针对这些现状进行分析，并有针对性的提出改进对策，希望能够对我国高等教育发展有所助力。

关键词：高校档案管理；现状；改进；对策

引言

高校档案管理工作会直接影响档案工作的质量和效率，尤其是在高校教育体质不断改革，教育范围不断扩大，学生数量不断增加的背景下，档案管理也需要进一步完善和创新，这样才能够与新时期高等教育发展要求相适应，更好为高校教育事业发展服务。

一、现阶段高校档案管理工作现状

虽然多年来我国高校档案管理工作力度一直在强化，档案管理质量也有所提高，但是由于档案管理内容多，工作强度大，因此其中依旧有很多问题，改进档案管理对策迫在眉睫，下面针对目前档案管理工作的现状今昔几点分析：

1.缺乏高素质的档案管理队伍

虽然档案管理工作对于高校的发展十分重要，但是依旧有很多学校领导没有认识到档案管理的重要性。因此在檔案管理人才的培养上也十分乏力。缺少高素质的管理队伍，档案管理很难规范进行。从档案学特点来说，档案管理是一项系统化、专业性的工作，它对于管理人员与教师的要求很高。由于学校内部人才流动性大，管理人员与教师专业性很难得到保障，很多管理人员没有经过专业培训就直接上岗，根本认识不知道档案管理的工作要点，对先进的管理技术不熟悉，进而影响了档案管理的规范性，比如在搜集、归档以及装订等环节上工作不严谨，常常出现归类错误等问题。

2.信息化技术应用程度不高

在社会信息化的大背景下，全面普及档案管理信息化已经成为了当前档案管理事业的主要趋势，信息技术、计算机技术在档案管理中的应用，不仅大幅提升了工作效率和质量，也实现了操作上的标准化、自动化，为规范化管理通过了良好的条件。但是目前很多高校在档案管理的信息化建设力度不够，不是没有建立完善的信息化管理平台，就是虽然引入了信息技术，但却没有与学校发展实际相结合，导致信息技术优势无法发挥，信息化程度不高。

3.欠缺现代化的办公设备

档案数字化管理依赖于计算机设备以及大量的计算机软件，否则管理将无法进行下去。现阶段虽然很多高校建立了数字化档案管理系统，也开始强调数字化管理的重要性，但是管理却欠缺规范，个别高校计算机设备极少，信息化办公无法全面落实。档案调取以及阅读十分不变，虽然引入了数字化管理理念，但是却没有将数字化硬件与软件设备购置完全，导致数字化档案管理效果不明显，档案资源的作用发挥不出来。

4.档案检索效率相对较低

现代数字化档案管理中计算机检索是作为关键的环节，它取代了传统手工检索的方式，极大的提升了档案管理效率和质量。但是目前很多学校在档案检索方面的技术并不完善，检索效率低，从而加大制约了数字化档案管理的进程，降低了档案管理的效率和质量。

二、高校档案管理工作改进对策

在分析了高校档案管理中存在的各种问题后，下面针对具体的改进对策进行具体分析：

1.完善档案管理规章制度环境

为了能够确保档案管理各项工作可以顺利进行，学校内部必须要建立完善的规章制度，并且要从学校实际情况出发，结合学校当前的发展需要，有针对性的完善管理策略，在原有规范的基础上进行创新和补充。以提升学校档案管理水平，提升档案管理地位为目的。档案管理者必须要严格遵循规范制度，其他部门的管理人员与教师应该积极配合档案管理工作，一同为档案管理的规范化建设努力。

2.从档案管理人员队伍建设来提供管理水平

档案规范化建设与档案人力资源队伍的建设不可分割，必须要具备高素质的档案管理人才，档案管理规范化才能得以实现。所以说高校领导者以及管理人员应该将档案管理人才培养纳入学校战略发展部署，积极开展实践性、专业性强的档案管理培训活动，全面提升档案管理人员的整体素质，增强他们的工作责任心以及职业道德，使其能够认识到档案管理工作得的重要性以及自身的责任，进而在未来的管理中能够严格遵守各项规章制度，充分发挥自身职能，促进档案管理规范化建设。

3.增加经费投入，提升档案资源开发水平

高校应该从当前的发展形势出发，客观认识到当前档案管理的关键，而档案资源开发需要大量的经费，因此高校应该建立档案管理专项资金，做到专款专用，依靠地方政府以及其他机构的提供资金，资金来源讲究多源化，政府财政在新的经济发展时期，所面临的财政支出越来越多，高校应该通过综合运用多种手段，帮助政府减轻负担。另外，学校还必须要强化信息化建设力度，并且通过完善档案管理机制，强化档案管理人员建设力度，充分利用信息技术，充分发挥档档案管理力度和作用，为学校教育工作提供更多的资料和依据。3.2建立健全高校档案管理工作的各

4.建立健全规章制度

应根据有关档案法规和本校、系的实际情况，制定和调整档案的各项管理制度。使教学档案管理全而实行“三纳入”“四保证”，即纳入高校管理制度之中；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；纳入单位考核、奖惩制度之中；做到领导有保证，工作人员有保证，工作时间有保证，经费开支有保证。使档案原始材料在有序的过程中得以积累，从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络，并由上而下建立起严密的层层监督机制，明确岗位责任制和检查评比制度。

结束语

高校档案管理信息化建设，是档案管理工作发展的必然趋势，从目前高校档案管理的情况来看，管理制度不完善，信息化程度低，档案管理者素质不高的问题非常普遍，这必然会制约档案管理工作的可持续发展，会无法满足高校教育教学的各项要求，因此本文针对高校档案管理的现状进行了分析，并提出了具体的优化对策，希望能够为相关的管理者提供一些建议和参考。

参考文献：

[1]杨亚红，熊哲欣.民族地区高校档案管理工作存在的问题与建议[J].职业圈.2012（10）

[2]刘汉英.浅谈高校档案管理工作中存在的问题及对策[J].黑河学刊.2016（03）