浅析城建档案数字化管理利用的设计与实现

李晓静+李静怡

（1公主岭市城建科技档案馆（136100） 2伊通县发改局（130700））

摘要：随着现在经济的不断发展，我国的城市化进程正在显著加快。其中先进的科学技术让我们的生活带来了极大的方便。在城建档案方面我们加入了数字化技术和信息化技术，大大的提高了工作人员的工作效率。因此我们应该利用现有的科学技术，将电子化信息技术与城建档案管理进行科学合理的有效结合，尤其是在数字化管理方面进行深入的研究。这样就可以为城市建设档案管理提供一个全新的发展方向。因此，本文就针对城建档案数字化管理利用的设计与实现进行相关探讨。

关键词：数字化管理、城建档案管理、效果

引言

随着科学技术的不断发展，就目前而言我国城建档案朝着数字化管理的方向正在不断的发展。因此如何将数字化管理准确的应用到城建档案中，是我们正在不断探索的目标。而且一旦进入数字化管理系统后，我们在城建档案的管理方面就有很大的进步与发展。在与时代接轨的同时，还能够提高工作的准确率。通过数字化管理能够在城建档案的管理方面提供更好的保障，同时还能够方便我们的生活。

一、旧有城建档案管理系统的缺陷以及现有系统的优势

城建档案的管理是指对一个城市的发展进行客观的记录，因此城建档案记录有着多年的悠久历史。与现在相比，旧有的城建档案管理系统中存在着不小的缺陷。首先，作为客观记录一个城市发展史的资料，是需要进行妥善保存的。为了将多年的城市发展记录保存完好，我们需要消耗大量的人力物力对这些城市发展建设的文字资料进行妥善的分类和管理。又由于这些资料太过繁多和复杂，因此给从事该事业的工作人员造成了极大的劳动负担和脑力负担。这是过去纸质档案中极大的劣势。与之相比，电子档案则具有更大的优势。

在传统的城建档案管理中，与现有的数字化管理相比，除了在纸质档案方面存在劣势以外，在其他方面也有一定的缺陷。随着现代城市化进程的不断加快，城市建设档案变动的频率也在不断的增加。因此如果使用传统的档案管理方案则会消耗比以往更大的人力和物力。而且在过去的档案管理方法中，还存在着准确率差的缺点，不仅投入成本高，效率还比较低下。如果城市建设档案的管理系统不随着时代的改变而进行不断的更新，那么将会有更多的问题出现。因此就目前而言，电子档案开始出现在工作人员的电脑中，与工作人员办公桌上的纸质档案并存。这样就在很大的程度上克服了在纸质档案中存在的保存困难和查询困难的问题。而且还极大的节约了在纸张方面投入的财力和物力，这样就能够降低城市建设档案管理中所需的成本。在城市档案管理的过程中使用数字化管理除了提高工作人员的工作效率外，还能够促进城市档案的管理系统朝着智能化方向不断发展。

在使用数字化管理系统后，我们就可以将城市建设的发展过程进行更加细致清晰的记录，与此同时，还能够实现这些档案完整有效的保存。这样就能够为将来的城市建设提供更加充足的资料信息。在旧有的城市档案管理系统中，主要通过高强度的人力操作来实现这些城市档案的统计与整理。而在电子信息时代，我们在人才需求方面从普通的劳动力型人才转换成了技术型人才。因此在今后的城市档案管理系统中，能够熟练掌握相关技术的人才才是我们迫切需要的。与此同时，电子当然还有其他纸质档案不可能具备的优势。首先就是电子档可以通过录音、影像、图片等方式对现有的城市发展情况进行一定的统计整理，因此它能够更全面的描述城市发展的现状。在城市资源的收集、整理、梳理和排列方面与传统方法都有一点的优势。因此这些更加详细细致的城市资料可以为以后的城市建设提供更加清晰、直观的城市外貌，这样可以帮助城市建设者完成更完整具体的城市规划，以免由于资料不完整而造成城市建设和决策方面的失误。

二、城建档案数字化管理方面的设计与实现原则

在城建档案管理的过程中，任何一种管理方案都有其相应的行业准则。没有规矩，不成方圆。其基本行业准则能够更好的保障城建档案的管理情况。因此在设计数字化管理初期，就根据当前的城建档案管理需求设立了相应的行业准则。首先，我们要满足国家标准和国际校准的基本要求。其次在系统的设计过程中要满足规范性和通用性的需求。与此同时，还可以给相应的城建管理部门设计单独的系统，但还是要保证其良好的兼容性，以免在与其他部门进行信息传送过程中有低速等情况的出现。

三、城建档案数字化管理的现状以及面临问题

在城建档案管理中数字化管理的提出是时代不断发展和技术人员不断创新的结果。数字化管理能够大大提高工作人员的工作效率，与此同时还能够提高工作人员的准确率。它在给工作人员带来方便的同时也对工作人员提出了新的要求。因此我们需要注重在城建的数字化管理方面相关人才的培养，我们在推行数字化管理的过程中，就需要面对相应的问题。由于旧有的工作人员大多通過手工进行城建档案的记录和整理，因此没有太多的技术含量。如何解决这批工作人员的去留情况以及如何新一批技术人员的来源问题是我们目前需要关注的，由于现有先进技术与旧有劳力资源不对等问题的出现，就目前而言推行数字化管理面临着一定的困难。

先进的数字化管理技术与旧有的城建档案管理技术存在着一定的冲突。首先面临的冲突就是人才需求方向的不同。因为旧有管理制度并不需要太多的技术含量，因此在推行数字化管理技术时就势必要进行一定的改革。在数字化档案管理的过程中，需要相关的专业人员进行信息的搜集，录制，分类，整理以及记录归档等工作。这些工作需要成立各个工作部门分类进行。因此相关的工作人员只要掌握其中一项技巧即可。但是这些工作都有一定的技术含量，对一些新兴的电子产品的使用熟练度也有着一定的要求，操作也比过去复杂得多。但就目前而言，我们也无法将城建档案管理完全转化为数字化管理制度。因此两种管理制度并行就是城建档案管理现状。我们在需要网络管理和技术开发方面的人才时还需要数据库管理方面的人才。而且由于目前相关的专业管理团队发展还不够成熟，因此相关人才还比较缺少，这样就使得数字化管理制度在落实过程中面临着极大的困难，存在着相关技术人才供不应求的问题。

在相关工作人员的问题处理方面，首先要解决旧有工作人员的去留问题。我们可以进行竞赛制，让他们学习先进的数字化管理技术。通过对该技术掌握的熟练程度决定旧有工作人员的去留。与此同时，我们还要招收相应的专业技术管理人员。数字化管理技术主要是利用多媒体技术进行城建档案资料的收集与整理。通过能够熟练掌握该技术的工作人员来带动和帮助旧有工作人员进行该技术的学习。随着时代的不断发展，旧有的城建档案管理技术将会不断的淘汰。因此工作人员只有不断的进行学习和充实自我才能跟上时代的步伐，只有能够熟练掌握该技术的工作人员才不会被时代所淘汰。

除了在相关专业人才的需求方面，在推行数字化管理技术的过程中，还有其它方面问题的出现。在每一次技术改革的过程中，不仅需要不断的探索，还需要大量的资金与相关设备的支持。首先是资金问题，推行一个全新的管理制度，首先需要的就是引进相关的电子设备。与此同时，还要聘用相关的高技术人才。因此新技术在操作初期的资金投入状况远远大于旧有的城镇虽然管理技术。与此同时，各个地区对数字化管理技术的开展重视度相对不足。在拥有完整的纸质档案管理模式下，对于新型的数字化管理系统知之甚少，而且还面临着大型投资等问题，更重要的是，该技术还处在探索阶段。因此在正式投入使用后也无法避免一些技术的问题的出现。这就使得资金问题成为了阻碍数字化管理技术推行的因素之一。

在推行数字化管理技术时，相关的电子应用设备是必不可少的。如果没有电子办公设备，只有工作人员是无法完成城市档案管理工作的。而且由于电子办公设备的缺少，当地的政府机构重视程度不足，这就使得工作人员无法切实的感受到数字化管理带来的为他们工作带来的好处。正是由于他们的不了解，才使得他们更倾向于旧有的纸质档案管理模式。正是由于引入了先进的数字化管理技术，许多旧有的管理技术受到了极大的冲击，这样就导致了两种管理技术并存局面的出现。因此在新电子设备的置办方面造成资金浪费的同时，旧有的管理制度又造成了人力资源的浪费。但是我们只有通过专业的技术人员带动就业工作人员对先进的数字化管理技术进行学习，使得旧有的管理制度逐渐的被淘汰甚至消失。这样不仅能够打破目前两处管理技术并存的僵局，还能够减少人力资源浪费等情况的出现。

四、城建档案数字化管理的发展目标

鉴于诚信档案的数字化管理系统存在着的各类问题，我们在推行数字化管理系统的过程中有着一定能发展方向。首先我们要强化工业体系的建设。工业气息讲求的是对于工作内容有着层次清晰、分类明确等要求。完整有效的工业体系，能够更好的帮助数字化管理系统进行全方位的开展。在工业体系中首先就要制定具体的操作细则和完善的管理监督标准，这样在方便相关工作人员学习的同时，还能够提高工作时的准确性，避免操作不当等情况的出现。工作人员通过对你的是操作细则进行深入的研究，不仅能够提高其个人能力与工作时的工作效率，还能够增强工作人员在面对突发事件时能够做出及时且准确处理的概率。在政府部门进行相关体系建立的同时，还能够极大的提高相关部门对新技术推广的重视程度。这样他们在重视体系建设的同时，我会加强对人才培养工作的重视程度。就目前而言，在重视技术型人才培养的同时还要注重专业档案管理团队的人才建设情况。这两种人才的培养情况直接决定了数字化管理系统的运转情况。因此我们要加大对这两种人才的培养力度。

正是由于先进的数字化管理系统在推行时需要进行信息的搜集、录制、分类、整理和记录归档等工作，因此我们急需各个部分相关的技术人才和管理人才。正是有一个个部门分类进行，我们才需要将资源收集性人才、归纳存储类人才、分析整理型人才、计算机与网络技术开发型人才进行全部集中后，在进行较长时间的磨合。只有这样才能够增加各个部门的默契度，以此来提高团队的工作效率。与此同时，我们对各个类型的相关人才都有极大的需求，因此建立相应人才的培养机构是必不可少的。只有相关技术型人才呈现源源不断的趋势，我们才能够保证数字化管理系统在城建档案管理过程中保持稳定高效的运行情况，并使该系统在创建档案管理业务中获得持久稳定的发展。

我们为了实现创建档案数字化管理的有效推广，都必须要加强数字化系统的研发和管理工作。数字化管理系统与原有系统相比具有极大的优势，它不仅能够方便城建档案的存储和保管，还能够延长档案的使用有效期。在电子网络上，还有助于档案的公开与查询。城建档案的作用在于记录过去城市的发展史和对城市进行改造时提供一定的资料。因此一旦将创建档案系统应用于网络中，相关部门就能够极大的节约在调动档案和查阅资料浪费的时间。相关部门信息的公开化还有助于增强政府的透明度，在相关文档的存储和使用中实现了一体化服务。

五、城建管理档案数字化系统的利用情况

我们在推行数字化管理系统的过程中，必须要注意以数字化管理为核心的基本观点。在数字化管理系统推行初期，需要将现有的纸质档案通过计算机等電子设备将文字转化为数字信息，这样才能够保障城建档案管理中用数字化的形式实现档案的存储。在城建档案管理的过程中还要实现现代化的特点，新推行的数字化管理系统不仅能够包含传统但管理系统中的所有功能，还增加了许多有效功能。其中档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储、计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案自动化标引等多种不同方面的新兴功能，与此同时，档案馆还能够实现办公自动化、安全保护技术现代化等现代化功能。在档案数据库的建立和辅助档案馆库房管理方面还有其他特色功能。这些功能是政府鼓励推行数字化管理的原因之一，与此同时，它还是创建档案管理过程中有效利用数字化管理的另一基本点。

在城建管理档案数字化管理系统的利用过程中还要实现档案资源的共享化，由于城市化建设步伐的逐渐加快，而纸质档案更新速度较慢，而且占有极大的空间。但是新技术的革新需要一个过程，而我们在推行数字化管理系统时实现资源共享是一个特别有效的推行手段。我们可以根据当地城建管理馆对具体情况充分利用电子信息网络资源，将档案资源信息实现共享化，并将每一份资料发送至有需求的客户手中，只要客户们感受到了便利，才能够有助于数字化管理系统的推行。而服务社会是城建档案存在的根本目的。

我国城建档案在管理的过程中，主要采用分散制和集中制这两种主要制度，因此我们在推行数字化管理过程中也要采用这两种基本的制度。创建和管理过程中的分散管理模式是指让档案馆内的各个不同部门通过自己独有的方式进行档案资料的管理。而集中制则是指对所有统计整理后的档案资料实行集中化管理。因此在数字化管理过程中，我们也可以采用部门分散式管理和最终统计时的集中式管理。使用分散式管理可以返回出口部门的管理特长，还在进行最终的集中式管理时可以发现各个部门档案的空白区和重叠区，这样我们在最终进行发布时还能够进行一定的修改。这样我们不仅能够促进档案统一化管理的不断形成，还能够完善城市档案的内容。

我们在城建档案管理过程中，只有充分的了解数字化系统的使用情况和其基本的功能，我们才能够实现对数字化系统的充分利用。城建档案管理数字化系统中不仅涵盖了馆内所有档案的类别，还需要现代电子设备和信息技术的支持。更重要的是，它的有效推广离不开其他部门的团结协作。只有城建档案管理过程中的各个部门都积极有效的使用数字化管理系统，并且能够实现相互协调与配合，这样才能够实现城建档案更加集中有效的管理。

结束语

随着科学技术的不断发展，越来越多的电子设备进入了我们的生活中，为了顺应时代的潮流，城市建设档案管理方面也逐渐从纸质档案系统向着数字化系统不断转化，为工作人员提供了极大的便利。一旦数字化技术系统实现了全方位的推广，那么它就能够在档案资料的收集、分类整理等方面实现一体化服务。不仅能够节约人力物力的成本，还极大的缩减了工作人员在工作过程中使用的时间，因此在城建檔案管理过程中，积极的推广数字化系统是我们目前发展的目标。我们也会不断的完善和发展数字化技术系统，希望能够给人们的生产生活带来更大的便利。

参考文献：

[1]段营营，孔繁生，孔倩倩，黄宝香.城建声像档案数字化管理的设计与实现——以青岛市数字城建档案馆项目为例[J].城建档案.2009年11期

[2]白志英，刘勇，贺红军，薛福俊.浅谈档案数字化工作五个到位[A].档案与文化建设：2012年全国档案工作者年会论文集（中）[C].2012年

[3]汤道銮，包海峰.多媒体档案数据库管理系统的开发与利用[A].中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集[C].2002年

[4] 郎勇， 金雪. 切实解决实际问题 进一步推进城建档案管理——赴杭州、宁波、厦门考察学习情况介绍[J]. 城建档案，2014（02）：10-11.