浅谈高校出版档案的管理

王秀云++高姗

高校出版档案是高等院校档案中的一个门类，是高校档案的一个组成部分，随着高校各类档案的逐步建立完善，高校的出版档案正在建立起来，因此，高校出版档案的管理问题已是高校档案工作急待解决的重要问题。

所谓高校出版档案是指由学校和社会组织及个人，在社会活动中直接形成的并由高校出版部门正式出版的出版物和记录出版活动过程的历史记录的集合，为了使高校的出版档案管理与其它门类档案管理同步，我们就出版档案的管理讲以下几点看法。

一、高校出版档案的作用

高校不同于一般的出版社，它是知识密集，人才密集的地方，又是进行教学、科研工作的场所，高校的出版档案虽然只是学校出版工作的历史记录，但它已成为高校档案的一个不可分割的组成部分，高校出版档案的建立，不仅为高校的出版工作提供了历史凭证，同时也为广大师生员工从事教学、科研和生产提供着大量的技术信息，发挥着重要的作用，所以，搞好出版档案的管理对完善高校档案的建设，为高校的教学，科研服好务是必不可缺少的一项工作。

二、出版档案的特点

高校的出版档案既不同于学校其它门类的档案，也不同于一般出版社的出版档案，它具有自己的一些特点，这些特点是：

1、高校出版档案具有较强的专业性的特点

高校出版部门不同于一般的出版社，出版社一般都是要出版各种书籍和刊物，因高校的主要任务是出人才又出成果，所以高校出版的东西绝大多数是本校师生员工在自己的教学、科研中所形成的经验总结、创造发明、研究成果，由于每一个学校都有自己独特的个性和专业性，因此记录这个学校人们活动的记录也必然反映这个学校的个性和专业性，这就决定了高校出版档案具有较强的专业性。

2、由于出版工作具有一定的周期性，所以高校的出版档案具有易收集的特点。

高校出版部站只是高校诸多部门的其中之一，它的任务主要是为本校出版的一些书刊，它所出版的刊物由于它具有定量、定时、定向的特点，因此整个出版工作既具有一定的规律性，又具有一定的周期性。这样使得那些反映和记录出版工作活动的出版物和凭证，不但数量有限，而且产生的时间和材料也几乎是固定的。这样我们可以根据出版的不同刊物，做相同的收集工作，还可以集中时间进行收集，所以它的收集工作是比较容易的。

3、高校出版档案具有难整理的特点

高校出版档案收集上来后，最难的是对原稿和图样的整理，原稿厚度大，纸张又不统一，有的原稿又破又乱，有的是手写稿，这给档案的整理工作带来了很多的困难。一要对原稿进行认真细致的整理排序；二要对折页、破损的材料一页一页的进行修复；三要把整理好的图样一页一页的贴好；四要装订成卷（因底稿的厚度大，一卷装不下，就得分几卷订），然后打号，出版档案的原稿整理所花费的时间要比其它几类档案花费的时间要多一些，所以它的整理工作相对要比其它档案的整理工作要难一些。

三、高校出版档案应包括的范围

根據高校出版档案的概念，我们认为高校出版档案应包括的范围如下：

1、由高校出版部门正式出版的出版物

（1）正式出版物 （2）正式出版物的原稿

（3）作者登记表 （4）稿件审查表

2、记录高校出版活动中所形成的历史记录

（1）出版计划 （2）出版合同

（3）书稿介绍表 （4）书稿列选单

（5）出版流程卡 （6）审稿报告

（7）发稿通知单 （8）新书预告

（9）编辑加工报告 （10）封面设计通知单及设计原件

四、目前高校出版档案管理上存在的几个问题：

高校出版档案对各校来讲，多数单位对出版档案的管理上已经纳入与其它门类的档案管理的集中统一管理，还存在以下一些问题

1、出版档案的建档对高校来讲，尽管已由档案部门提出来了，但未纳入学校出版部门工作计划的议事日程，不象教学、科研档案那样得到学校和主管部门领导的重视

2、出版档案材料不齐全，这是高校出版档案中的一个较为普遍的问题。在建档过程中，人们往往只注意收集正式出版物，而不注意收集出版过程中所形成的确有保存价值的历史记录。

3、出版档案材料中，除正式出版物外，其余需归档材料的纸质、文字、符号等，一低劣，二混乱，不便于长期保存。

4、出版档案的归档范围不统一，不明确，使建立起来出版档案名不符实，名是出版档案，实为一堆技术资料。

五、搞好高校出版档案管理的一些措施

高校出版档案尽管具有自己的特性，但就其工作的内容、工作规律、工作方法和完成此项档案任务应有的要求，与开展其它类型的档案工作，只是一个大同小异的问题，所以要把高校的出版档案管理好，也必须办好以下几件事：

1、在建立健全高校几类档案的同时，不失时机地搞一下或侧重抓一下出版档案的建设，使用出版档案的工作提到领导的议事日程，纳入主管业务部门的工作计划，落实到负责出版工作和材料形成者的职责范围，让出版档案工作与高校的教学、科研等各类档案工作同步进行。

2、制定一个与学校开展档案工作相配套，与学校出版工作相适应的出版档案工作管理制度。在布置、检查、总结、验收本部门工作时要同时检查、总结、验收本单位档案工作情况，使出版档案工作逐步实现制度化，以保证出版档案的质量化管理。

3、制定一个出版档案管理实施细则，并将这种文件目录发至档案和出版部门，发至形成出版档案的有关人员，以使各个部门、各个人员都按一定要求积累材料，并适当归档。

4、要搞好档案部门同出版部门的业务联系，做好对形成出版档案文件材料的有关人员的业务指导工作。

5、档案人员还要熟悉业务，除了做好必要的协调和指导工作外，还要将收集到的出版材料整理、装订、分编，保管好，保证有效利用。

各高校应重视出版类档案工作的质量和科学管理水平，充分发挥其作用，有效地为各高校和社会服务。