基于知识经济时代的企业档案管理分析

2017-05-16 09:16方爱明
中国管理信息化 2017年8期
关键词:知识经济档案管理企业

方爱明

[摘 要]在知识经济这一时代背景中,企业发展对档案管理的关注度逐渐提高,优化管理企业档案,有利于促进企业健康运行、有序发展。本文介绍了知识经济的特征,分析了企业在档案管理中常见的问题,最后探究了档案管理与知识资源管理之间的关系。

[关键词]知识经济;企业;档案管理

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)08-0-02

国家经济的稳健发展、社会的持续进步,均离不开企业的规范化、有序化发展,而企业档案管理工作是企业经营管理的关键,有效的档案管理,能够提高企业的经济水平。但是,现如今企业在管理档案过程中还存在一些问题,制约了企业的发展。因此,本文分析知识经济时代的企业档案管理具有一定的现实意义。

1 知识经济特征

首先,知识具有必要性,它在企业运行管理中占有重要地位,尤其是在生产力和生产关系两方面。其次,知识具有丰富性、全球性以及先进性。在社会经济发展落后时期,知识具有间接性和匮乏性,随着信息科技的不断发展以及互联网的逐渐普及,知识逐渐打破了空间和时间的限制,在网络平台中,知识逐渐融合在一起,它的应用价值被充分实现。在社会发展的传统阶段,知识形式单一,主要以书本、报刊以及文稿等形式呈现,现如今,知识形式越来越多样化,它能以文字、电子、图形、语音、光碟以及图像等形式呈现。再次,知识具有网络性。知识的处理方式、处理手段以及知识传播方式等均能实现网络化,以往知识传播主要通过广播或者电视等单一设备,而随着网络信息技术的社会化、家庭化和工作化,人们身边随时发生着各种知识传播的现象。然后,知识具有管理性。企业经济效益的提高,离不开知识的有效运用,因此,知识运用的过程即知识管理的过程。最后,知识产权化。企业利用知识产权化的特点,能够实现创新型知识的保护,利用知识可以促进企业效益化发展。

2 企业在档案管理中常见的问题

2.1 传统管理问题

传统企业档案管理的重点主要投放在档案收集、整理、分类保存等方面,它的管理对象主要有事件、书报、记载、人事、物品存档、过程以及文件等;管理手段主要为纸质记录、分类存储于档案管理室。传统阶段的档案管理受限于技术手段,以“资料收集”“保存”“管理”“借阅”等工作为管理重点。在此期间,人们高度重视档案资料的完整性,借阅人数较少。传统档案管理在历史记载方面发挥着重要作用,后人可以此为依据满足工作需要。传统管理的具体问题表现为:工作内容较复杂,且耗时。在发展规模较大的企业中,由于企业档案资源较多、涉及内容较广,对这类档案资源进行收集、整理时,需要专业人员进行督促、监督以及编辑整理,而随着企业发展规模的扩大,档案管理的难度也会随之增加。此外,档案管理还需要较大的保存空间,一定程度上提高了档案管理成本。

2.2 信息时代管理问题

2.2.1 分类方法传统

企业针对档案开展管理工作时,经常沿用传统的分类方法,且分类创新方法较少,分类管理规则形式化,这与企业的实际工作相脱离,当员工对档案进行目标搜索时,由于搜索难度较大,目标档案搜索经常以失败告终,即使搜索成功,也会花费大量精力。而往往搜索档案的人员并不是档案管理者,在未掌握分类方法的基础上进行档案查找,会大大增加查找难度,会使档案搜集者失去查找信心。

2.2.2 网络化优势较弱

虽然现今处于网络信息时代,但大多数企业的档案管理者经常弱化网络化优势,当人们搜集档案、获取档案信息时,网络便捷化优势未能充分彰显,而管理者主要发挥了人工优势。

2.2.3 管理耗时、耗力

管理耗时、耗力与传统档案管理具有相同性,企业档案管理者对信息的获取能力、计算机操作能力、档案分类整理能力等较弱,在档案管理工作中会浪费大量的人力、物力资源。

2.2.4 资料分类模糊

社会是动态发展的,知识类档案是要与时俱进进行分类的,且并不是所有的分类都是一成不变的,某些知识经实践检验后,会再次优化、完善,这时就要及时进行修正、保存,然而部分企业在管理档案时存在分类模糊、不及时的问题。

3 档案管理与知识资源管理间的关系

知识资源管理,指的是企业利用特定方式,管理知识从产生、发展、传递到实践应用的过程,这不仅能丰富员工的知识量、开阔知识视野,还能提高员工的工作水平,优化企业的工作质量,增加企业经济效益。企业经济效益以企业知识为主要来源,因此,提高对知识管理的重视程度是十分必要的,管理者在具备知识的同时,还要提高相应的管理能力,只有这样,才能促进管理工作高效进行,才能充分展现企业的文化理念,提高企业在市场中的竞争实力。

3.1 企业管理核心正向知识资源管理转变

企业知识具有两种类型,第一种是显性知识,第二种是隐性知识。其中,第一种是指已经保存下来,具有可观、可读、可听等特点的知识;第二种是指未被保存,仅在脑海中、数据中以及行为中表现的知识。知识资源主要倾向于显性知识,因此,企业档案管理也就是对显性知识的管理。需要注意的是,由于隐性知识为显性知识提供来源,因此,知识资源管理是企业知识管理的重点和核心。由于知识资源是支撑企业发展的重要保障,且它作为企业发展的经营成果,具有较高的资产价值,因此,管理知识资源即是管理知识资产。

3.2 尊重资源管理的基本规律

知识管理规律指的是,促进企业知识动态变化的规律。知识管理具有明显的特征,一是员工是知识的产生者。二是知识在企业环境中具有共享性。三是知识规范化后,能够得到员工的全面认可和支持。四是知识应用于实际工作,是知识资源目标化的充分体现。五是知识创新,即对企业集体全面创新,它能改變工作模式以及工作方法,促进企业进入新的发展阶段。

3.3 實现档案知识管理到知识资源管理的过渡

档案资源属于显性知识,且该知识资源已经经过标准化处理。因此,强化、管理档案知识这一知识资源时,理应从知识资源管理的角度入手,以实现档案知识管理到知识资源管理的过渡。

3.4 现实需要

知识资源管理后,企业档案知识会利用知识资源管理规律进行管理,从而能够有效避免信息时代档案管理中存在的问题。首先,企业内部员工积极参与,形成规范的知识资源优化处理,将过去管理者一人管理转变为人人管理。其次,知识资源参与实际分类工作和应用工作,这能有效解决以往分类模糊以及应用不及时等问题。最后,应用了正确、规范的知识管理方法开展档案知识管理工作,从而减少了错误方式的应用。

3.5 实施性较强

档案知识是经过规范化处理的知识资源,它能实现知识的应用和创新,同时,这与档案知识管理规律相符,因此,具有一定的发展生命力。

3.6 为企业提供价值

传统档案管理的最大价值在于历史记载性,信息时代档案管理的最大价值在于历史数据数字化。企业档案管理的实质是实现企业经济效益最大化,提高企业发展的利润空间。传统的档案管理受技术条件以及陈旧管理思想的束缚较严重,在一定程度上制约了企业档案管理实质的发挥,不利于企业经济效益的及时实现。

4 结 语

在知识经济时代,企业档案管理顺应社会发展要求实现知识资源管理,有利于促进企业优化经营管理结构,有利于提高企业的经济效益、增强员工参与档案管理的责任感。知识资源管理是企业档案管理的必然趋势,它不仅能增强企业竞争力,还能促进企业持续、健康发展,同时,还能加快我国建设和谐社会的进程。

主要参考文献

[1]张晓娟,马瑜,左田原,等.知识经济时代的企业档案管理——一种知识资产观[J].档案学通讯,2012(4).

[2]刘昕.试论知识经济时代的企业档案管理[J].中国新技术新产品,2011(6).

[3]邰曦.知识经济时代企业档案管理的转变[J].现代经济信息,2016(22).

[4]周玉霞,李连运.浅谈知识经济时代的企业档案管理[J].现代经济信息,2013(7).

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