浅析文秘工作在企业档案管理中的重要性

王凤霞

摘要：随着时代的进步，企业运营过程中面临的竞争和挑战越来越严峻，对企业内部的各项工作都提出了跟高的要求。文秘工作和档案管理工作对企业的稳定发展具有重要作用，为了进一步促进当代企业的运营水平，本文探讨文秘工作在企业档案管理中的重要性。

关键词：文秘工作；企业；档案管理；重要性

各类档案是企业发展过程的真实写照，文秘工作主要是处理各类公文，今天的公文就是明天的档案，因此文秘工作与档案管理工作具有密不可分的内在联系，但是对于目前而言，很多企业的文秘工作和档案管理工作都是相互独立的，没能发挥出二者相辅相成的作用，因此有必要进一步探讨文秘工作在企业档案管理中的重要性，为相关工作开辟思路。

一、文秘工作与档案管理工作的联系

在企业的经营发展过程中，文秘工作与档案管理工作具有密切的联系，二者可谓相辅相成、联系紧密。

一方面，文秘人员想要切实做好自身的工作，往往离不开档案管理工作的支持。在文秘工作中，文秘人员通常需要完成各类文件的上呈下传工作，很多文件材料都需要及时递交给领导，之后再进行催办和归档，而在企业决策者需要查看企业的档案资料时，文秘工作人员又要及时为决策者收集所需的材料，这就需要档案管理工作的支持，因此档案管理工作的质量在一定程度上也关系到文秘工作的效率，而文秘工作的效率又会直接影响到企业的很多经营环节，所以说，企业的经营离不开文秘工作，而文秘工作则需要档案管理工作的支持。

另一方面，高质量的文秘工作又是档案管理工作的坚实基础，想要将各类档案及时归入档案馆，文秘人员可谓是发挥着至关重要的作用，企业经营过程中涉及到了文件资料数不胜数，这些资料的上传下达工作都需要文秘人员来完成，特别是在21世纪的今天，随着国民经济水平的不断提升，各类企业的经营规模都在逐渐扩大，因此企业各项经营活动涉及到的文件材料也在日益增多，不仅如此，目前企业运营过程中涉及到的文件已经不仅仅是纸质文件，电子版文件也越来越多，想要将各类文件全部转化为档案进行存档，其工作量不容小觑，而在各类文件转化为档案的过程中，文秘人员发挥着十分重要的作用，假设文秘工作效率低下、工序混乱，那么各类公文就无法及时的存档，甚至会出现缺失的现象，由此可见，只有文秘人员具有良好的档案管理意识和工作协调能力，才能促进档案管理工作高效高质的进行。由上述内容不难看出，档案管理工作与文秘工作是密不可分、相辅相成的关系，文秘工作离不开档案管理工作的支持，而档案管理工作又要以文秘工作当作基础依托。

二、文秘工作在企业档案管理中的重要性

（一）文秘工作有利于档案收集

在开展档案管理工作时，全面收集档案是主要任务之一，而且收集档案也是整个档案管理工作的起始和开端，如果起始工作不能及时完成，那么其后的整理、编研等各个环节的工作效率都将受到一定的影响，档案收集工作的质量直接关系到档案的高质性和齐全性，如果档案收集工作中出现疏漏，很容易导致档案残缺不全，因此档案收集工作的重要性不言而喻。

文秘人员在日常工作中的一项主要职责就是起草和颁布各类文件，并且文秘人员还需要负责文件资料的上传下达，由此看来，文秘工作人员就相当于各类文件资料的中转站和集中营，因此在企业的档案管理工作中，完全可以发挥文秘工作人员的优势，由文秘人员负责各类档案的收集、分类等前期工作，例如在一些企业中，档案管理人员在将文件进行归档时经常发现，很多文件只有定稿，缺少修改稿以及原稿，领导批示的原稿具有很高的存档价值，可是却经常缺失，然而档案管理人员想要凭借自身的工作来避免此类现象，需要面临很大的难度，此时就可以充分发挥文秘人员的优势，让文秘人员重视修改稿和原稿的收集、整理，避免具有存档价值的文件资料出现缺失现象。另一方面，想要提高档案管理工作的效率，就需要档案收集工作具有及时性，只有及时完成档案的收集工作，才能尽快开展后续工作，而文秘工作参与到档案管理工作中之后，就可以在处理文秘工作的同时完成档案的收集和整理，并且还可以将各类文件资料进行简单的分类，这样就可以大大提高档案管理工作的效率，由此可见，文秘工作对档案管理工作具有十分重要的作用。

（二）文秘工作有利于提高档案质量

公文是文秘工作人员最常接触的事物之一，文秘人员在日常工作中有很多时间都在处理公文，在企业的各类公文中，有些是由办公室统一拟制的，也有一些公文是职能部门起草的，之后需要交由文秘人员进行审核，通过审核后再由办公室进行印发。由此不难看出，在一个企业中，公文的质量在很大程度上取决于文秘工作的质量，而企业的很多档案恰恰就是由公文演变而来，因此公文的质量又关系到档案的质量。综上所述，档案质量的高低与文秘工作也是息息相关，可以说公文就是企业档案的最初形式，因此保证公文质量就是提高档案质量的基础。在企业起草各类公文的过程中，由于职能部门相关工作人员的写作能力参差不齐，有时对公文的理解也难免有所偏颇，因此职能部门所起草的公文也必定是质量不一，这时想要保证公文的质量，就需要文秘工作人员严格把关，严格的对文稿进行审核，经过审核之后，公文的质量就可以得到很大保证，这样一来，企业档案的质量也会得到提升，由此可见，文秘工作不仅有利于档案的收集，同时做好文秘工作也有利于提高企业档案的质量。

工作人员在起草文件时，有時难免会出现一些疏漏，例如一些工作人员在起草文件时，时常将请示和报告弄混淆，也有一些工作人员在起草文件时，存在一份文件请示多件事情的现象，还有一些工作人员盲目使用红头文件，另外有的工作人员在起草文件时，还存在附件标识混乱的现象，附件名称前没有标明序号，同时其他一些标识也没能按规定标注，一旦出现上述现象，势必就会大大降低文件的规范性。不仅文件的起草工作会影响到文件的规范性，另外文件印制等环节如果出现问题，也会影响到文件的规范性，比如印制用纸的大小不当等问题，都会影响到文件的规范性，并且还会给以后的档案装订工作造成不利影响。再比如，有些企业文件没能准确的标注主题词，这就会给以后的档案检索和查找工作增加难度。又比如在一些企业中，档案管理人员所归档的文件时常是传真原件，没有保留其复印件，久而久之，一旦传真原件出现字迹模糊或者损坏等现象，那么再次查阅时就会造成不便。想要解决上述问题，仅仅凭借档案管理人员远远不够，此时文秘工作人员又起到了重要作用，只要文秘人员对公文严格把关，就可以在很大程度上避免请示和报告弄混淆、盲目使用红头文件、附件标识混乱、印制不规范、主题词标注不准确等问题的发生，这样也就保证了文件的规范性，不仅提高了企业档案质量，也有利于档案立卷归档等工作的顺利进行，有助于提高档案管理工作的效率和质量。

（三）文秘工作有利于提高档案管理的效率

随着科学技术的持续进步，目前在各个企业的运营过程中，计算机网络技术都早已得到普及，办公自动化已经成为了大势所趋，在此形势下，企业内部各项工作的工作模式都发生了很大转变，例如工作人员在处理文书以及各类文字信息时，已经不仅仅是使用笔和纸，电子计算机和文字处理软件的应用越来越广泛，现代化技术的应用，必定会使文秘工作和档案管理工作的工作模式发生变革，在传统的文秘工作以及档案管理工作中，二者往往是相互独立的，随着办公自动化的不断深入，信息的传递效率不断提升，纸质文件的数量逐渐下降，电子文件的数量越来越多，如果文秘工作和档案管理工作还采用传统的工作方式，那么工作效率必然难以提高。在以后的发展中，想要保证文秘工作以及档案管理工作的质量和效率，文秘工作和档案管理工作不能够继续保持相互独立的状态，一定要将文秘工作和档案管理工作相互融合，例在电子文件的录入和整编等工作中，就应该由文秘人员和档案管理人员共同完成，对于一些具有保存价值的电子文件，文秘人员要及时收集和整理，之后发送给档案管理人员，再由档案管理人员实施进一步的归档工作。在信息化办公的大背景下，文秘人员可以更加便捷的完成文件收集、整理、传输等工作，因此更容易的，档案管理工作的效率也可以大大提升。

三、文秘工作与档案管理工作的整合

就现阶段来看，一些企业已经认识到了文秘工作在档案管理工作中的重要性，也已经积极的做出了尝试，取得了一定的成效，同时也暴露出了一些问题，导致这些问题的原因是多方面，为了进一步促进文秘工作与档案管理工作的有效整合，本文提出以下几点建议。

（一）建立电子数据库

在现代企业的档案管理工作中，不能只具备传统的档案馆，还应该建立电子数据库，以电子文档的形式，将企业运营过程中涉及到的各类文件和档案保存在电子数据库中，这样可以大大提高档案管理工作的效率，也有利于文秘工作与档案管理工作的顺利整合。文秘人员在处理各类电子文件之后，可以将其整理和分类，然后通过电子邮件等形式及时发送给档案管理人员，就可以将电子文档上传到电子数据库中，这样一来，文秘人员和档案管理人员之间的合作就可以更加密切。另外建立电子数据库之后，文秘人员和档案管理人员的工作效率也会大大提升，当企业决策者需要查阅档案资料时，文秘人员可以在电子数据库中迅速查找到所需的档案资料，将其下载到计算机本地磁盘中，然后再进行打印，将其递交给企业决策者，可以大幅提高文秘人员的工作效率。而对于档案管理人员来说，可以快速的通过计算机对档案资料进行编号，同时还可以通过计算机将档案资料进行归类，与传统的工作方式相比，电子数据库能够大大节省人力和时间。

值得注意的是，虽然电子文档的应用越来越广泛，但是纸质文件仍然存在，电子数据库的建立，固然给文秘人员的工作带来了很大便利，文秘人员可以快速完成资料的查找、下载、打印等工作，然而也要认识到，纸质文件属于原始依据，其管理工作一定不能松懈，对于一些纸质文件，文秘人员首先可以通过电子扫描仪进行扫描，然后将电子版扫描文件发送给档案管理人员，有些文件资料在扫描之后可能存在字迹模糊等现象，文秘人员可以通過Word、Excel等软件，将其制作成电子文档，然后对电子文档进行审核，确认无误后通过电子邮箱等形式将其传给档案管理人员，由档案管理人员上传到电子数据库中，在此之后文秘人员还应该及时将纸质文件交给档案管理人员，便于档案管理人员及时将纸质档案归类存档，这样一来，当企业决策者需要使用档案资料时，文秘人员可以快速地查找到电子版扫描文件，将其打印出来。还有一些文件资料既不能通过扫描仪进行扫描，又难以通过办公软件制作成电子文档，这时文秘人员应该及时将文件资料交给档案管理人员，由档案管理人员进行归类存档，同时档案管理人员还应该将这些档案的有关信息录入到电子数据库中，这样一来，虽然无法从电子数据库中下载到这些档案资料，但是可以查询到档案的相关信息，例如存档的日期时间、档案编号等等，同样便于查找。

（二）加强文秘人员与档案管理人员的交流

为了改善文秘工作与档案管理工作各自为营的局面，企业应该加强文秘人员与档案管理人员的交流，为其树立档案管理理念，促使文秘人员和档案管理人员都能够对档案管理工作加以重视，相关领导可以定期组织会议，召集文秘人员和档案管理人员一同参加会议，在会议过程中要加强宣传和思想教育，首先要为文秘人员树立档案管理理念，使其明白自身也有做好档案管理工作的责任和义务，要让文秘人员了解到，及时收集、整理有关文件是自身职责所在，改变传统的工作理念，促使文秘人员和档案管理人员加强协作。其次，要改善档案管理人员的工作思路，不仅仅要让文秘人员参与到档案管理工作中来，同时也要让档案管理人员积极配合文秘人员的工作，这样才能切实促进文秘工作与档案管理工作的整合，当文秘人员需要查阅档案资料时，档案管理人员要及时帮助文秘人员准备好相应的资料，这样就可以使文秘人员和档案管理人员形成一种相互协作、相互支持的工作氛围。

此外还要让文秘人员和档案管理人员相互提建议，如文秘人员在工作中遇到了阻碍，需要档案管理人员完善工作方式，进而减轻文秘工作的压力，那么文秘人员可以与档案管理人员进行探讨，共同分析改善工作模式的措施。同时如果档案管理人员在工作中遇到了不便，需要文秘人员调整工作方法，也可以与文秘人员进行探讨，共同探索更加高效高质的工作方法。总而言之，想要落实文秘工作与档案管理工作的整合，就要进一步加强文秘人员与档案管理人员的交流协作，改变传统的工作模式，使文秘工作与档案管理工作不再有明显的划分界限，将二者整合到一起，让文秘工作与档案管理工作融为一个系统，这样一来，当文秘人员需要查阅档案资料时，可以快速的获取相关资料，提高自身的工作效率，同时也为档案管理工作提供了便利，有利于发挥文秘工作在企业档案管理中的作用。

四、总结

在企业的运营过程中，只有全面了解企业以往的经营状况，才能够做出科学的决策，才能及时发现企业运营过程中存在的漏洞，进而及时采取改善措施，而想要全面掌握企业的经营状况，在很大程度上要依赖于档案管理工作档案管理工作的水平在一定程度上决定了企业决策的科学性，可见档案管理在企业运营中具有重要作用。本文在此分析了文秘工作在企业档案管理中的重要性，希望本文内容可以为相关工作提供帮助。

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