信息化环境下的城建档案管理模式分析

张振东

随着经济社会发展，信息化广泛普及运用，以及现阶段我国的工程项目管理水平的不断提高，在工程建设项目中对计算机技术以及网络技术的应用对档案管理水平的提高提供了助益。通过对信息化手段的有效利用，提高了对档案管理工作的管理效率，将档案管理信息化系统与管理系统进行有效结合，提高了档案的管理质量与服务水平。

一、城建档案管理信息化的背景与意义

（一）城建档案管理信息化的背景

城建档案管理信息化是指在日常档案管理工作的过程中，结合现代化的技术手段以及先进的计算机技术来进行档案管理的一种管理模式。主要工作内容有：计算机技术与档案管理自动化、多媒体技术与档案信息服务的多样性、网络传播技术与档案信息传播技术、网络储存技术与档案信息储存技术、数据库建立技术与档案信息网络组织技术和虚拟技术与电子档案技术。

（二）城建档案管理信息化的重要意义

首先，城建档案管理信息化与现代化进程相适应。计算机技术以及网络技术迅猛发展的当今社会，对档案管理工作提高管理效率与服务质量提出了新的要求，促进档案管理技术现代化与智能化、信息化与网络化。其次，城建档案管理信息化能够有效保证城建档案工作的健康可持续发展。

二、信息化环境下城建档案管理相关问题分析

（一）硬件管理设施设备不够完备

目前，有的档案管理部门没有配备信息化管理模式的档案管理设施、设备，对档案的收集、管理、查阅利用都是实行手动的管理方法，不能实行管理、查询信息化、自动化，不能提高档案管理质量与档案服务效率。

（二）档案管理软件建设工作不完善

目前，档案管理的软件种类较多，功能参差不齐，而且各有各的特点，在选择档案管理软件时，必须注意一些问题：

首先，利用软件进行管理，目的不仅是为了进行档案信息管理的便捷性，更多的是需要能及时针对管理平台进行及时的维护与升级。

其次，注重高效性原则。软件管理系统必须具备较快的反映速度，满足查询以及操作的需求。软件必须规范，应当符合国家以及环保等行业的相关规范和标准，软件应当通过国家的认定。行业或地区间相统一原则，一个行业或一个地区应当尽可能的用同一种管理软件，便于统一规范、统一标准、统一技术、统一服务，另外，还要注意经济性原则，即确保档案管理工作的投资与回报成正比。

（三）档案管理人员的综合能力有待提升

档案管理信息化就是要求档案管理工作者利用现代化设备与信息化技术来对档案进行分类管理。而一个真正优秀的城建档案管理人员既要懂档案管理，又要懂建筑工程知识还要懂计算机操作等，这就要求档案管理工作人员积极发挥主观能动性，主动掌握新的档案管理业务知识，加强对档案管理的操作管理能力。

三、信息化环境下城建档案管理实施措施

（一）提高城建档案信息化意识

城建档案管理部门要有发展理念，转变观念、开拓创新，提高职工队伍素质，推进档案管理信息化进程，实现档案信息化、网络化、智能化与现代化相統一，提高城建档案管理整体水平，满足新形势下政府有关部门及社会大众对城建信息的日益增长需要，进一步发挥城建档案的作用价值，提升城建档案事业的作用地位，提高城建档案影响力。

（二）强化城建档案信息化建设

首先，提高档案建设管理的数字化建设规范，将工程档案的纸质文件以及声像文件等采用扫描等技术输入到档案管理的信息化数据库，这些电子文件的扫描与建立，经过档案管理工作者的系统化组织，最终形成具有一定系统性的完整的档案信息资源库。其次，加强对文件档案的网站信息建设。城建档案信息库的建设依托于公共网站的有效建设，通过网页以及连接的方式对档案的使用与管理进行规划。

（三）加强文件档案储存数据化

实现城建档案管理工作的信息化的主要方法是在对城建档案进行整理后，通过一定的设备将所有城建档案相关的文献档案数字化。并将城建档案文件中的相关档案信息与图像资料等进行有效的结合，对文件进行分门别类的收集与整理工作。

（四）建立完善的管理体系

在信息化背景下计算机的网络安全对档案管理储存模式的安全性存在着一定的威胁，导致信息泄露的主要手段有黑客入侵、网络数据被篡改以及计算机的病毒等，针对这种现象对建筑档案信息的安全管理就成为了档案管理活动的重中之重，采用一定的科技手段，提高网络安全管理安全性：

首先，有纸化和无纸化相结合。对电子文档进行及时的归档整理，以确保工程建设档案信息能够被有效、完整的保存。其次，计算机档案管理者要充分利用档案管理的科学技术管理手段，设置一定的访问权限，对档案公开性进行分类，在保证信息能够被合理安全的使用的前提下，开放资源。再次，做好数据库备份工作，保证信息安全。应对系统数据做到定期进行备份。对比较大的数据库采用双机备份，多介质多份备份、异地备份。要建立备忘记录。

四、总结

总而言之，城建档案管理信息化的进步是时代进步与城建档案建设的发展步调相一致的，档案管理原理对城建档案管理信息化具有积极的指导作用，档案管理工作的发展要适应于现代社会经济发展的要求，档案管理者要充分学习档案管理原理中的科学理论指导来进行档案管理工作，重视对档案资源的管理与开发，以提高档案管理工作的效率，减少档案管理过程中造成的资源损失，以维护我国的经济现代化建设。