新形势下如何做好企业办公室机要秘书工作

张剑云

摘 要：优化企业办公室机要秘书工作是适应新形势发展的要点，以现阶段新形势发展情况为基础，结合近年来企业办公室中机要秘书工作特点，分析新形势下企业办公室机要秘书工作情况，并结合新形势发展特点，提出正确的工作方案。

关键词：新形势；企业；办公室；机要秘书；工作

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.16.028

辦公室是企业发展管理和提出决策的中心，是高层领导者的参谋部，也是协调各个部门的综合部，更是对外沟通的联络部和管理部。由此可见，在新形势的背景下，办公室秘书实施优质的协调工作，提升办公室协调职能，是办公室秘书工作者需要关注的重点。

1 企业办公室机要秘书工作的特点

其主要分为以下几点：第一，政治性。机要工作是企业党政工作的重要组成部分，其承担着传达其深处贯彻党和国家大政方针政策、监督落实企业重大决策和工作部署的重要职责，作为企业办公室的机要秘书，需要具备正确的政治思想和坚定不移的政治理念，擅长在政治上分析和解决问题，整合自身的工作内容。第二，保密性。保密是机要秘书的工作重点和生命，是要时刻铭记的一项内容。不能说的机密是绝对不可以说的，不能问的机密是绝对不能问的，不能看的机密也是绝对不可以看的，不可以记录的机密更是绝对不能记录的。机要秘书处于党政机关的重要工作岗位，其需要接触大量重要文件，若是出现失密的问题，将会为工作带来严重的影响。由此可见，机要秘书需要构建强烈的保密观念。第三，标准性。文件的类型名称、体式构成以及用纸等和文件的管理、查阅、储存等工作都有明确的规定，不可以随意处理，规定统一处理这些文件，有助于保护文件的权威性，保障公文工作的科学化。第四，实效性。机要秘书的工作内容较多，并且存在期限要求。各项规定和信息的沟通，对企业的发展有一定的引导作用，高速传递上级文件的精神、及时报告下级工作情况，确保上下级的信息沟通没有阻碍，才能提升实际工作效率，保障工作内容和信息的实际意义。若是领导工作较为繁忙，机要秘书有责任和义务提醒和催促。若是遇到紧急问题，需要随时加班。

2 新形势下如何做好企业办公室机要秘书工作

2.1 责任至上，构建保密观点，提升自身的政治修养

强烈的责任感对工作的要求越来越高，促使工作提出了“机要工作无大小”的原则。机要工作在旁人看来是一件非常简单而容易的事，需要动脑也不需要消耗精力，不管是谁都可以做好的一件事，其实就是每天面对不同的文件和信息资源，重复做某些事，但却需要通过好几个步骤才能完成，同时办公室工作人员在一件事没有做完的情况下，另一件事就会随之而来，若是没有高度的责任感，工作者会在工作中出现问题。除此之外，机要秘书通常情况下都是身兼数职，除了一般文件的收发管理工作之外，还有一些保管工作，重要会议的记录和机要内容的整合。由此可见，机要秘书一定要掌控企业管理工作中的相关法律规定，一方面构建文件登记制度，保障每一份收发文件的传递都有记录，另一方面是要推广检查制度，可以随时向领导群体报告相关文件信息，在实际管理中注重检测记录本上的信息情况。这就需要机要秘书工作者时刻以党和国家的权益为基础，结合严守机密的观点，依据正确的人生观、价值观以及世界观，引导自身行走在中国特色社会主义道路上，并且结合马克思主义、邓小平理论、“三个代表”思想以及科学发展观等优质理念不断优化自身的思想素养和观念，学会依据唯物主义的观点和工作方案解决实践中存在的问题。

2.2 效率第一，培育无私奉献的精神，提升自主服务的观念

效率观念的明确可以突破传统意义上企业发展观念的约束，促使新观念的不断强化。机要秘书需要培育效率观念，注重划分事态紧急缓慢，结合急事急办、特事特办的特点，在日常琐事复杂的工作中，明确分析问题的所在，以此明确正确的工作方案。因为文秘工作者自身的工作特点，促使其在遇到紧急问题时，经常需要加班，同时又因为其工作的特殊性，促使其即便工作再繁忙，也不能找其他工作人员取代，这就要求机要秘书工作者具备强烈的工作心和责任感，在面对困难时永不言败，乐于奉献，勇于坚持。并且，在实际工作中，要展现自主性，对上级领导要给予尊重和支持，及时完成领导者提出的工作，做到事事有回应，件件都落实，确保领导可以获取反馈的信息，从而为领导群体的决策提供依据。这就要求工作中不能出现遗漏、马虎等问题。在面对下属职能部门、工作者的情况下，需要具备亲和力，平等对待每一个人，自主为下属提供服务，同时也要构建一定的权威性，促使下属职能部门在支持自身工作的同时，也为机要秘书未来工作的实施奠定基础。

2.3 严以律己，优化秘书的工作水平

机要秘书一定要具备承担这一职位的责任和工作，拥有强大的工作能力，并在实际工作中展现自身的作用。其中主要分为以下几点：第一，需要具备写作能力。企业发展中，领导者经常要组织进行一些会议，企业机要秘书的基础工作就是文件审查、会议记录的整合。因为与领导者的日常接触较多，机要秘书经常要为领导群体撰写文件或者是稿件，这就要求工作者具备强大的写作能力。由于，文字上的功夫并不是天资获取的，写作的功底需要多加练习，依据累积素材、模仿借鉴、自主总结和创新等形式不断提升自身的写作水平。第二，需要具备研究能力。在科技技术和网络平台不断发展的背景下，网络技术的推广和应用已经成为秘书工作的一大影响因素，办公自动化也在逐渐取代传统意义上的文件传递形式，促使企业办公室逐渐向着“无纸化办公”推广。在这一背景下，企业机要秘书更需要符合时代发展的需求，不断研究和学习相关办公软件，深入了解和分析信息技术的基础原理、知识以及操作技能，明确信息科学技术在信息安全工作中的特点和应用方向，以此熟练应用计算机解决问题和操作工作等技能。同时，还要不断提升自身学习的强度，构建“终身学习”的观念，经常参与一些专业技能的培训工作。

2.4 自我调节，不断增加锻炼，提升综合素养

机要工作繁杂多变，并且单一无趣，工作环境更为封闭，工作人员的工作时间一旦增长会让工作者感觉枯燥乏味，失去工作的意义。这就需要机要秘书工作者学会在多变的机要工作中不断调节自我，掌控自我，锻炼自我，确保自身拥有健康的精神状态，不断优化自身的思维和意志。机要秘书一定要锻炼自身的大脑，构建正确的思想观念和心理素养，训练自身的体能，这样才能面对新形势下企业机要工作带来的挑战，并依据坚定不移的意志、热情的工作态度以及无私奉献的精神、高效率的工作能力为企业的发展建设工作提供依据。

3 结束语

总而言之，在新形势的背景下，企业办公室秘书需要结合实际工作的不同情况，在坚持原则的基础上，随机应变，依据自身的协调能力和沟通能力灵活处理，这样不但可以解决现阶段企业发展存在的问题，也可以为现代化企业的发展奠定基础。对于一些非原则性的问题和不影响发展的分歧，可以淡化处理，从而保障新形势下企业办公室机要秘书工作的科学性和标准性，促使企业依据可持续发展的观念不断前进。

参考文献

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