企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

郭玉存

（青海油田物资装备公司人事档案部，甘肃 敦煌 736202）

【摘要】随着社会的发展和人民生活水平的提高，我国的企业和经济的大战获得了可观的成绩，企业发展较为迅速，在企业中人事档案的管理工作就显得重中之重，因为人事档案可以提高企业资料的正确性，给人力资源管理提供真实可靠的数据和信息，有利于人力资源的合理配置和更加准确地预测人力资源的需求。我国企业在发展过程中一直存在着人事档案的材料片面、缺乏真实性、管理机制不灵活。管理方法比较落后等问题，一直严重地制约了企业的健康发展，所以我国应该对档案的管理制度进行革新，对方式也要进行创新，保证人事档案的真实性，杜绝虚假信息，提高人事资源管理档案工作人员的专业素养，也提高人事档案管理的科学性和准确性，深入开发和利用人事资源档案进行企业管理，增强企业的活力和经济效益。

【关键词】企业；人力资源管理；人事档案；新要求

在社会发展的今天，知识管理变得相当重要，而作为知识管理的核心的人力资源管理，是当今企业发展的重要支柱，人力资源管理是否有效，很大一部分因素取决于对人事档案管理的好坏，所以人事档案管理工作成为企业人力资源管理的核心。人事档案管理和人力资源管理是统一的，它们之间互相促进，共同发展，人事档案的管理随着经济的发展和企业的进步不断地变化发展来适应社会的新形势。截止目前，人事档案管理的发展滞后于企业人力资源管理工作的新要求，已经不能适应时代的发展，所以为了能够保证与时俱进，不被社会潮流淘汰，我国一定要进行人事档案管理工作的改革。

人事档案管理工作在发展中有优点，也有缺点和不足，它存在的问题我们下面一一探讨。

一、人士当年管理工作存在的问题分析

（一）人事档案管理缺乏应有的时效性

档案是一种记录，人事档案是对企业相关工作人员的身份等的真实记录，由于人事档案都是对当事人过去的实际情况的记录，所以材料里面的内容就显得过于老套，而且，一旦档案资料被放入人事档案中，材料和内容也就不会再被鉴定和检查审核，而且放进去的资料的内容都是工资表等程序化的东西，真正有价值的能够体现管理人员近况的信息少之又少，所以人力资源管理部门也就很少得到有意义和有价值的信息。

（二）人事档案的管理缺乏正确性

在近几年来，假年龄、假学历的现象变得越来越普遍，档案和身份造假的现象越演越烈，原因是多方面的，既有政府缺乏监督的原因，又有主观方面企业职工自身缺乏政治约束性和道德性，个人信息内容的失真，人事档案管理工作人员面对真假信息资源，通常没有正确可行的渠道来鉴定，只能被动接受虚假信息，这样虚假信息会导致企业人力资源管理工作失去应有的效能，严重影响企业的经营效益。

（三）人事档案管理技术不够先进

社会的发展虽然已经进入到新媒体时代，传统媒体已经不是媒介的主流，但是很多企业还是没有全面进行新媒体化的改革，尤其是在人事档案方面，传统的人事档案管理依旧在企业中被大量使用，传统的人事档案的管理是以纸质媒体在载体的，单位的工作人员档案被记在纸张上，如果单位有人跳槽等，其他单位要找到该工作人员的以往资料，只能亲自去公司拿，这样消耗了大量的人力、时间和金钱，不仅降低了管理工作的效率，而且进一步地给人力资源管理部门造成了巨大的浪费。

二、人事档案管理工作的重要性

（一）可以提供真实可靠的数据和信息

通過人事档案管理工作的分析和归纳，能够了解企业员工的过去今天，预测他们的未来发展前景，对员工的未来发展潜力作出预估，这样可以保证企业留住一部分有潜力的人才，避免人才的流失。人事管理档案还可以为企业管理提供有效的信息，简化人力资源管理的步骤，提高工作效率。

（二）促进人力资源管理的合理配置

合理有效的人事档案管理能够保证企业各部门之间的信息流畅度和形成共享，可以保证信息的时效性和新鲜性，第一时间传播开来，避免了信息不畅带来的麻烦和问题，合理配置企业的人力资源。

（三）更加准确地了解企业人才需求

人事档案对对企业员工的正确记录，方便了企业在需要的情况下随时查看和翻阅，可以帮助企业了解最近缺少哪些方面的人才，制定有效地人力资源计划，从而在市场上挖掘和培养这方面的人才。

上述问题我们看到了人事档案管理工作的重要性，那么如何在新形势下建立有效的途径来提高人事档案管理工作的效益呢，一般可以从以下几个方面入手。

三、人事资源管理工作的改进措施

（一）增强人事档案管理的时效性

人事资源管理要求人事档案应该根据新的时代的发展来不断更新信息，企业人事管理部门要及时把新产生的信息加入档案，增强人事档案管理信息的真实性和时效性，提高管理信息的动态，有必要的时候删除那些过时了陈旧无用的信息，减少信息的累赘。

（二）使用新媒体技术，增强信息的正确性

传统的媒介如纸媒已经慢慢地较少被人们所使用的，因为传统媒体更新慢，没有时效性和迅速性，而新媒体发展的进行我们可以使用各种各样的新媒体手段，用先进的音像资料来记录个人信息，人事档案的管理应该在先前的原有资料的基础上，对员工信息进行扩展和删除，建立单位人才数据库，以便企业在任何时候都能方便查看信息。

（三）提高人事管理人员的执行能力和工作效率

由于人力资源管理对人事档案的管理有了新挑战，所以企业要加强人事档案管理部门相关人员的培训工作，让他们了解企业的相关规章制度和档案的正确记录和执行，进入了二十一世纪，社会发展和人类的进步使得有些信息和技术已经相当陈旧，要及时与时俱进更新和学习新知识，努力学习现代化的人事档案管理工作的知识和技能，更好地适应社会发展的新需求。

四、小结

现代化的人力资源管理不再是传统的简简单单对人和物之间的管理，我们在管理的基础上要使用现金的措施来保证和促进企业的良好快速发展，保证企业经济效益和人力资源管理的同步协调发展，人事档案管理工作也就变得极为重要，我们要更好地进行人事档案的管理和改革，让它更好地促进企业经济的发展。

参考文献：

[1]林海英，丛树清.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].黑龙江档案，2009（06）

[2]段晓亮，崔亚芬.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].当代经济，2009（20）

[3]邵金莲.论新时期企业人事档案管理的深化[J].广西民族大学学报（哲学社会科学版），2007（S1）