浅谈电子会计档案在企业中的应用

王兆民

一、引言

为了规范和提高会计档案的现代化管理水平，国家财政部、国家档案局于2015年12月发布了修订后的《会计档案管理办法》（以下简称：办法），自2016年1月1日起施行。《办法》确定了电子会计档案的法律效力，会计档案的取得、使用、归档、保管等均可以通过电子形式管理，进一步肯定了电子会计档案的有效性和对纸质会计档案的可替代性。

二、电子会计档案解析

（一）为何会产生电子会计档案

千百年来会计都是使用纸笔记账，但随着计算机和网络技术的出现，这一情况发生了根本性的转变。计算机技术可以说是迄今为止最为有力的会计核算工具，而网络技术的广泛应用又为财务工作提供了更为高效快捷的手段。现如今，无论是大型集团，还是小微企业，无论是财务核算，还是纳税申报，都离不开计算机和网络的应用，很难想象如果脱离开计算机和网络，我们如何将财务工作进行下去。

纸张作为会计核算信息的载体，随着计算机和网络的普及，正在逐步丧失主导地位。经过二十余年的发展，现如今大中型企业普遍使用ERP软件来满足日常管理需要，小型企业的财务部门也基本实现会计电算化。这些新手段的应用，导致企业时时刻刻都在产生大量的电子数据，也就生成了大量的电子会计档案。

（二）电子会计档案必然性

白纸黑色的纸质档案，看得见、摸得着、存得住，长期以来都是会计档案保存的不二选择。但随着企业大量电子财务数据的产生，纸质会计档案已显得有些力不从心，毕竟要把所有的财务数据打印、装订、归档，是一件费时费力的工作，如果是大型集团企业的话，则是一项庞大的工程，几乎是不可能完成的任务。

因此，电子会计档案是随着会计核算方式的变革而产生的，是将信息化手段应用于财务工作后的必然结果。

（三）保存电子会计档案的关键

虽然电子会计档案是一种全新的档案形式，但其仍然属于会计档案的范畴，日常工作中我们需要按照《会计档案管理办法》的有关规定执行。《会计档案管理办法》明确规定：单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案；当满足特定条件时，单位内部形成的电子会计资料及从外部接收的电子会计资料，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

现代会计核算主要依托于目前广泛使用的ERP系统，ERP系统既是会计核算的手段，同时也是电子会计档案的保存工具。由于ERP系统具备功能多样性，因此能否做好ERP系统的应用及维护工作，将成为电子会计档案能否有效保管的关键所在。

三、实现会计档案电子化的条件

（一）实现电子会计档案的软件条件

由于ERP系统本身能够储存绝大多数的会计核算信息，因此ERP软件是实现会计档案电子化必要的软件之一。

早期的电子会计档案是以会计电算化形式出现的。模拟手工账务处理是早期会计软件的主要特点，它简化了转账、过账、记账、报表等环节的操作，实现了数据的一次性录入，从而减少了重复劳动，同时也降低了出错的可能，大大提高了工作效率，可以说是会计核算方式革命性的突破。随着会计电算化逐步成熟和普及，计算机技术开始向产供销等领域扩展，最终替代了手工传票，实现了业务信息的传递和共享，实现了财务与业务的一体化，ERP系统也就此诞生。因此，ERP系统是具有双重功能，既是广大财务人员日常使用的核算软件，也是存储核算结果、保存会计档案的“仓库”。

数据库软件，是实现会计档案电子化的另一个必要条件。ERP系统将核算的结果保存在数据库之中，数据库软件将这些数据作为一个个的独立元素保存下来，因此可以说数据库软件就是电子会计档案的最终“归宿”。

ERP系统和数据库软件是实现会计档案电子化的两个必要条件，二者相互依存，缺一不可。如果把数据库软件比喻成存储电子会计档案的“仓库”，那么ERP软件就是连接这个仓库的“传送带”，它将核算结果传送到仓库里，又从仓库里将数据取出并翻译成可读的会计语言呈献给信息使用者。

（二）实现电子会计档案的硬件基础

要想实现电子会计档案的保存，除了ERP系统和数据库等软件条件外，还需要具备一定的硬件基础，主要包括计算机、服务器、存储、带库等运算存储设备，同时也包括交换机、路由器、VPN等网络设备。

计算机是每个财务人员所必需的，日常操作大多在計算机上完成。对于使用网络ERP软件的企业来说，服务器也是必需的设备，由于服务器具有大容量存储和较好的安全系数，因此ERP软件的数据端和数据库软件都安装在服务器上。大型集团企业往往会产生海量的数据，需要更大的存储空间和更高的安全等级，同时还要满足异地备份和高可用的需要，仅使用服务器远远不能够满足使用要求，因此还需要增加存储设备、磁带机、虚拟带库等设备。

（三）安全至上原则

电子会计档案属于会计档案的范畴，在安全性方面除了需要满足防止丢失、毁损、篡改等基本要求，同时还要根据“电子化”这个特点，采取针对性的措施来满足电子会计档案的安全要求。诚然会计档案电子化能够为企业财务工作带来很多益处，但它的安全性仍是很多企业不得不面对和思考的问题。

同保存纸质会计档案需要有安全可靠的仓库一样，电子会计档案也需要有一个安全且足够大的地方来保存。对于拥有局域网的单位来说，在局域网内架设服务器和存储是安全和成本比较均衡的方案，能够防范绝大多数风险并且成本可控，也是目前大多数企业采取的方法。如果单位距离比较分散，无法使用局域网互联，也可以使用公有云技术来完成电子会计档案的储存，目前国内许多IT公司都能提供云服务技术，如百度云、阿里云、360云盘等。由于有强大的技术支持，知名IT公司提供的云服务在安全方面是比较有保障的，远高于企业自行组建的远程存储方案，而且一旦出现系统受损的情况，云服务的供应商也更有可能将受损的数据恢复。

电子会计档案的保管同样应当满足不相容会计岗位的要求，即出纳人员不得兼任会计档案保管的岗位。电子会计档案一般都储存在服务器中，财务人员可以通过网络调阅，大大提高了查阅效率，但同时也为篡改会计档案留下了隐患，任何人都有可能“神不知，鬼不觉”地将电子会计档案变更或删除。因此，需要对使用电子会计档案系统的人员权限进行设定，实行按需分配，并且在会计岗位调整时同步调整系统的权限。对ERP等系统的使用进行行为审计，使用审计软件对系统的使用情况进行监督和记录，有效保障电子会计档案的使用安全。

四、利用好电子会计档案，不要让数据沉睡

纸质会计档案归档后再次查阅的机会比较少，如无特殊事项，这些纸质会计档案会一直“沉睡”直到销毁，其中的数据也得不到挖掘整理。所以说纸质档案的作用比较单一，仅仅起到了备查的作用，并不能为企业未来的发展提供强有力的数据支持。

电子会计档案则不然，由于电子会计档案检索查阅十分方便，所以它是非常好的企业财务分析的数据来源。如果将电子会计档案与数据分析软件相结合，则能够构建出企业数据模型，如实的反映企业的经营状况，并在此基础上更好地谋划发展方向。因此，电子会计档案不能仅仅停留在备查层面，而是要更多的 “激活”其内在的数据，让数据更好的为企业服务，这才是电子会计档案所体现出的最大价值。

五、按需定制符合自身条件的电子会计档案方案

电子会计档案具备诸多优点，是未来会计档案保管的重要形式之一，预计今后会有越来越多的企业选择将会计档案电子化。但要实现会计档案电子化，并非一朝一夕之功，需要进行大量的工作，投入大量的资源，无论是人力、物力、财力，还是时间成本，都不是普通企业能够承受的。

构建完整的电子会计档案体系，需要合适的软件以及与之配套的计算机和网络硬件，同时为了维持全套系统的正常运转还需要消耗额外的电能，另外也需要配备专业的技术人员。随着软件系统升级、计算机技术发展及设备逐步老化淘汰等原因，企业为了保存电子会计档案仍需要大量的资金支出。由此可见，并非所有企业都能够承受会计档案电子化所带来的成本压力，这就要求企业要根据自身的需求和能力来选择会计档案电子化的程度。

大型集团企业业务量大、种类繁多，分支机构可能分散在不同地点，会计档案的整理归集难度较大，同时大型集团企业能够提供足够的人力、物力、财力和时间来支持电子会计档案的建设，满足运行所需的资金支持。因此，大型集团企业比较适合全面的会计档案电子化，虽然需要投入较大的成本，但从节省纸质档案成本和档案保管便利性方面考虑，还是电子会计档案更具性价比。

中小型企业由于没有大型集团企业的需求以及财力方面的支持，不宜将会计档案全面电子化，而是采取电子会计档案和纸质会计档案相结合的方式。企业可以视情况将部分会计档案打印、整理、归档，按照纸质档案的保管规定办理，这样既能够满足会计档案的保管需要，又能有有效的节约成本。

六、结语

修订后的《会计档案管理办法》给未来会计档案的管理工作带来了许多新的课题，未来很长一段时间会计档案仍将由电子会计档案和纸质会計档案共同组成，电子会计档案与纸质会计档案之间可通过建立索引关系实现互阅互查，同时可考虑构建电子会计档案的格式标准和归档标准，以确保《会计档案管理办法》的真正落实。