国有企业人事档案管理信息化路径初探

李盈霞

摘 要：近年来，随着网络信息技术的飞速发展，我国的档案管理方式也发生了巨大的转变，逐步向信息化方向发展，在开发人力资源、提高企业核心竞争力方面起着至关重要的作用。但是，客观来讲，我国国有企业人事档案管理信息化过程中依然存在严重的问题亟待解决。因此，如何进一步加强档案管理制度建设、推动信息化发展进程还有待深入探讨。

关键词：国有企业；人事档案；信息化；管理制度；人力资源

1 国有企业人事档案管理现状

人事档案是社会组织、国家机构在人事管理中形成的反映工作人员个人履历、道德素质、工作业绩、专业特长等客观面貌的信息并以备考查的表格、文字等原始记录。人事档案管理工作坚持科学的原则和方法，以往通过分类、排序、编目、技术加工、装订入库五项程序，对干部人事档案和职工人事档案以人头为单位集中保存。随着网络信息技术的出现，我国企业人事档案的管理方式也逐步向信息化方向发展，旨在建立健全档案资料信息系统，实现数据共享，有利于提高人力资源开发水平，充分挖掘企业的内在潜力。但是，据调查研究显示，目前我国国有企业在人事档案管理信息化的过程中还存在严重的问题，尤其是在档案管理水平、工作效率、服务方式、体制建设等方面亟待完善。

2 国有企业人事档案管理信息化路径中存在的问题

1、信息化管理建设投资不到位

目前，我国国有企业在人事档案管理信息化建设方面不够重视，基础建设投资不足，导致后期工作无法正常进行。很多企业的管理人员为了追求最大的经济效益，往往将大量的资金投入到生产经营过程中，忽视档案管理基础设施建设。据调查研究显示，很多国有企业单位的人事档案管理缺乏相应的机构和工作人员，很多都是兼职的，档案资料存放也不科学规范，严重的影响了管理水平的提高。甚至有些企业管理者认为人事档案管理不能为企业带来直接的经济效益，因此投入过多的资金反而是一种浪费。这不仅不利于人事档案管理向信息化方向发展，还不利于企业经济效益的提高。

2、档案管理人员综合素质较低

我国国企人事档案管理工作人员的综合素质普遍偏低，尤其是在计算机网络技术方面存在较大的欠缺。首先，国企的职位相对比较稳定，尤其是人事档案管理部门的工作人员不同于生产一线的职工，学习能力低，对现代信息化的接受能力较差，不利于档案管理模式向信息化方向发展。其次，据调查研究显示，很多国企人事档案管理人员一般都是受照顾的老弱病残对象、或者非技术人员，因此不仅缺乏积极进取的工作精神，还缺少专业技能，严重阻碍档案管理水平的进一步提高。

3、人事档案管理资料不够完善

目前，我国企业在人事档案资料记载方面不够完善，很多企业只是简单的录入员工的姓名、职务、文化程度、籍贯等，难以充分反映员工的专业技能和业务水平，不利于企业人力资源的进一步开发。而且在档案管理过程中，很多企业缺乏对员工能力的正确评估，并实行条块分割制度，实行人才垄断。尤其是在档案管理信息化发展的过程中，档案资料的不完善，使得网络信息管理内容空洞，难以充分发挥人事档案在企业发展中的应用价值。

4、人事档案管理制度的不规范

我国国企人事档案管理制度不够规范，由于很多企业的职员调动频繁、薪水待遇也随意改动，使得很多员工的薪水等级和任免信息难以及时完善，而资料不完整不利于进行系统的网络信息汇总。此外，很多企业单位人事档案管理工作人员的态度不端正，私自变更工龄、篡改履历、编造虚假材料等现象十分严重，甚至存在公报私仇销毁或伪造档案的劣迹。因此，这种不正之风不利于构建规范化、信息化的人事档案管理制度。

3 国有企业人事档案实现信息化管理的具体措施

信息科技诞生后也相继产生了许多相关技术和软件，其中档案管理技术的出现为我国国有企业档案管理提供了现今的技术基础，并且国有企业人事档案管理的信息化相比传统管理模式有着突出优势。首先，国有企业人事档案管理的信息化能够实现档案信息的长期保存，对比传统纸质版的档案管理模式来说，信息化的档案管理模式能够将档案信息保存到信息库中，只是占有一定的存储空间不会像传统模式那样占有现实空间，并且信息化档案管理时所耗费的管理成本低，因此，信息化的管理使得档案信息的长期或者永久保存成为可能，不仅实现了档案信息的永久保存，并且对于档案的管理质量来说也是极为可靠的，所以实现档案信息的长久保存是信息化管理的一项优越之处。其次，信息化的档案管理模式更加便捷可靠，能够使档案信息得到共享，我国国有企业数量非常多，各个国有企业内部档案资料非常复杂，管理起来难度非常大，管理人员的工作量也就相应加大了，因此，档案管理实现信息化能够将复杂的档案管理简单化，以此来促进档案管理工作的发展进步。

1、重视信息化人事档案管理建设

我国国企应该进一步提高对人事档案管理工作的重视程度，进一步推动档案管理信息化发展。首先，加强对国企管理人员的培训与考核，使他们重视人事档案工作，建立健全相关的机构和岗位。其次，加大对人事档案管理网络信息体系建设的投资力度，比如完善电子档案阅览室、引进先进的信息网络系统等等。旨在进一步促进企业档案管理信息化发展，从而充分发挥人事档案管理的优势，开发人力资源，提高企业核心竞争力。

2、提高档案管理人员的综合素质

国有企业应该进一步人事档案管理工作人员的综合素质。首先，提高档案管理工作人员的入职门槛，聘请专业人员，并且兼具基本网络信息技术，为管理信息化提供人力支持。其次，企业应该定期对档案管理工作人员进行考核与培训，通过召开专业讲座或者公派外出学习提升工作人员的专业技能。此外，建立健全獎惩制度，鼓励档案管理工作人员不断的创新路径提高工作效率，进一步推动档案管理信息化进程。

3、完善国企人事档案的管理资料

我国企业应该进一步完善人事档案的管理资料，为信息化发展提供详实的数据，从而充分发挥人事档案的价值。首先，制定明确的档案记录标准，切实反映工作人员的专业技能、工作业绩、生平履历等等，可以为企业发展过程中人才的选拔、职位的调动提供客观的数据。其次，提高人事档案管理的综合效应，杜绝条块分割制，打破对人才的垄断，使人尽其力，进一步提高企业的经济效益。

4、完善国企人事档案的管理制度

首先，建立健全对人事档案管理的审核体系，保证档案资料的真实性、科学性、详实性。其次，完善国企人事档案管理制度，对于虚报、销毁、伪造、篡改档案资料的行为要严厉打击。此外，档案信息应该及时更新，企业对员工的调动也应该酌情考虑，尤其是在薪水等级与职务升降等方面。这样才有利于保证网络信息档案数据的丰富，实现人事档案资料的共享。

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