浅析档案管理现代化

马榕泽

（广西农垦集团 广西南宁 530022）

摘 要：信息网络化时代下，档案管理信息化是档案工作现代化建设的重要组成部分，是改变传统纸质档案管理办法，以更加安全、合理的管理方式提高档案信息利用率的创新举措。本文以信息网络化时代为前提，对如何推动档案管理的现代化建设作如下分析。

关鍵词：档案管理，现代化

一、信息网络化时代下档案管理现代化的应用前景

（一）现代化的档案管理手段对提高档案工作效率和质量非常有利：现代化的档案管理手段具有以下三个特点，第一，高效性，高效的档案信息管理方式可以在很大程度上简化档案管理工作的流程，使档案管理工作变得更加简便且易于控制。第二，实用性，随着企业对实用性的信息资源的需求量越来越大，实用性的档案资源的管理已经成为了档案工作现代化建设工程的重要组成部分。第三，真实性，信息只有是真实可信的，才能在企业运行过程中发挥它应有的价值，现代化信息管理手段保障了信息的真实性，因此对提高档案管理工作水平是非常有帮助的。

（二）信息时代下电子信息的传播范围更广，传播速度更快，为扩充档案资源提供了有利条件：首先，电子信息的传播范围更广，可以扩充基础性的档案资源，为档案管理工作提供丰富的“原材料”。其次，电子信息的传播范围更快，可以有效的保障电子信息的有效性和真实性，在档案工作现代化建设过程中，有效性和真实性的信息往往非常重要，其可以避免档案管理工作多走弯路，从而提高档案管理工作的工作效率。例如，以前的中国人民银行档案归档的文件材料一直采用纸介质，管理及查寻这些信息非常耗时且容易发生人为错误。自从使用了基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中国人民银行电子档案系统后，情况就完全不同了：中国人民银行各项工作中形成的应归档保存的发文文件材料可以自动转为PDF文件，并及时归入档案库，全行各部门办公人员能够随时查询和阅读最新的档案文件。有效地提高了查寻档案的运作效率，业务运作的安全性和准确性得到了显著的提升。

（三）信息的实时共享可提高档案管理员之间的信息沟通效率，进而推动档案工作现代化建设进程：主要表现为以下几点，第一点，保证档案管理信息可以在最短时间内传达给每一位档案管理员，方便档案管理员在交接工作时，不会出现信息错乱和信息遗漏的现象，第二点，提高了档案管理员的信息反馈效率，确保可以及时的发现档案管理工作中的问题，并能够在最短时间内解决问题。

二、信息网络化时代下档案管理的困境

（一）受地区经济发展水平的影响，地区差别越来越大：如今，虽然从整体上看，我国的经济实力在新时期已迈上了一个新的台阶，但是地区经济发展水平的不均衡还是制约我国经济平稳向上发展的重要因素。尤其是东南地区和西北地区的经济水平差别，已经呈现严重两极分化的情况。档案管理无论对资金、技术和人员的需求都是十分巨大的，对于经济相对落后的西北地区，很难负荷档案工作现代化建设发展过程中所带来的巨大压力，直接导致了档案管理发展水平存在地区差异性明显的情况。以广西企业为例，经济发展水平不如广东、福建等地，但是相比西北地区，经济发展水平也相对良好，目前，我国大多数省市地区都存在“比上不足，比下有余”的情况，其档案管理现代化进程也在一定程度上反映了该地区经济发展水平的高低。

（二）档案管理系统的安全性和可靠性仍需提高：目前，我国档案管理系统较发达国家相比，在技术上存在一定的滞后性，同时在管理制度上也尚未完善，这都将降低档案工作现代化建设过程中档案信息管理的安全性和可靠性。数据的安全传输和存储是档案信息化管理建设的重要组成部分，因此，各有关部门不仅要在技术层面上考虑档案管理系统的合理性，即在数据传输和存储上确保数据的准确性和安全性，还要在制度上进一步强化对档案管理系统的监管力度，即制定完善的数据传输规则和数据安全保护机制，提升我国的信息安全程度，保护档案信息安全，为档案工作现代化建设奠定良好的发展基础。例如，在U盘的使用上，就要注意两个方面：第一， U盘作为外部数据存储设备，一旦沾染病毒，轻则会丢失U盘文件，重则会让整个U盘失效，所以对于存储重要档案资料的U盘，要时刻防范黑客的恶意攻击；第二，对于非常重要的档案资料，要做到及时备份，一旦出现数据丢失，能最大程度的减少损失。当然，以U盘作为数据传输和存储中介，是较为传统的方法，在防范黑客攻击方面，也有利有弊，好处在于其方便携带，而且无需借助网络，避免了黑客利用网络病毒攻击U盘，弊在于其一旦沾染病毒，丢失的数据文件将很难找回。

（三）电子信息档案的维护工作尚要加强：主要表现在以下三个方面：第一，对电子信息管理系统的维护周期过长，可能导致档案管理系统故障频发，也不利于相关软硬件设备的更新换代。第二，维护过程不细致，电子信息档案的维护工作是非常复杂的，尤其是对有着复杂信息关系的档案来说，其维护工作必须做到专业、细致、全面、科学、合理，但在实际的维护过程中，档案管理人员并不能做到细致入微，一些难以发现的问题被忽略，就会为后续的电子信息档案管理工作埋下不小的隐患。第三，维护技术较为落后，目前我国对电子信息档案的维护技术还未能实现高度的自动化，不仅费时费力，维护效果也不明显。

三、信息网络时代下加强档案管理工作的相关策略

（一）进一步净化档案信息管理环境，完善档案管理标准：档案管理必须要具有非常精细的管理标准，才不会造成信息混乱。目前，我国档案信息管理环境仍需进一步净化，各项管理标准必须尽快出台，以规范和约束相关的档案管理工作，进而推动我国档案工作现代化建设进程。

（二）制定更加科学、高效的档案管理制度：科学、高效的档案管理制度是档案管理工作的指路明灯，只有做到“制度先行”，后续的实际工作才能做到有条不紊，因此，相关部门应积极学习外国先进的档案管理制度，并结合地区实情，制定符合自身发展的特色档案管理制度。

（三）组建高水平的档案管理团队：首先，组建高技术水平的软硬件维护团队，为档案管理设备的正常运转提供保障；其次，组建高技术水平的电子信息安全管理团队，保障信息安全，防止网络信息犯罪；最后，组建具有高度职业责任感的监管团队，以“高标准、严要求”不断规范档案管理团队的日常工作，提高其管理水平。

（四）对档案工作现代化建设程度较低的地区，要给予适当的帮助：档案工作现代化建设存在较大的地区差异，资金、技术和人员的投入在很大程度上决定着这个地区的档案现代化建设水平。因此，各级各政府应认识到档案管理在档案工作现代化建设中的重要性，采取各种有效措施，帮助经济困难区早日提高档案管理水平。

（五）以创新带动发展，提高档案管理工作的创新性：创新是发展的根源，只有在档案管理工作中坚持创新，才能始终为其注入新的发展活力，继而推动整个档案现代化建设进程不断向前。

四、档案管理现代化的集中体现——基于知识服务的档案管理模式

（一）与现代高科技技术相结合，开发高端的知识信息管理软件：随着我国科技实力不断增强，档案管理模式的建立已经离不开高科技技术的支持。如今，现代化数据处理软件的出现，更是为以知识服务为基本导向的档案管理模式的创建提供了强有力的技术支持。因此，与现代高科技技术相结合，开发高端的知识信息管理软件，可以在很大程度上提升档案管理工作的知识服务水平。

（二）注重知识信息的深层次价值挖掘工作，提高档案信息的利用率：利用大数据、云计算等高端信息检索和分析技术，就可以将知识资源的深层次价值挖掘出来，為档案管理模式的创建提供更加丰富且有效的知识资源，从而提高知识服务水平。如今，中国人民银行电子档案系统改变了传统的手工作业方式管理档案。以前，中国人民银行总行每年的档案整理工作于第二年的1-3月份进行，档案管理人员要从众多的机关部门收集档案资料，然后进行手工的编辑、分类、存档等工作。不但工作强度大，而且容易发生人为错误；文件归档周期过长，降低了档案利用的时效性，直接影响各部门的工作效率和质量。在应用电子档案系统后，各种文件入库工作变得非常简单，所有PDF格式的新档案都做到了即有即入、及时快捷，大大减轻了档案管理人员的工作量。

（三）以人为本，培养工作人员的知识服务意识：工作人员的知识服务意识的强弱，将直接影响档案管理工作的水平。因此，在以人为本的指导思想下，培养工作人员的知识服务意识，以更加人性化的服务，提高信息的利用效率，是目前档案管理现代化建设的发展方向，更是深入贯彻我国以人为本指导思想的重要表现。

（四）开拓创新，以知识服务为基础，创新档案管理模式，提高信息管理效率：创新铸就未来，在档案管理工作中，只有不断的开拓创新，才能不断的完善和更新档案管理模式，不断的提高档案信息管理效率。目前，我国无论是在制度，还是在科技上，创新步伐都日益加快，这将会对我国档案管理模式理论的发展提供强有力的后援支持，以更加高效、精准的知识服务，促进我国档案管理工作稳步向前发展。

结语：综上所述，信息时代下，档案管理在我国的应用前景非常大，但是其面临的改革和发展困境也很大，现代档案管理与传统档案管理无论在思想观念、理论方法、实践操作等方面的碰撞，都使得档案管理在信息化时代中的应用过程出现不小的波折，上述中提到的各项应用策略只是笔者的浅见，更多更好的应用策略还需要每个档案管理人员不断探索。

参考文献：

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〔2〕 赵 鹏， 李光. 档 案 工 作 落 实科学 发 展观 的 关键———实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案，2005（05）.