中小学档案管理的信息化建设探究

罗思

【摘要】在如今的数字化时代，信息化建设成为中小学档案建设的必然趋势。但在实际的运行过程中，虽然许多中小学档案管理的信息化建设取得了一定的成绩，但是因为受到多种因素的影响，依旧存在着许多问题迫切需要解决，如资金投入不足和操作运作不规范等。本文针对中小学档案管理中信息化建設的失范现象进行了分析，并提出了相关的应对策略。

【关键词】中小学；档案管理；现状；信息化建设

【中图分类号】G270.7；G637.2 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）03-0203-01

目前中小学档案管理的现状的确不容乐观，在软、硬件建设方面相对滞后，且许多中小学管理者缺乏良好的档案管理意识，认为档案管理无足轻重导致数据信息的准确性和真实度的降低，使档案管理在中小学运行中无法发挥其应有的作用。当前，很多中小学档案管理仍处于手工操作阶段，由于传统的手工档案管理主要是处理纸质文件和资料，而由于纸张质量有好坏之分，页面大小不统一等问题的存在，且信息容量有限，无法应对当今档案管理的大数据量的现状，不但效率低下且安全程度低，对档案的收集、整理、检索、归纳和更新等诸多方面带来不便，并增加了日常维护的难度，因此对中小学档案进行信息化管理势在必行。

一、中小学档案管理信息化建设中存在的问题

因为中小学档案管理信息化建设尚处于起步阶段，难免会存在着诸多问题，主要表现在以下两个方面：一是学校重视程度不够。学校一般对档案管理工作重视程度比较低，无法同教学管理工作相提并论，没有认识到档案管理信息化建设的重要性，故而导致在人力、物力和财力方面投入不够，并且信息化建设的基础配套基础不完善，这些都阻碍了中小学档案管理信息化建设的进程；二是人才队伍结构不尽合理。学校档案管理人员长期使用传统的、低效的档案管理方法，在档案管理中已经形成了相当程度上的思维定式，在能力和态度上可能对档案信息化管理系统存在着一定的抵触心理。同时，由于学校相关培训体系的不健全、不到位，缺乏有效的培训激励机制，使得原有的档案管理人员宁愿固步自封却不愿意接受新事物，此外对专业档案管理人员的引进工作也停滞不前，种种因素均对学校档案管理信息化工作带来了不利的影响。

二、推进中小学档案管理信息化建设的对策

（一）树立档案管理意识，推进信息化建设

目前，虽然档案管理部门没有对学校档案管理的信息化和规范化做出明确的规定，但中小学应以战略性的超前眼光对待这一问题。提高档案管理意识是做好中小学档案管理工作的前提，加强中小学档案管理不仅仅是要求档案人员加强服务意识，而是全校各个工作岗位均应该对档案管理工作高度重视，通过各部门的协作努力，建立起一个完整的、规范的档案管理系统。负责档案管理的工作人员应该认识到信息化建设的重要性，要开拓视野认识到档案管理对学校长远发展的推进作用。并且学校应在财力和人力上给予支持，将档案管理和教学工作放在同一工作高度上，进行档案管理信息化必需的硬件设施的升级换代，并采购适合学校具体情况的档案管理软件。

（二）建立中小学档案管理数据库目前

中小学档案管理的信息化工作尚处于探索阶段，信息资料需要从庞大的、繁杂的文字或印刷品中获取，然后迁移到档案信息管理系统中，中小学应抓住这一变革的时机规范和推进校园档案的信息化进程，并且对这个数据迁移工作高度重视。因为管理系统的运行基础是数据库资料，否则只能是纸上谈兵，建立中小学档案管理信息化平台时，应以《档案法》的相关规定为依据，规范档案管理规章制度，对中小学档案进行分类处理。另外，中小学档案管理部门要联合中小学的其他部门制定档案管理的联合目录，并形成完善的网络系统，以便于实现一体化管理实现资源共享。

（三）加快网络服务平台建设，提高档案利用率

网络服务平台必须从用户的角度来构建，为用户提供一个顺畅的沟通环境。网络平台的通信结构具有交互性和分散性的特点，故而信息反馈更加便捷，可以为用户提供丰富的、即时的档案信息咨询服务。在中小学档案管理网站上可以开通读者留言、邮箱回复和即时栏目等管理子平台，以便和广大师生进行沟通和交流，并将用户的信息及时反馈回来，以便于系统的完善和服务的改善，避免“闭门造车”尴尬局面的出现，从而不断为教师和学生提供丰富、优质的、高效的档案服务，使服务方式更为人性化。

（四）加强人才建设，提升档案管理人员素质

信息化建设给档案管理人员的素质提出了更高的要求。现阶段，中小学在推进档案管理信息化建设的过程中，必须充分认识到人才的基础性作用，只有拥有一支高素质的档案管理队伍才能保证先进的信息管理技术和硬件设备得以充分的利用和发挥。在加强中小学档案人才队伍建设的过程中，要根据工作需要在财力方面予以支持，鼓励工作人员参加与工作相关的培训活动，以改善档案管理人员的知识构建、优化档案管理队伍的整体素质，从而提升中小学信息化管理水平。此外，档案管理工作者也应该主动地提升自己使用计算机和现代通讯技术的水平，促进自己收集和处理信息能力的改善，并对计算机安全技术要有一定的了解，防止档案信息的外泄。

三、结束语

档案管理工作的信息化工作能促进中小学校园管理信息化工作的全面推进，通过将各类教学资源的合理配置，更好地帮助中小学教学质量的提升。在现实情况下，许多中小学都将管理的重点放在教学活动上，而忽视了档案管理的重要性，导致中小学很多工作的开展受到因此阻碍。因此，中小学应对档案管理的信息化建设工作予以充分的重视，进而促进学各校各项工作的顺利开展。

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