浅议机关事业单位养老保险制度改革对人事档案的新要求

刘英

摘要：养老保险制度改革工作中涉及的相关材料，是人事档案中的重要内容之一。人事档案工作应该能为养老保险改革提供强有力的数据支撑，但是由于档案管理工作本身存在诸多问题，给养老保险制度改革的利用工作带来困难。在养老保险具体实施过程中，如何有效发挥好人事档案的数据支撑作用，是人事档案管理部门需要关注的问题。

关键词：养老保险 人事档案 现状 对策

中图分类号：F84267文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）04-0121-02

自《国务院关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》（国发[2015]2 号）颁布实施以来，全国范围内正式启动机关事业单位养老保险改革。事业单位养老保险制度改革，涉及每个工作人员的切身利益。其中养老保险制度改革工作涉及的人事信息材料，也是人事档案工作的重要内容。在具体实施过程中，如何有效配合养老保险制度改革，顺应养老保险制度改革的新要求，发挥好人事档案的数据支撑作用，是人事档案管理部门面临的一个重要课题。

一、养老保险制度改革中与人事档案有关的概念

养老保险缴费年限包含视同缴费年限与实际缴费年限，其与退休后养老保险待遇核定具有重要的关系。视同缴费年限是指在职工全部工作年限中，其实际缴费年限之前的按国家规定计算连续工作时间的年限。职工在正式实行社会统筹与个人账户相结合的基本养老保险制度之前，按国家规定计算为连续工龄的时间，都可以作为“视同缴费年限”，并且可以与实际“缴费年限”合并计发养老保险金。复员退伍军人、城镇下乡知识青年被招为企事业单位合同制工人，在参加基本养老保险时，其军龄及下乡期间按国家规定计算为连续工龄的年限，一并算作视同缴费年限。

实际缴费年限是指职工参加基本养老保险后，按规定按时足额缴纳基本养老保险费的年限。

缴费工资基数是确定缴纳养老保险的根本依據。缴费工资基数是指单位和职工个人用于计算缴纳养老保险费用的工资基数，用此基数乘以规定的缴费比例，即为单位和个人缴费金额。

职业年金既不是社会保险，也不是商业保险，而是事业单位及其职工依据自身经济状况建立的保障制度，具有补充养老保障制度的意义。

二、与养老保险概念相关的人事档案材料现状

人事档案作为工作人员各时期信息的原始存储器，应该能为养老保险改革提供具有很强权威性的数据支撑。但是在长期的档案管理中造成了现行的人事档案材料不规范，内容不真实，信息不准确等诸多问题。这种问题的出现与我国分散式的人事档案管理体制有极大的关系，这给养老保险制度改革工作带来很大困难。

1.人事档案材料内容记载前后不一致，准确性差

人事档案发挥作用的根本和前提是真实的人事档案内容。人事档案的材料内容涉及人的一生，随着人的成长过程和经历逐渐完善和丰富，档案中很多材料现存的只有一份。现阶段我国人事档案主要是在学生档案的基础上形成的。学生档案作为高校专门档案管理，是记述和反映学生在个人学习成长过程中的经历、思想品德、学习成绩和工作表现的各种载体，以学生个体为单位收集保存起来的语言文字、图像表格及其他各种形式的历史记录。当前学校管理的学生类档案的归档范围主要包括：高中阶段档案如高中学生登记表、高考电子档案纸质版、高等学校入学登记表、各阶段体检表、学籍卡片、学习成绩登记表（册）、奖惩情况记录表、加入党团组织的志愿书申请书、各阶段毕业生登记表、授予学位材料等。通过考察当前学生阶段档案，发现很多档案中的材料内容前后记载不符，最容易出错的是出生日期不一致、工作时间、入党入团时间不一致，具体换算的年龄、工龄、党龄、学历记载更是错误连篇，导致一本档案的实际内容严重失真。

归档材料缺乏规范性，随意性较大，还有可能出现重叠和交叉，有的人事档案材料在归档时由于部门审查不严格，对一些手续不齐全的也入档，人事档案中普遍缺少反映个人技术特长及工作能力等的相关材料，人事档案材料雷同现象严重，这些雷同重复的档案材料无法真实反映一个人的具体情况。甚至出现在同一人事档案历次填写的个人履历中，年龄越填越小，参加工作时间越填越早，学历越填越高，工作经历也不尽一致。年龄作为客观存在的自然情况，具有唯一性，是任何个人不得随意更改的。我国存在公历与农历的实际情况，人事档案中出生时间的填写应以公历为准。许多人在填写出生时间时不能做到前后统一，公历与农历日期混淆填写，而且有的公历和农历之间换算不准确，往往一份人事档案中会出现几个不同的日期。由于人事档案的封闭式管理制度，导致个人对其不规范的危害性认识不足。

2.人事档案管理与社会人事制度相脱节

人事管理作为人事档案管理工作的工作对象，涉及人员自身的各类信息，如入职时间、人员资历、工资信息及技能资格水平等。这些信息是养老保险制度改革的重要参考依据。改革开放以来，随着收入分配制度改革的深化，各单位自主权利增大，确立岗位津贴采取按岗定薪、工资浮动等方式，在这些工作中却没有及时形成人事档案材料，出现记载档案工资材料和个人的实际收入不相符，甚至档案中记载的工资远远低于实际收入。很明显，这样的人事档案与实际情况严重脱节，深刻影响人事档案的真实性和准确性。

3.人事档案信息化建设滞后

档案工作正处于社会信息化的大背景下，从传统的档案实体管理向信息管理、信息资源管理和知识管理过渡。我国大多数人事档案管理的方式目前仍是以手工操作为主的静态管理，静态管理的档案作用是潜在的，要变成现实的直接价值受环境和管理水平的制约，给人们的检索利用带来了相当大的难度。同时人们利用纸质实体的档案时，极易被人为损坏。因此，传统以手工操作为主的人事档案的管理方式不利于人事档案管理的标准化和系统化，导致了人事档案管理工作的滞后性。

三、人事档案有效辅助养老保险改革的对策建议

（1）要实现人事档案的高质量管理，就必须建立规范化的管理制度，严格监管人事档案的相关材料收集、归档、鉴别和立卷等过程，重要一点就是要及时收集和补充人事档案材料。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的人事档案材料。有些档案材料可能散落在形成单位或个人手中，如：新取得的学历学位材料、参加执业资格等考试的登记表、参加社会实践活动的登记表、各种表彰材料等。这些材料都应及时送交人事档案部门，力求缩短档案信息与教职工实际情况的“时间差”，使档案能全面真实、细致、立体地反映教职工全貌。进一步拓宽、细化人事档案所涉及的内容，挖掘信息价值，特别是加强针对本次养老保险制度改革的专门收集，势必会对人力资源管理工作起到一定程度的优化、增益作用，同时更好地为人事档案的开发利用创造价值。

（2）建立审核沟通机制，审核认定的结果必须本人亲自签字确认，确保填写的信息准确、统一。档案审核作为一项专业性、政策性很强的工作，政策必须把握透彻，否则会导致档案审核存在误差，干部人事档案中的信息容易出现错误。如关于年龄的认定。2006年以前对出生时间的认定按照中组部、人事部、公安部《关于办理干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字[l990]24号）文件执行。2006年之后由中组部、人事部、公安部出台的《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字[2006]41号），此后认定出生时间要严格遵照此文件执行。关于干部工龄的认定主要依据入伍审批表、军校登记表、知青上山下乡登记表（时间审定表）招工审批（登记）表、转正定级材料等记载的时间。现在的大学生村官及各种帮支扶项目的工龄认定，则是以在基层报到的时间算起。有些干部档案中缺少大学生登记表、大学录取材料、研究生录取材料以及转正定级工资表，这些材料的缺失给工龄的认定增加了很大的难度。關于人事档案中工作经历的审核认定一般以最新的《干部履历表》和《干部任免审批表》作为依据，此外还要参照转正定级审批表和招工登记表等材料记载的时间作出准确的认定。

档案中出现记载不一致时，档案管理部门要及时进行调查，并加以纠正，不能把错误一直保留下来。在审核过程中我们发现，档案管理人员与档案本人之间缺乏沟通，这会对以后的信息填报造成很多麻烦。例如：以前，有些干部的“三龄一历”已经做过认定，但档案管理部门没有将信息反馈给当事人，本人更没有当面签字，因此在以后的材料填报过程中仍以之前的为准，干部本人的信息仍是沿用错误的信息，导致填写内容与组织人事部门填写的干部任免审批表等材料长期出现不一致的现象。

（3）开发人事档案管理信息系统。人事档案信息化管理是机关事业单位人事档案管理的必然趋势，实现人事档案管理的网络化、数字化，有助于实现人事档案的高效率管理和综合性开发。当然，在信息数据库建立过程中，人事档案管理部门必须认真按照人事档案相关管理政策办事，在此基础上正确划分人事档案资料的保密与利用，通过信息技术与加密技术对人事档案信息资源进行权限划分与加密。依据人事档案的动态性特点，做到及时收集人事信息，顺应“大数据”对人事档案的新要求，及时更新数据库的信息，确保与实际情况一致。通过考察，我们发现人事档案管理工作的各类信息资源本身存在一定程度的重复现象，因此，我们要认真梳理人员信息结构，探索信息资源本身的融合方式，优化人事档案管理的信息资源数据，避免这些个人信息的重复，节约人事档案管理的人力、物力、财力，达到事半功倍的效果。

机关事业单位养老保险制度改革是国家全民保障的重要组成部分。人事档案工作要顺应时代要求，发挥数据支撑作用，为创造公平、公正、合理的社会环境作出贡献。

参考文献：

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责任编辑：孙瑶