试论文书档案管理中存在的问题及对策

李静波

【摘要】随着我国社会的不断发展，社会生活中对各项工作的要求也越来越细致。文书档案管理工作，是企业中最基本的服务性工作，近年来，企业和社会对文书档案管理工作的要求越来越高。文书档案管理工作不再只是对单位各项实践的简单记录，将面对更多的新时代的挑战。为了顺应时代发展潮流，通过文书档案对企业进行客观公正的评价，企业文书档案管理人员应该转变工作思想，积极创新，从而促进文书档案管理工作走向现代化，并实现企业发展。

【關键词】文书档案；管理；企业

文书档案是对各企业、各单位重大事件进行记录的重要载体，在各企业、各单位中都占有者不可代替的作用，能够有效的体现出企业或单位的工作管理水平。依据文书档案，可以对企业发展做出准确评价，也可以从中找到管理人员在工作中存在的失误和不足，并提出有效的解决措施。随着电子计算机的全面普及，文书档案管理工作也逐步实现了信息化和现代化，工作效率也有了明显的提升。当然，目前我国某些企业和单位的文书档案管理工作仍存在这不足，需要被完善。

1.文书档案管理工作的现状

目前我国的文书档案管理工作的发展已经取得了一定的工作成果，然而，在实际操作过程中仍存在不足，需要被及时改善。

1.1 工作意识的缺乏

在我国很多企业的文书档案管理工作扔仍存在很大不足。很多文书档案管理工作人员，缺乏足够的工作意识，他们常常会认为自己的工作是无关紧要的，不会对企业发展造成影响，也不会给企业造成经济利益的损失。他们没有充分了解自己工作的重要性和对企业的意义，这种想法会使自己对工作出现怠慢，长期下去，一定会对企业发展造成不良影响。纵观以往的一些成功企业，他们都具有一支高素质的文书档案管理工作队伍。事实也证明文书档案管理工作效率如果出现问题，企业的管理工作将会受到很大影响，进而发展受到阻碍。

1.2 文书档案管理概念不清晰

文书档案管理人员对自己的工作职责不了解，是文书档案管理工作出现问题法根本原因。很多工作人员没有充分认识到文书工作和档案管理两者之间的关系。文书工作虽然可以独立进行，但是档案管理工作对文书工作有很强的依赖性。文书档案管理工作人员在工作过程中，应该及时与企业在的文秘人员进行对接，通过良好的沟通，使文书档案管理工作高效有序的进行，同时也促进公司文书工作的开展，两者共同作用，促进企业发展。

1.3 缺乏人员培训

对工作人员进行定期、合理的培训，可以帮助工作人员对自己的工作职责认识充分，并养成良好的工作习惯。目前我国各企业、单位文书管理工作存在问题，很重要的一个原因就是工作人员的对自己的工作的认识不够准确。为解决这一问题，企业有必要对人员进行高水平的培训。虽然很多工作人员在职时间较长，积累了一定的文书档案管理经验，但却缺少知识的更新与培训，一直沿用旧的工作方法，而一些方法已不能很好地适应新时期文书档案管理的工作要求。在信息技术时代，文书档案管理工作能够借助现代化的技术实施便利化管理，这就要求工作人员及时了解和掌握新的技术与方法，并将之应用于实际工作中，与自身的专业知识相结合更好地完成各项工作任务。

1.4 文书检索效率问题

手工检索与计算机检索是现阶段文书档案检索的主要方式，但大多数的情况下仍是以传统的检索方式为主，对文书检索效率造成了极大的影响。不少工作人员存在着认识上的错误，认为提升文书档案服务质量需要进行更多检索工具的编制。总而言之，没有能够很好地在工作中运用现代信息技术是影响检索效率的主要原因。

2.优化文书档案管理的措施

2.1 提高对档案管理的重视程度。提高对档案管理的重视程度，需要在单位内加强宣传，通过各种灵活多样的方式宣传相关的法律法规知识。积极调动库存档案资源并加以利用，通过宣传促使档案管理人员、各部门以及领导层认识这一工作的重要意义，从而重视这一工作，并加大对文书档案管理工作的支持，在年度工作重点中、在单位总体工作规划中纳入文书档案工作，增加经费支持。

2.2 注重提升档案管理人员的综合素质。在互联网普及范围不断扩大与科学技术水平不断提升的情况下，档案管理人员应注重提升自身的综合素质，包括计算机应用技能、档案管理专业水平及信息素养等，以便能够适应新时代对于文书档案管理及利用工作提出的要求。例如，应注意根据档案管理要求鼓励管理人员参加继续教育，在必要的情况下可建立起定期培训制度，确保管理人员能够按照规定、有目的、有计划地参与继续教育，从而为专业素养及综合素质的提升奠定基础，同时提高档案管理队伍的工作质量。另一方面，应根据时代变化对档案管理工作提出要求加快信息化管理进程。管理文书档案的根本目的在于实现资源共享，并在共享档案资源的过程中充分发掘档案价值，进而为生产实践提供服务。为了能够使档案资源在最大程度上实现共享，则应注意加快信息化管理步伐。首先，应注意增加信息化管理的经费投入。其次，应注意根据文书档案的开发与利用现状配备充足的软件设施、硬件设施，以便为信息化管理的实现提供支撑。此外，应加快信息安全机制的建设进程，在保证档案信息处于安全状态的基础上实现资源共享。

2.3 完善管理工作环节。文书档案的管理工作涉及多个部门，为了提升管理质量，必须重视强化各部门间的沟通与联系。首先，管理人员应定期到基层单位与相关部门中收集档案资料，同时了解档案文件的处理情况，在发现问题的情况下需要及时进行指导与纠正，以确保能够从各基层单位与相关部门中收集到完整、齐全及真实的档案文件。其次，管理人员应定期与相关部门进行沟通，以有效掌控文书档案的收集、整理动向，以减少文书档案不及时归档、资料遗失等问题。除了做好部门间的沟通与联系工作外，还应注重对档案管理的各个工作环节进行有效完善，保证管理工作具有规范化的特点。

3.结语

文书档案管理工作在任何一个企业、事业单位的具不可替代的作用。为了实现各企业、单位的全面、高速发展，相关管理部门必须对文书管理工作给予足够的重视程度。应培养工作人员充分了解自己的工作职责，树立良好的工作意识。在各部门工作人员积极配合的条件下，实现文书档案管理工作的高质量、高效率开展，进而促进企业、单位的长远发展。

参考文献

[1]张聪.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代交际，2015（07）：109.

[2]李亚男.浅析新形势下文书档案管理问题及对策[J].办公室业务，2015（15）：78.