新形势下通信行业投标文件的组织与策划

陆茂茂

（长讯通信服务有限公司，广州 510507）

新形势下通信行业投标文件的组织与策划

陆茂茂

（长讯通信服务有限公司，广州 510507）

集中招标在通信行业中很常见，如何有效组织标书文件的编写，按时递交一份客户满意的标书是非常关键的一步。

标书；组织；策划

在通信行业中，高质量的标书编制是每个投标单位获取业务起决定性作用的重要环节，它不是靠个人完成的，而是要靠一个专业技术团队组织策划、合理分工、有序开展的集体活动。

1 投标文件编制团队的搭建

根据招标文件的规模、招标范围、专业类别、投标文件构成等各方面要求，通常团队由投标文件策划人员、商务文件编制人员、技术文件编制人员三部分组成（可以兼任）；其中商务、技术编制人员的数量，根据对投标文件编制工作量的评估来确定。

2 团队成员技能要求

2.1 投标文件策划人员

要求有丰富的投标组织工作经验，能够根据招标文件及团队人员构成，进行投标任务的分解，并跟进各部分投标任务的实施进度、质量，完成投标文件编制全过程的管控。

2.2 商务文件编制人员

要求有一定的投标文件编制经验，熟悉常用办公软件的使用，能熟练使用Word、excel进行投标文件的排版编辑。

2.3 技术文件编制人员

要求有丰富的相关专业工作经验，熟悉拟投项目的各类技术规范，能够根据招标文件需要，在参考模板的基础上进行施工组织方案的针对性编制。建议技术文件编制人员中，至少有一人为现场项目经理或技术骨干。缺乏现场项目经理或技术骨干参与的技术文件，是很难满足投标文件日益提高的针对性需求的。对于重要的投标，即使现有的模板资料很完备，也需要根据招标文件的实际要求，特别是评分要求，进行针对性的调整，并增加所投区域、所投专业的针对性重难点分析及应对措施，避免投标文件不接地气。

3 制定《投标文件编制任务管控表》

在完成投标文件编制团队的搭建后，应召开投标启动会，组织对招标文件进行集中解读。招标文件是招投标的游戏规则，因此，要想参与并在竞争中胜出，就必须认真研读，并形成统一的认识。分解编制任务，填写《投标文件编制任务管控表》，明确每个成员的具体任务模块及完成时间。根据投标文件的构成，通常将投标文件任务分为商务部分、技术部分两大块。在投标文件编制任务分配上，需要把握以下几点：

（1）深入了解每个团队成员的工作特长、工作经验，将合适的人放在合适的位置，确保工作能够顺利开展；根据人员熟练程度，合理调配工作量，保证总体进度、质量。

（2）投标任务分解时，必须覆盖投标文件编制过程中涉及的所有工作内容，不能有遗漏。

（3）必须列明每项任务的责任人及进度、质量要求；对于重要的工作，还要增加必要的备注说明。

（4）充分评估各项工作的时间进度，并为投标文件的审核及修改预留足够的时间。

（5）每天结束前，必须评估当前的实际进度，发现进度滞后及时采取纠偏措施。

（6）对于大型投标，由于资料需求特别多，工作量巨大，往往需要将任务分解细化到具体模块，每人负责1-2个模块，并按板块分别设一名牵头人员进行总体把控。

表1 投标文件编制任务管控表

4 投标文件框架的搭建

4.1 框架搭建四个步骤

在精读招标文件，并做好了各项准备后，就可以开始投标文件的具体制作；首先应根据投标人须知、投标文件格式、评分标准、技术条款的要求搭建框架，具体按四个步骤进行，如图1所示。

图1 框架搭建“四步走”

4.2 标书编制几要素

（1）文字精练、图表丰富。负责施工组织设计撰写工作的人必须是对口专业人员，并且有一定的施工经验。接到投标任务后，相关人员应立即熟悉招标文件中关于施工组织设计的规定和评分办法。

（2）结构清晰，突出重点。什么东西是最重要的，什么东西不是必需的但可能加分的，这些内容尽量进行单列，避免一成不变排列顺序。将其对照招标文件的评分细则进行逐一对照，查看编排顺序正确与否。

（3）着重勾划公司优势。标书应该从目录上就能体现出公司的核心竞争力。

（4）让看标书的人愿意读，有亲合力。特别注意：投标特别要规避低级失误，如错字、页码出错、印刷不清甚至客户名写错，虽是小事，但很容易引起专家反感。

4.3 资源需求测算

大型投标项目，对于人员、车辆、仪表机具等各类资源的需求往往很大，常常超过投标人实际拥有数量，因而资源需求测算显得特别重要。准确的资源测算，是投标决策的重要依据。

在进行资源测算前，必须深入研读招标文件，特别是对于评分标准及技术规范书，要反复阅读，若有疑问及时向招标单位答疑。根据招标文件的招标规模及资源配置标准，计算出投标所需的人员、车辆、仪器仪表的需求数量。

（1）人员方面，特别关注持证人员的需求数量及是否需要提供证明材料，常见的证书要求包括注册一级建造师、“三类人员”安全证书、特种作业证书、概预算证书、厂家认证证书、运营商认证证书等。个别招标方还会限定提供本地员工，并附本地社保证明文件等特殊要求。

（2）车辆方面，需要测算具体的需求数量，并明确是否有特殊车辆类型，是否有牌照限行，是否要求本地车辆等；若需要证明材料，有何具体要求。

（3）仪器仪表方面，测算各类仪表的需求数量以及需要提供何种证明材料，特别是是否允许提供租赁证明。

在明确资源需求后，应与实际现状进行对比，从而确定能够参与的最大标段数，为下一步的目标标段划分提供参考。

图2 标书三级审核要点图

5 投标文件要三级审核

针对投标文件形成初稿后，要严格进行三级审核。需要校对、审核的内容主要如下：

⊙ 逐字检查错别字。

⊙ 逐句检查语法，防止用词、定义错误或混乱。

⊙ 逐段检查前后矛盾或差异。

⊙ 逐项检查是否符合招标文件的规定或要求；针对招标文件评分标准及技术规范书中列出的要求，应充分响应，内容完整、充实，图文并茂。

⊙ 逐页美化格式（包括页面排版、样式、目录、表格等），对于投标文件中大篇幅文字的部分，可以考虑增加一些图表等，进一步优化投标文件。

⊙ 整体按照该单位投标文件统一格式修饰（包括页眉页脚、出版封面等）。

⊙ 进一步从总体上完善投标文件内容；在投标文件的三级审核过程中，根据评审意见不断进行内容修订，必要时根据需要调整投标文件的侧重点，充分凸显自己有别于其他对手的竞争优势。

6 结束语

总之，投标是一项团队的行为，不是一项个体的活动，是需要组织策划和精细化管理的。只有充分调动各方面的资源，才能按时高质量的完成投标文件的编制工作，才能让你的标书脱颖而出！■

10.3969/J.ISSN.1672-7274.2017.04.016

TU 723.2，TN 91

B

1672-7274（2017）04-0052-03