医院物资管理APP系统在采购订单与供应商交互中的应用

黄志君

摘 要 随着医院信息化管理建设的发展和深入，医院物资管理系统在医院信息系统中的作用越来越重要。大多数医院都实现了物资在医院内部的流转跟踪，但是在采购订单在医院物资管理系统内生成之后，如何与供应商交互，这一环节比较难以处理。采用网站或者APP的形式，很好的解决了这段流程，实现了物资管理系统的闭环管理。

【关键词】闭环管理 采购订单 物资管理系统

1 前言

随着医改的深入，药品加成已经取消，传统以药养医的医院应收方式逐渐不可行，另一方面医院等级评审又对耗材管理有更严格的要求，要求对产品进行资质、效期管理，并能做到使用追溯，这些新的要求在传统管理模式下已经无法实现。医院物流管理系统主要包含：物资平台、条形码设置、资质管理、采购管理、库存管理、多级库管理、高值耗材管理、供应室消毒包管理以及报表管理等九大部分。如图1所示。

目前，大多数医院都实现了物流管理系统的基本功能，但是在采购订单跟供货商之间的交接上，即如何将已经生成好的采购订单发送给供货商，供货商收到订单如何处理，处理完之后生成发货单如何进入物流管理系统这段流程上，没有很好的解决。以我们医院的一些经验，抛砖引玉，提供一些浅陋的意见。

2 解决流程曾经用过的几种方法及优缺点

2.1 原始方法

流程：采购订单生成之后，由医院采购中心的采购员打电话或者发邮件给供货商，供货商收到清单以后，按照清单上的物品进行备货，然后送到医院采购中心。采购中心库管员再按照发货单上的信息进行录入。

最初的流程就是采用这种方法，缺点很多：

（1）需要采购员来跟供货商进行联系，工作任务重。

（2）打电话或者发邮件，容易造成供货商理解不清，发错物品。

（3）高值和介入物品必须需要条码，其他一些需要条码管理的物品也存在需要条码的情况，这些都由采购中心库管员录入，大大增加了工作量和错误率。

（4）采购员无法跟踪到供货商是否供货等详细情况。

2.2 通过预入库方法

采购订单生成之后，由医院采购中心的采购员打电话或者发邮件给供货商，供货商收到清单以后，按照清单上的物品进行备货，然后根据医院提供的模板做成统一格式的电子发货单发送给采购中心库管员，库管员将电子发货单导入到系统中，生成入库单，然后由库管员或供货商对条码管理的物品进行条码验证，验证完成之后通过审核即可。

改进之后的流程。优点是：入库单主要由供货商制成的电子发货单生成，电子发货单上附带了物品的条码，物资编码，品名，数量等信息，库管员只要直接导入就可以了，大大减轻了库管员的工作，直接就可以生成入库单。缺点是：

（1）采购订单仍旧需要采购员来跟供货商进行联系。

（2）仍旧会造成供货商的理解错误。

（3）采购员仍然无法跟踪供货商供货情况。

（4）供货商虽然按照模板操作，但是做的电子发货单会存在错误，导致无法入库的情况。

2.3 通过网站或者APP方法

采购订单生成之后，直接发送到医院的物流网站或者APP，并短信或微信提醒供货商，供货商登录网站或者APP以后，按照网站或app上的物品进行备货，然后直接在APP或者网站上操作，生成电子发货单，然后由网站或者APP自动导入到物流管理系统。采购员可以实时追踪供货商供货情况。

目前采用的流程。优点是：解决了前面2种方法的缺点，实现了和医院内部的物流管理系统的无缝对接，并且可以对供货商供货情况进行评价。

3 效果评价

3.1 提高工作效率，降低出错概率

（1）以往都是供货商提供纸质的发货单，然后由采购中心的库管员进行录入，不仅库管员造成较大的工作量，而且很容易发生错误，遗漏，非常不方便。采用最新流程之后，采购单都是网上进行流转，供货商做了以前库管员的工作，提高了工作效率，减少差错和遗漏的发生，使库管员有更多的精力和时间投入到验收审核工作当中。

（2）以往采购订单都是由采购员电话联系供货商，难免发生错误。采用最新流程之后，采购订单直接由系统生成之后发送到APP或网站上，避免了错误的发生，采购员只是进行审核，大大减轻了采购员的工作，提高采购效率。

3.2 方便采购员了解供货商供货实时情况，对供应商进行评价

网上采购之后，我们可以对供货商進行评价。采购订单发出之后，根据供货商的供货情况进行评价分析。例如分析供应商的到货及时率，合格率和退货率等，既有货比三家的进行横向评估，又有价格趋势的纵向评估，不断提升采购电子化的应用等级。

3.3 实现物流管理系统的闭环管理

好多医院虽然在物资内部管理上实现全程跟踪，但缺乏采购订单与供货商交互之间的管理，使采购订单无法实现跟踪，无法实现整个物资管理系统的闭环管理。加入这一环节之后，整个物资管理系统就实现了闭环管理。物资管理系统——》生成采购订单——》供货商——》入库这一流程上就形成了闭环，提高了物资管理系统的准确性和稳定性。

综上所述，采用新的流程，采购订单通过网站的形式或者APP形式传递给供货商，使得供货商能及时得到订单信息，然后从网上进行操作形成发货单，进而进入物资管理系统形成出库单，大大减轻了采购中心工作人员的工作量，实现了物资管理系统的闭环管理，提高了物资管理系统的准确性和稳定性，使采购订单与供货商进行了比较友好的交互。

参考文献

[1]景韶东，张婷.医院物资管理中存在的问题及对策[J].现代商业，2013（30）.