试论新时期高职档案管理工作规范化途径

杨秋婷

摘要：作为培养技能型人才的主要阵地，高职院校是我国教育领域的重要组成部分。目前，高职院校的教育工作备受关注，其档案管理工作也开始不断受到重视，但距离规范化的管理档案工作还存在一定的差距。本文针对高职院校档案管理工作的必要性进行探讨，并列举现阶段我国高职院校档案管理工作中存在的问题，提出相应的解决措施，以期给相关人员在今后的档案管理工作中提供一定的帮助。

关键词：高职院校；档案管理；规范；途径

社会的不断发展，各行各业对人才的需求越来越强烈。高职院校成为社会、企业、家长及学生广泛认可的培养高技能人才的基地，随之而来的是给高职院校的档案管理工作带来新的挑战。在高职院校的发展中，档案管理是核心力量。将档案管理工作规范化，加强改革成效，不仅能够推动整个高校的教学水平，还能推动管理制度的发展进程。

1.高职院校实施档案管理工作的必要性

1.1有助于高职院校积累信息资源

作为高职院校，一个规范化的档案资料，可以清晰地映射出院校的发展历程，对今后高职院校发展提供可靠的辅助条件，可以帮助院校维持历史条件和整体的精神面貌，是今后可持续发展的有力参考。高职院校的发展史是一个经历了历史沉淀的办学史，通过对这些档案资料的规范管理，可以使高职院校的发展沿着特色化的方向发展。完整保存的档案资料，也是体现高职院校管理水准及教学质量的重要标志。

1.2为今后改革发展高职院校工作奠定基础

新的社会环境下，为了使高职院校培养出的人才更能适合社会的发展，改革高职院校的工作势在必行。要想在管理和发展高职院校工作中做到科学有序，应当将管理理念跟上时代发展的脚步。档案管理工作是高职院校管理工作的基础。高职院校在发展过程中遇到的诸多问题都可以在档案管理工作的积极配合下得到较好地解决。开展规范有序的高职院校档案管理工作，可以不断提升高职院校整体管理能力，努力开创适应社会发展的全新局面。

2.现阶段高职院校档案管理工作暴露的问题

2.1档案管理制度存在诸多漏洞

在高职院校中，开展档案管理工作都会制定相应的管理制度，但是现行的管理制度很多存在漏洞，例如，对职责划分情况尚不明确等。由于档案管理工作是一项涉及内容较广泛的工作，通过一个部门很难完成，一般需要多个部门共同配合来完成。各部门应当将有关内容整理收集好，之后交由档案管理部门编档留存。但是在实际操作中，由于管理制度的不完善，很多收集档案信息的职责并未落实到具体部门、这就导致在收集资料的过程中，难免会出现推脱情况，有的部门袖手旁观，这也直接影响了信息归档的完整性。

2.2档案管理方式没有与时俱进

信息化时代的到来，信息技术广泛应用于各个领域。高职院校在发展进程中也将信息技术应用于自身发展中来，但他们更多地将精力放在了教育教学的实践中，对档案管理工作的忽视导致其管理方式陈旧落后，无法适应当前形势的发展需要。在档案管理中，从业人员的工作量较大，所需收集整理的信息较多，工作中难免会出现一些失误，这也直接影响了管理职能的发挥。与此同时，不少高职院校在档案管理工作中，还主要是以纸质的形式留存，占地面积较大，长期保持的完整性难以保证，这种保存档案信息的形式早已过时。

2.3档案管理人员综合素质较差

传统的高职院校档案管理工作，很多从业人员大多不具备专业知识。特别是信息技术面前，很多从业人员信息化水平较低，计算机操作能力薄弱。高职院校主要将重心放在师资队伍建设上，忽视了档案管理人员队伍的建设力度，导致现阶段的工作人员不能适应档案管理的要求。

3.新时期高职档案管理工作规范化途径

3.1提高档案管理工作规范化的重视程度

高职院校在开展档案管理工作时，要不断宣传规范化档案管理工作的重要性，加强对档案管理工作涉及主要部门的宣传力度，开展相应的宣传工作，让从业人员及相关工作人员都意识到拥有规范的档案管理工作对高职院校发展带来的现实意义。与此同时，还应当对入学新生开展相关宣传。要求新生按照规范化要求，填写入学信息，保证信息的准确无误，不能出现任何不实信息及遗漏内容，保证所收集的档案信息完整归档，为高职院校发展提供规范化的有力依据。

3.2构建完善的档案管理制度

高职院校在制定档案管理工作的相关制度时，要从院校的实际出发，考虑经济情况及各方面条件，保证在实施档案管理工作能够顺利开展，实现规范档案管理工作的预期目标。首先，要做到统一建档标准，保证所有收集的档案信息能够符合标准；其次，明确档案管理工作的具体内容。由于档案管理工作涉及的内容较多，应当明确所有内容，有效规范工作条例，保证工作开展的效果；最后，要划分档案管理的具体职责。档案管理不仅仅是档案管理部门的工作，还涉及其他部门的具体职责，在确定档案管理部门的职责后，还应当健全管理责任的相关体系，明确划分其他部门的具体工作职责，让每一项档案管理工作落到实处，保证高职院校档案管理工作有序进行。

3.3加快档案管理的信息化建设

档案管理工作不仅仅是将各类档案信息收档保存，更重要的是让这些保存的档案信息能够发挥自身的价值，指导和辅助今后的工作。在高职院校中，要想不断深化教育改革，有效发挥档案信息的应用价值，应当加快实现档案管理工作的信息化进程，这对提高档案信息的利用率至关重要。为此，高职院校应当不断完善网络管理系统。让多媒体应用于档案管理的具体工作中，依托互联网的信息共享功能，实现交换数据、借阅便捷的效果。在高等院校中实现档案全过程的信息化管理之后，在开展具体工作时，可以便于查找相关档案信息，充分发挥档案的价值。不仅如此，高职院校还应當加大对档案管理从业人员的培养力度，提高他们的综合素质，培养他们掌握信息技术的相关知识，打造一支拥有高素质、专业性的档案管理队伍，进一步规范高职院校档案管理工作，保证高职院校务实地开展档案管理工作。

4.结语

综上所述，在深化改革高职院校的工作进程中，档案管理工作也是其中一项重要的工作内容。为了保证在改革过程中充分发挥档案的应用价值，高职院校应当不断更新档案管理工作的信息化程度，强化具体措施，明确划分部门职责，完善相关制度，提高高职院校档案管理工作的总体水平，推动高职院校档案管理工作向着更加完善、规范的方向发展。

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