对湖北省水文基层单位电子文件管理工作现状的思考

程良伟+兰磊

摘 要：快速发展的信息技术，使得电子计算机被广泛应用于水文系统中，进而产生了大量的电子文件。如今，摆在我们面前的首要任务便是加强水文基层单位的电子文件管理，使之朝着档案数字化、网络化与信息化方面发展。本文立足于湖北省水文基层单位电子文件管理工作现状，提出了加强电子文件的管理的具体措施，旨在提升电子文件管理效率与质量，促进水文基层单位的进一步发展。

关键词：水文基层单位；电子文件；管理

近年来，计算机技术被广泛应用于水文工作中，进而产生了大量的电子文件，比如日常办公系统、水质资料整编系统等均通过对水文数据的采集、传输、接受、分析以及计算来产生不同的电子文件，其中囊括文字、图形、声音与图像等。而为了避免信息被更改、丢失，保证单子文件的真实性、可用性，就需进一步加强电子文件管理工作。

1 湖北省水文基层单位电子文件管理工作现状

（一）对电子文件重要性认识不足

对基层水文单位而言，还未充分认识电子文件管理的意义和作用。单位仅仅是将电子文件存储于硬盘内，而没有整理、鉴定与归档电子文件。有时针对从网上接收的其它单位的来文，均未备份保存电子文件，只将纸质文件打印出来。另外，由于计算机系统的存储量不足，进而删除历史文档，以致于出现无档可存的局面。

（二）电子文件的不安全性带来了长期保存的困难

长时间以来，电子文件的不安全因素均极大地影响了电子文件的安全保管与长期保存，而其中就包括电子文件对软件设备的依赖、不能直读、数据易丢失、信息和载体分离等。若不解决这些问题，将会加大电子文件的管理难度，进而对进一步扩展与深化办公自动化造成阻碍，丢失大量电子文件。

（三）人员素质不能满足工作需要

电子文件的归档和管理，需要文档人员在拥有一定档案业务知识的同时，可对计算机技术进行熟练掌握，如此方可同现代档案工作相适应。但就实际情况而言，兼职现象在水文基层单位中较为普遍，相关档案管理人员既不精通管理业务，也无法对计算机予以熟练操作。而这也就造成其在实际工作将有用的文档删除，或由于病毒入侵和工作失误等，损害到数据，让系统趋于奔溃。

2 新时期加强水文电子文件管理的具体措施

（一）转变观念，积极推行档案管理的电子化

日益普及的计算机，让办公自动化成为现实，进而极大地改变了传统的办公形式，而这不仅是时代发展的产物，也是社会进步的必然趋势[1]。就意义与作用上来说，多媒体形式（包括声音、图像）的电子档案，明顯优于传统纸质形式的档案，极大的便利了之后的查考利用，其既可快速、准确对领导决策与各项工作提供凭证与依据，也能促进基层水文单位管理水平的提高，帮助档案管理人员对历史资料、数据做出科学分析。鉴于此，水文基层单位领导应提高电子文件的管理意识，将其纳入重要工作范畴。同时，档案部门应利用所有可利用的方式，如广播、单位内刊和电视等对电子文件的重要性进行宣传，促进单位电子文件管理意识的提高。

（二）依靠原纸质档案立卷，做好电子文件管理

目前，水文基层单位的电子文件归档不能与纸质档案脱离，双套制可使电子档案的真实性得以保证。因纸质文件归档已经过多年实践，故工作基础相对较好，各立卷部门均设立了分管领导与立卷人，以对立卷工程进行督促检查。为此，电子文件归档也应以人为本，立足于纸质档案立卷，制定一套严格的电子档案归档制度。负责归档的文书人员应充分熟悉档案工作，并能够熟练运用计算和信息系统。

电子文件归档较纸质档案而言，其涉及的问题更为广泛，因而也受到诸多因素的制约，若仅依靠档案部门，势必完成的难度非常大，因此充分结合懂业务的文书部门、网络部门和档案部门，形成多部门联动，协调配合[2]。在鉴定电子档案工作价值上，最有发言权的无疑是文书部门，其对纸质档案的分类归档十分熟悉；而档案部门则负责对归档的原则、方法予以掌握，了解全局，起把关与统筹作用；网络管理人员可对信息管理管理进行设计与维护，并对电子信息进行管理，这三者在电子文件归档制度化、标准化工作中具有至关重要的作用。所以三部门应相互渗透职能，将各自优势发挥出来，以保证电子文档的质量。

（三）监督电子文件形成的全过程，保证信息的完整与安全

电子文件在形成过程中常被修改与补充，且一般都不着痕迹，一旦覆盖了一些具有重要保存价值的信息，要恢复起来就非常困难，进而影响到以后的利用[3]。通常电子文件都形成于业务部门中，若业务人员未对草稿性电子文件的重要性有一充分认识，或者鉴别不准确，就需要档案部门对其予以监督与指导，且对电子文件的形成规律与过程做到主动了解与掌握，监督从电子文件的设计阶段便开始，并在处理电子文件的全过程中充分体现收集、积累、整理、归档，将其当做一项经常性工作来做。如此既可使电子文件的原始与真实得到保证，也不会对其系统与完整进行破坏，对电子文件的安全起到保护作用。

（四）注重计算机软硬件的安全

计算机安全是电子文件安全的基础，由于电子文件均储存于计算机中，因而不仅要对计算机的安全予以保存，防止病毒入侵和硬件上破坏，也要对电子文件的数据安全引起重视，以免被人为修改。由于涉及到保密问题，因而水文基层单位的电子文件不宜公开，而文件生效的主要标志就是印章与签署，所以在现有技术条件下，仍需以纸质形式保存部分具有凭证作用与法律效力的文件。因为电子文件载体与信息技术存在一定的不稳定性，加之电子文件容易被修改，所以把重要的电子文件以硬盘的形式拷贝存档就很有必要，以使数据安全得到保障。水文基层单位针对局发文就可采用电子归档，归档过程应对安全与保密予以重视，制成光盘妥善保存。档案部门应将相应的电子文件的编码与存址清楚标注在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中。同时为了方便之后利用时参照互补，也需将相应的纸质文件的档号及存址清楚注明在电子文件归档目录“备注”项中。

（五）提高档案工作人员的业务素质

目前，电子档案管理的首要任务便是加强培训档案人员的计算机技术，培养复合型人才，促进档案工作人员业务素质的提高。档案人员既要对有关档案管理的规范要、理论知识和日常管理工作有一全面掌握，且相应的计算机知识也是必备的。同时需对文字处理、排版、文邮件的收发做到熟练操作，还应会处理与操作对媒体文件（包括声音与图像），将一些平常的管理维护工作落到实处。档案部门可针对这一方面展开业务培训，对档案人员以分期分批的形式培训电子文件与电子档案管理相关的内容；并组织档案人员走出去学习借鉴其它单位的电子文件和电子档案管理的经验；同时召开电子文件和电子档案管理现场会，对这方面的先进经验予以推广，以促进档案工作人员业务素质的提高。

3 结语

随着现代水文工作中大量产生的电子文件，使得水文基层单位开始重视电子文件的管理，加强电子文件管理可有助于水文信息更好的服务社会，同时以优质数据助力水资源开发利用、防汛抗旱等决策的制定。

参考文献

[1]路雄英. 刍议信息化环境下电子文件管理[J]. 浙江国土资源，2014，（07）：34-35.

[2]刘越男. 我国电子文件管理的现状、问题与对策[J]. 电子政务，2010，（06）：10-16.

[3]李晓龙. 浅论基层单位电子文件归档[J]. 兰台内外，2016，（04）：46.