商务英语函电的写作原则和写作技巧

熊昌英++陈菊英

【摘要】在当今网络越来越发达，利用商务英语函电做成国际贸易的机会是越来越大了。一封内容清楚，简明扼要，书写无误，符合规范的商务英语函电不仅能给客户留下良好的印象，而且还能提高达成交易的概率，在书写函电时，因此就要求使用者要遵守其特有的书写原则并适时地运用些写作技巧，促成业务的往来和发展。

【关键词】商务英语函电 写作原则 写作技巧

商务英语函电是在国际商务贸易中，运用函电与各种有共同需求的用户达成交易的跨语言的买卖行为。在当今网络越来越发达，高科技情况下利用商务英语函电做成贸 商务英语函电是一种在商务环境下利用函电与各种有共同意向的客户达成交易的跨语言的行为。商贸英语信函是指外贸公司（企业）及其工作人员在对外贸易的交流工作中与涉外企业及其人员进行以商贸交往为主的各种英文函件。商务英语函电包含于商贸英语信函之中，但它又不是单纯的英语信件。商务英语函电与英语信函有共同之处，但也有它自己的写作准则和写作技巧，掌握并运用好这些原则和技巧能够给客户留下好印象，而且还能提高工作效率。

一、商务英语函电的写作规则

商务英语函电，特别是正文部分，也有一套自己的写作规则，写作要求是7个“C”，即以七个C字母为开头的原则，下面我们一一来做介绍：

1. Consideration：体谅。意为要考虑对方的想法，在日常生活中，经常出现一些体谅他人的事，使我们为之动容，多考虑对方，多为对方着想，这也是草拟商务函电时，一定不能忽略的准则，因此尽量要多运用第二人称代词（you，your）于商务函电之中，让对方感觉自己有一种座上宾的感觉。即使要运用第一人称的（I，we，me us，my，our）时，必定要注意分寸，要使用在恰当的语境中。即使要运用第一人称代词时，也要十分注意语境，也要让对方感觉到我们也是以对方的立场来处理问题，让对方感觉，我们处处在维护者他们的利益，避免招致对方的曲解和反感。只有做到这一点，才会对未来的沟通才会有积极的影响。如：

We allow 8% discount for payment within 5 days （ “We” attitude）

You earn 8% discount if you pay within 5 days （ “You” attitude）

2. Courtesy：礼貌。在商务函电写作中，言语和态度上的礼貌、谦逊固然重要，更要在行为上体现出本人的修养和气度。例如：当对方发给自己函件时，无论情况怎么样，即使在短时间内无法解决，也要给予一个礼貌性的回函。这样做的目的是为了让对方知道自己收到函件了，同时也能够让客户感到我们对他（她）的礼貌和尊重。如：We regret to inform you of your attention to your fax of 【April 10，2016】….（我们十分遗憾地请你方注意2016年4月10日的传真……）。

3. Complete：完整。商务函电应包含尽可能多的，有效的信息。最好不要把附言应用在商务书信中，否则会让对方觉得你做事不够细心，态度不够诚恳。另外，在函电写作中，每个段落都应该与主题密切相关，段落中的每个句子都要与主题相关，做到条理清楚，内容完整。

例如：The goods will be forward to you within 10 days.（incompleteness）

The goods will be forward to you within by s/s Virgin Flower，which will sent your port on about November 10th.

4. Clarity：清楚。商务函电中的文字表述要正确，能够准确表达写信人的看法，否则可能引起歧义的表达会使对方产生曲解；函电要结构让人一目了然，层次分明。写信人的真实想法都能通过措辞清晰地体现出来，有歧义的或令人产生歧义的表达都要禁止使用。应该把最能易懂的词句非常明确地传达给对方。

5. Conciseness：简洁。在无阻碍礼貌的前提下，用简明扼要的文字来传达自己真实的想法。用常见的单词，避免用难懂和生冷的单词。单词能把意图传达清楚的，就不要运用词组，多用短句，这让人容易明白函电的目的。少用“so”，“thus”，这些让句子变得拖沓的连词。在同一封信函里，尽量不重复运用意思差不多的词汇。比如，您前面写了The sewing machine will be delivered，后续的段落里还要提及此事时就不要再用近义词如“sent” “leave”等。因为这样写会让您的读者不太清楚写函电之人是否是指同一件事情。清楚和简洁常常交替混合运用，摒弃函电中的拖沓词汇，可以使交流变得愈加容易，从而更能达成效果。

6. Concreteness：具体。在商务函电写作中，必须使用双方都明白的表达方法，特别是对函电中所涉及的交易货物或条款，一定要具体、准确，避免运用用造成歧义的词语。函电的内容当然要详细并且不能有其他夹杂的含意，特别是希望对方回函或者对接下去的业务的往来造成影响的函电。

We have drawn on you as usual under your L/C. （lack concreteness）

We have drawn on you our sight draft No.123 for the invoice amount，USD500，under your L/C 211 of the Bank of China.（full of concreteness）

7. Correctness：正確。在商务函电写作中，要求使用符合函电要求的语言外，也应注意语法、标点正确。在核对完其内容的准确性后，才能慎重的商务函电签名。函电中的个别极小的误差，也会引发对写信者的信息产生质疑，进而影响了业务的往来。

二、不同的写作技巧需对应在不同的内容上

7C原则是一直贯穿商务英语函电的总方针，但不同目的用途的商务英文函电也需要不同的写作技巧，这叫微调。这里重点介绍几种用途不同的函电。

1.建交函：撰写建交函时，一般包括如下几个方面：自我介绍，有关本公司的情况，你获得对方信息的途径，你的意图等等，因为建交函是发给素未谋面的，想与对方建立公司的函，文字应做到郑重规范，给对方以良好的印象。如：

（1） We have learnt your name and e-mail address from you trade leader…

（2） If you are interested in some of them，please let us know.

2.询盘函：撰写询盘函时，必定要做到详细，把需要对方需要弄清楚的信息要十分透彻的传达给对方，如：价格、付款方式、赔付方式，装运期，保险等。在回信时，一定不能漏过任何对方需要我们回答的问题。假如进出口商是首次联系，则进口商应该先做自我介绍，包括经营范围，所需货物，所在国家等：假定双方是熟悉的，询盘信函就不用那么详细了，至少不必再作自我介绍。

三、订单

订单是通常是买方为取得具体数目的货物而提出的一种要求。订单必须准确、清楚。订单确认信要洋溢着高度的热情，要把卖方对买方的惠顾，感谢之情呈现出来；能体会出卖方真诚的谢意。即使卖方无法接受订单，如：无法提供买方所需货物，价格变动等，卖方应在回信函时也要要慎重，小心，尽量多使用一些不伤情感的措辞，为日后的可能买卖留下空间。

如：To encourage business，we will fill your order on the same terms as before though the ruling quotations are somewhat higher.

四、电报

电报是按“字”计费的，所以在发电报时，虚词都省略。

如 Your quotation of 28th is very high，we counter –offer 200 cases as US$18.00 per case for March delivery.

电报YOURS28 HIGH WE BID 200CASES USD 18 MARCHSHIPT

五、电传

电传是按时间收费的，因此我们就在规定的时间内把事情表达完整即可，不要计算字数的多少。

如 Your quotation of 28th is very high，we counter –offer 200 cases as US$18.00 per case for March delivery.

电传 YOUR QUOTATION 28TH HIGH WE COUNTEROFFER 200 CASES USD28 MARCH DELIVERY

六、结语

国际贸易通常以英文函电方式，通过互联网完成。在商务英语函电中，使用者要遵守其特有的书写原则并适时地运用些写作技巧才能促成业务的往来和发展。对商务英语函电的规范和技巧研究很有必要。

参考文献：

[1]唐恒.英语商务信函特点分析[J].现代商贸工业，2014.

[2]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].中国外资，2012.

[3]时敏.商務英语函电在国际贸易中的作用浅析[J].中国电子商务，2012 .

【基金项目】本文系福建省教育科学“十三五”规划2016年度重点课题“互联网+商务英语实践教学实证研究（立项批准号：FJJKCGZ16-247）”的部分成果。