提升档案管理水平的思考

刘璐

摘 要：随着我国市场经济体制的建立与逐步完善，用人制度也进一步市场化。档案管理作为一种管理手段，在社会发展中发挥着越来越重要的地位和作用。随着社会经济的发展，档案管理的科学化问题已经被提到议事日程上来。档案储存了人类发展历程的知识财富，可以再现人类文化，在维系人类社会连续性方面具有不可替代的作用，所以應该加大对档案管理的宣传力度，不断提高所有人员对档案工作的重视，特别是单位领导的重视。档案管理人员也要积极与时俱进，不断学习新知识、新手段、新技术，不断提升档案管理人员的档案管理能力，以逐步提高自身综合素质。

关键词：档案；档案管理；建议

现代管理实践证明，科学决策与管理、信息密不可分。文件信息包含在人类发展的重要信息资源中，在所有的信息资源真实性当中，档案信息携带的原始信息资源是最全面、最可信赖、最权威的，是推动社会向前发展的主要因素，在促进人类文明发展中发挥越来越重要的作用。因此，要注意加强档案管理，积极探索有效提高档案管理水平的途径。

一、档案及档案管理

档案是指对人们在现实生产生活中的各种信息所做的的原始记录，是对人们以前实践活动的真实记录。档案工作的根本目的在于利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，根据现代档案学者的观点，档案的内涵是指社会个体、社会组织、国家机构在各种社会活动中所形成的不同形式的有价值的历史记录。档案储存了人类发展历程的知识财富，可以再现人类文化，在维系人类社会连续性方面具有不可替代的作用，可以说是历史的粮仓，为人们研究历史、总结经验提供了非常可靠的材料。档案管理是指档案工作人员对档案信息以及档案实体进行直接的开发、利用并给予全面维护的业务工作。主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，二是对档案中所包含信息的管理。

二、做好档案管理工作的几点建议

（一）加强档案管理意识，变被动的资料管理为主动服务

目前，许多企业都没有专门的档案管理部门，也缺少人事档案管理，这主要是由于各部门对档案管理工作重视不够，没有充分认识到档案的独特价值。为此，应加强档案管理宣传工作，明确宣传对象，根据不同需要对内容进行不同形式的宣传。

在目前的市场经济中，档案部门不直接产生利润，所以很容易忽视它的重要性。有的单位归档等组织合并，文件管理人员很少，认为文件管理人员比较闲置，薪资待遇差。面对困难，档案工作者应积极大胆创新，而不是仅仅消极的把档案部门的职能定位管理资料上。不可能简单地了解收集、识别、排序、编目、使用等的基本链接，否则会极大地影响文件管理的级别。档案部门应积极围绕单位的业务、领导决策、研究等主动提供高效、快捷的服务，这也是在档案单位中主要依靠和价值。在所有企事业单位中，档案管理主体应积极适应新时期的要求，转变传统的“无所作为”、“守库待查”的观念为“搞好开发、利用给企业和社会创造效益”的观念，将被动服务转变为主动服务。

（二）加强宣传，引起领导重视

领导的重视是保证档案管理工作顺利进行的前提，只有领导重视，建立编制档案管理人员，所有分配的资金有保证，在实际工作中遇到的问题得到有效的解决方案，使档案管理工作的顺利进行。当今社会对档案管理提供了很好的宣传资料，档案管理人员应尽量抓住每一个机会，积极加大宣传力度，有条件的单位可充分利用报纸和其他出版物，以及内部广播的形式宣传档案管理的意义和价值。让单位各部门和人事档案管理人员了解什么是什么，什么是档案室，什么是档案与工作的关系以及与员工的利益的关系，如何在需要时使用。

（三）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

档案管理水平的高低，取决于档案工作者的素质。在加强思想政治教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案管理员建立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的工作理念。加强档案管理工作，完善档案管理的相关规章制度，逐步实现档案管理的规范化、制度化，充分体现档案的“历史”特征。积极采取措施，提高保管、档案借阅、保密、归档的业务水平，以及每一个环节的识别，在档案材料收集的过程中，要综合考虑到其手续的完备性以及表述的准确性，此外还要了解档案的观点是否明确等，保证档案在收集和归档过程中不出现丢失、积压的情况，真正的实现反映事实的作用。同时，跟随时代发展的主旋律，加大投资力度，对他们进行相应的业务培训与管理意识培训，让档案工作人员能够适应档案工作科学化的要求，让他们能够熟练的掌握最新的档案法规制度和最新的档案工作行业标准。坚决按照现代化管理的要求，重视信息的准确性、唯一性，做到划分准确、条目清楚、排列有序、查找便捷。

（四）抓好检查环节，列为年终绩效考核内容

档案管理人员要定期归档文件，做好检查和文件存储等，对违反规定的行为限时纠正，不断提高工作人员的积极性以及责任心，把档案管理工作作为年终绩效考核的一个重要组成部分，考核结果作为评估每位负责人的一个重要指标。

（五）注重提升档案管理人员综合素质

随着社会的发展，各种新技术逐步应用到各行各业，面临着新的机遇和挑战，档案管理工作也受到了一定的影响。过去传统的档案管理业务流程和方法已不能很好地适应今天的需要。因此，档案管理人员要积极跟上时代的步伐，不断学习新知识、新方法、新技术，不断提高档案管理人员的档案管理能力，逐步提高其综合素质。第一，档案管理人员应该具有正确的价值观，具备无私奉献、踏实勤奋的优良品质，具备高度的组织性、纪律性，能够严格遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。第二，应加强档案管理人员业务培训，在培训内容的安排上，除档案专业理论知识学习之外，还应不断加大计算机知识的学习，注重网络知识教育，以适应新时期档案管理工作的需要。在培训时应制定学习业务技能的计划，明确方向。依据计划、分类别逐步实施，确保学习系统、扎实、深入，避免盲目与空洞。

参考文献：

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[3]杨芳芳； 韦劼群.无纸化办公对提升档案管理效率的思考[J].广西广播电视大学学报，2015（06）

[4]曹玉芬.浅析提高档案管理水平的思考与对策[J].科技展望品，2016（01）