信息技术与高校档案管理工作创新的研究

王皓

摘 要：随着我国经济的快速迅猛发展，信息科技也非常的发达，我国已经进入了信息时代。可以说信息科技已经影响到人们的生活和社会经济的各行各业，信息科技让人们的生活更加的方便、快捷，也给社会经济中各行各业的发展带来了机遇和挑战，对于高校的档案管理工作也不例外。在高校档案管理中运用信息科技能够有效地提高档案管理的效率和水平，促进档案管理工作更加高效的开展，但是与此同时，由于档案管理人员的素质所限等其他方面的影响，高校档案管理的信息化水平不高，所以，必须要创新理念，充分运用现代信息技术的先进性，开创高校档案管理工作的新局面。因此，本文主要探讨信息技术条件下高校档案管理创新的相关问题。

关键词：信息科技 档案管理 存在问题 有效举措

高校的档案管理作为高校管理的组成部分，其管理的好坏直接影响高校的进一步发展，所以必须要提高对档案管理的重视程度，但是传统的高校档案管理存在着一定的问题，不仅管理滞后，导致档案丢失现象严重，而且人员结构老化，使得信息化技术的水平低下，面对信息时代信息科技运用的重要意义，高校的档案管理工作必须要创新理念，通过高科技的应用提高档案管理水平。本文首先分析信息科技对高校档案管理工作乃至高校的发展都具有深远的意义，然后分析高校传统的档案管理中存在的一些问题，最后提出高校档案管理中有效运用信息技术的重要途径。

一、信息技术对高校档案管理工作的重要意义

高校档案管理工作充分运用信息科技具有十分重要的意义，具体表现在以下几个方面：

首先，可以节约劳动力，提高工作效率。档案管理工作本身就比较的复杂，还需要很多的劳动力进行答案的整理、归档以及收藏等，但是如果在高校档案管理中采用信息科技，就可能改变传统的方案管理方式，通过运用网络信息等平台进行档案的规整，这样就可以在最短的时间内完成较大的工作量，所以说信息科技的应用能够改变传统的档案管理工作量大、效率低以及效果不明显等特征。

其次，提高高校档案管理的现代化水平，促进档案整理更加的规范化。在高校档案管理中运用信息科技，一方面能够促进高校档案管理工作更加有序的开展，通过使用信息科技，可以实现大量信息的快速存储，而且能够克服传统档案管理中档案丢失等不足，使得档案管理工作更加有序、科学，能够促进高校档案管理更加的自动化和系统化，只要通过设置程序进行查询，就可以很快查找信息，这样就节省了大量人力和物力，促进档案管理现代化水平的提升。

最后，信息技术的运用能够使得档案管理更加系統、全面。可以说信息技术的普及是一次全新的更新，给档案管理工作带来全新的发展机遇，通过引用信息科技能够改变传统的档案管理方式，而且通过档案管理的系统和软件，能够让档案管理更加的全面，把复杂的档案管理变得更加系统化、程序化。在高校的档案管理中只需要建立一个网络的平台，就可以解决所有档案规整的麻烦问题。

二、当下高校档案管理管理中信息技术应用的发展现状及存在的问题

随着我国信息科技的不断普及，高校的档案管理工作面临带着全新的发展机遇和严峻的挑战，一方面，信息技术能够给高校档案管理带来更加现代、科技的手段，另一方面又苦于缺乏经验，运用现代信息技术的程度有效，因此，在信息科技条件下，我国高校档案管理工作存在以下的发展现状及问题：

第一，缺乏信息化档案管理的软件及硬件条件。为了推广信息科技在高校档案管理中的应用，必须要配备计算机、打印机、扫描仪等现代设备，这样才能开展工作，但是由于高校对于信息化的档案管理工作不重视，使得各种硬件设备严重不足，导致高校档案管理的方式依然陈旧、落后。另外，信息技术的运用也需要相关的系统软件，这种软件需要购买，且非常的昂贵，这样就使得高校的档案管理的信息化程度比较低。正所谓“巧妇难为无米之炊”，缺乏信息技术的软件和硬件设备，导致工作无法正常开展。

第二，档案管理非常的简单，缺乏系统性和规范性。随着我国高校的不断扩张，档案管理的工作量不断地加大，加之部分学校对于档案管理工作不重视，使得高校的档案管理工作趋于形式，档案中的内容非常简单，除了成绩及个人信息外，其他方面的信息统计非常的少，这样就会使得学生的档案资料少，不利于毕业后用人单位依据其档案进行选拔人才。部分院校甚至是毕业之前找学生填充档案信息，导致档案管理缺乏规范性，还有可能造成信息档案造假的现象。

第三，档案的造假以及档案丢失现象屡禁不止。档案作为评价学生大学生活和学习的唯一资料，如果高校档案管理工作中缺乏专门的管理人员及保护措施的话，就会造成档案的丢失，一旦丢失如果没有网络信息档案的话，就会造成无法挽回的损失。即使不丢失，会造成工作人员的随意更改信息，导致档案失真，影响到学校的信誉和形象。

第四，档案管理人员结构老化，运用信息科技的水平比较低。高校的档案管理工作人员多为年纪比较大的同志，他们运用信息科技的水平比较低，这在一定程度上也影响到了档案管理的信息化水平。

第五，档案管理方式依然落后，缺乏科学的管理体系。档案管理工作作为学校管理的重要组成部分，但是在管理的过程中依然采用传统的管理方式，不仅造成了工作的难度，而且导致档案管理繁重的人力、物力投入，虽然强调无纸化管理，但是在现实工作中管理方式依然落后，或者是停滞，导致高校档案管理工作面临着严峻的工作任务而无法有效地解决。

三、高校档案管理充分运用信息科技的有效途径

鉴于信息科技的运用对于高校档案管理的重要意义，必须要寻求有效的途径，切实创新高校的档案管理方式，提高档案管理的信息化水平。因此，可以从以下几点进行有效的探索：

第一，加强对高校档案管理信息化的重视程度，通过增加投入，完善软硬件设施。为了开展高校档案管理的信息化工作，首先要完善信息化所需的软硬件设施，这就需要高校加强档案管理信息化的重视程度，加大投入的力度，尤其是资金的投入力度。一方面加大对档案管理工作配备计算机等信息技术设备，完善硬件条件，确保档案管理信息化工程的展开；另一方面购买档案管理的软件，这样完善软件条件，才能够开展档案管理的网络化办公，从而节省大量的劳动力开展手动的档案整理方式。

第二，建立现代化档案管理信息平台，推动无纸化档案管理。为了真正的改变传统的档案管理方式，必须要建立现代化的档案管理信息平台，通过计算机操作，完成档案管理的一系列流程，比如添加信息、转移档案、查阅档案等工作。所以，高校要充分的运用互联网信息技术，通过完善信息平台，加强档案管理的网上办公。另外，要加强推广和完善档案管理的网络系统，这样就可以打破地域的限制，保证招聘单位能够在网络上进行信息档案的筛选，同时，学生也可以通过档案管理系统进行个人信息的查询和下载。

第三，提高档案管理人员的综合素质，尤其是信息科技的运用技术。档案管理的信息化工作也都是通过人力来进行操作，因此，必须要提高档案管理人员的综合素质，尤其是其计算机软件的操作水平，只有档案管理人员懂计算机、会用计算机等信息技术设备，才能提高工作效率，确保操作的更加规范和科学，因此，面对当下档案管理人员老化、知识结构不完整的现象，高校应该完善档案管理人员的队伍，通过招聘新员工，充实新鲜的血液，另一方面，加大培训，提高现有人员的计算机水平。

第四，建立完善的档案信息化管理体系，规范档案管理工作，提高档案管理的水平，有效的减少档案丢失现象。为了更好的开展档案管理信息化工作必须要建立一个体系和制度，这样才能够指导工作的规范开展。面对当下档案丢失的现象，必须要制定相关制度，通过制度约束和监督日常工作的开展，从而提高档案管理的规范化水平，确保工作人员按照档案管理的流程制度办事，这样才能够减少档案丢失、漏项的现象，提高档案管理的信息化水平。

第五，加強档案管理信息化的安全性和保密性。档案管理信息化使得档案信息管理具有开放性和共享性，这样为查询信息提供了便利，但是同时也带来较大的隐患，一旦信息被窃取和泄露就会给学生带来困扰和危险。因此，必须要加强档案管理信息化的安全性和保密性工作，提高档案管理人员的职业道德，避免档案信息篡改等行为。

总结

信息科技的应用改变了传统的高校档案管理现状，对于高校档案管理具有十分重要的现实意义，但是由于高校档案管理工作存在着观念落后，设备落后以及人员素质差等现状，所以，为了充分运用信息科技技术，高校档案管理必须要创新理念，完善档案管理设备的软硬件，同时，提高档案管理人员的综合素质等举措，切实开创我国高校档案管理工作的新局面。“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”，在高校档案管理中充分地运用信息科技需要不断地创新和尝试，这样才能够提高档案管理的现代化水平。

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