国有企业文档系统和信息化建设的现在与将来

胡丹丹

近年来，企业文档系统已被广泛运用于国有企业文档管理中，为了更好的实现效率和安全的平衡，文档系统在保证工作效率的基础上，不断提高数据安全的可靠性、事件分析和经验反馈，需要我们不断优化信息化平台的建设，大数据可以成为我们的方向之一。

国有企业文件交互的高复杂性及“安全第一”的工作原则，就要求对工作过程须严格控制、对过程文件须能长期有效追溯，一个功能全面、高效并严格控制权限的文档系统已成为国有企业管理系统的核心要求之一。工程建设过程中，进度和安全总是位于天平的两端，对于文档系统来说，文件控制的效率和安全同样在坐跷跷板。如伺做好效率和安全的动态平衡，这是摆在所有文档人面前的难题：它需要我们时刻根据当前所处工程建设/安装/调试/运行的状态做微调，并根据员工的反馈不断优化，因此，一个成熟的文档系统就好像指纹和声纹，能反映出所在企业的独特个性。

效率与安全的权衡

虽然相对纸媒来说，电子文件的效率和安全性都大大提升，但对于电子文件自身来说，效率与安全仍然是杠杆的两头。或许我们已经习惯于，如有新的需求，就开发新模块，增加新功能。但电子流程的使用不能被视为配置管理问题的灵丹妙药。其实很多问题都可以通过优化工作流程来解决，而不是一味的仅仅修改电子流程。在出现问题并着手开发电子模块时，先冷静下来分析一下现有的工作流程是否还有提升的空间。

奥卡姆剃刀原则：如无必要，勿增实体。这条规则对我们的文档系统同样适用。引入新的模块、开发新的功能，尽管很多时候可以迅速解决问题，但同样由于引入了新的接口和电子流程而可能引出更多的BUG，导致更多的混乱，这也就是熵增。熵增的必然结果就是系统的安全性降低，系统内的文件都可能受其影响而出现不可控的新问題。所以，信息管理系统的低复杂性非常重要，作为信息管理的子集的文件文档管理自然也继承了这一特点。低复杂性标志着高可用性，录入数据库的每一条信息都是明确可用的。对此对应，工作流程的合理简化，在很多时候比数据库和信息系统的全面性更为重要。

然而，上述情况也有其局限性。在无需大范围数据分析的时候，我们的文档系统的特点就是如前文所述。然而当工程出现了从未有过的新问题甚至重大事故时，已有的数据分析方式将可能失效，因为我们缺乏足够用于分析的数据。此时我们需要大量的在此前被视作垃圾数据的信息，而这正是大数据时代的鲜明特点。在对正常运行的企业做头脑风暴式的事故模拟时，更需要以分布式计算、大范围收集貌似无用的数据的方式进行数据的处理和分析。如何以及何时从传统的集中数据服务器管理平稳过渡到分布式数据管理，对于国有企业来说是一个崭新的课题。

信息化建设的未来

传统的文档系统，对文档的创建人、审核人以及流转过程进行了严格的约束。人员职权不能随便，流转过程必须严格，这就导致了各级文档管理人员和系统维护人员的工作量呈几何级数攀升。管理成本的上升就必然导致管理效率的低下，而这也是企业所无法回避的事实。然而在企业完全转入运行阶段之后，文档的生成来源固定、流程固定，旧有的文档系统管理方式就有了可以提升的空间。国有企业素来注重经验反馈和事件分析，而随着运行时间的延长，我们所遇到的新问题会越来越多，用旧有的数据和数据模型分析和解决新问题，可能会日显力不从心。

企业的事件分析，需要基于大量的数据收集和有经验人员的“直觉”判断。现有的文档系统和信息化平台，无法满足这样海量的能用于事件分析的数据要求，更遑论让系统协助人来生成事件分析的结果。大数据或许可以帮助我们实现这一点。我们知道，人因失误在企业已发生事件中占有相当的比重。其实对事件的分析过程中，也存在着各种人因失误陷阱。这些陷阱可能导致我们对事件的起因产生误判，最终影响到我们的对应措施和解决方案。而一个靠海量数据作为分析基础的系统，则能避开人因失误的陷阱，给出或许初看起来不太合理的正确答案。安大略理工大学的卡罗琳·麦克格雷戈博士带队与IBM以及很多医院合作，用软件来监测处理即时的病人信息，把它用于早产儿的病情诊断。系统会监控16种数据，包含心率、呼吸、体温、血压和血氧含量。这些数据可以达到每秒钟1260个数据点之多。在明显感染症状出现的24小时之前，人们无法用肉眼看到，但系统能监测到早产儿细微的身体变化发出的感染信号。这个系统依赖的正是相关关系，而不是因果关系。它告诉你的是将发生什么，而不是为什么发生。惊人的是，这个方法发现的事实有时违背了医学界的传统看法：比如稳定的生命体征表明病人发生了严重的感染，而传统看法认为恶化的疼痛才是全面感染的征兆。数据表明，早产儿的稳定不但不是病情好转的标志，反而是暴风雨前的宁静，就像是身体要它的器官做好抵抗困难的准备。现在还不知道具体原因，只是看到了相关关系。这需要海量的数据并且找出隐含的相关性才能发现。

与此类似，企业的事件分析，正需要这样一个不按“常理”出牌的系统，来帮助我们避开人的惯性思维所导致的误区。基于大数据需要而设置的数据收集系统，可以和工作流程系统分隔开，用Git和WiKi这样去中心化的数据管理方式，大大简化数据的生成、传递、交互过程对中心服务器和系统管理员的依赖。此时人人是数据缔造者，人人是数据管理者。被大幅简化的系统管理成本，加上因为流程简化而增加的数据录入，这样的数据收集系统能对企业事故分析甚至事故模拟提供很好的支撑。

计算机和网络技术在不断进化，国有企业的文档系统与信息化平台的建设也在随之更新迭代。现有的文档系统能较好地实现文档安全和工作效率的动态平衡，但随着工程的进展，除了已有的文档处理功能之外，信息化平台的使命中还增添了事件分析与经验反馈这一重担。旧的信息化软硬件方案向大数据方向转移，或许能更好的满足我们的实际需要，也使之成为一个取之不尽的珍贵的数据宝藏。