论公证档案的理解及建议

张泽俊

摘要：公证档案是国家公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。保管、整理好公证档案是公证机关的重要任务。公证档案在预防纠纷、减少诉讼，保障民事、经济活动的顺畅进行、维护社会安定方面起到了不可替代的证明作用，是国家档案的重要组成部分，同样也是社会信用体系建设和民生档案的重要内容之一。

关键词：公证档案；理解；建议

公证档案作为公证活动的有形记录，是当事人和公证人关于特定公证事项言行情况的最原始、最真实的第一手资料，是起诉失信者或调解纠纷最重要的法律依据。公证档案的来源广泛、内容复杂，涉及社会政治经济生活的各个方面。公证是国家公证机关依据《中华人民共和国公证法》在公证业务活动中按照一定的程序形成的，具有特定书证的作用。公证事项一旦经过合法公证，其真实性和合法性就被公证机关认可，它对市场经济活动中的行为人起着强有力的约束作用，在当前信用体系还不健全的情况下，公证档案能以无形的威慑力敦促当事人自律自强、诚实守信，从而起到预防纠纷、化解风险的作用。公证档案是国家公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。保管、整理好公证档案是公证机关的重要任务。公证档案在预防纠纷、减少诉讼，保障民事、经济活动的顺畅进行、维护社会安定方面起到了不可替代的证明作用，是国家档案的重要组成部分，同样也是社会信用体系建设和民生档案的重要内容之一。

一、公证档案是公证机关证明活动的真实记录，具有重要的查考利用价值。公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类。其具体划分原则是：凡涉及公民个人的人身关系、财产关系的公证事项、包括保管遗嘱和其他文件均列为民事类，凡涉及经济活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类，凡是当事人或文书使用地有涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉外经济类。 科学有效地管理好公证档案，是公证部门的一项重要任务，是公证活动的重要组成邵分。

二、 按照《公证文书立卷归档办法》要求，公证案卷的排列顺序为：卷宗封面；卷内目录；公证书正文；公证书签发稿等。即公证案卷的基本内容通常有公证书正文、公证书审批表、公证申请表、当事人的身份证明材料、当事人提供的有关证明材料、谈话笔录、收据及送达文书等。

三、建立健全档案管理制度，制定《文书档案综合管理办法》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案管理制度》、《保密制度》等一系列档案管理制度，落实专人管理，明确了责任，在文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现制度化、规范化，做到收集齐全、分类合理、组卷科学、归档及时。要安排专人对电子文件进行归档管理，使档案管理逐步走向电子化。

四、档案业务建设工作

1.有适宜保管档案的专用库房，能容纳近几十年的档案资料，档案专用库房门窗坚固、位置适当，不潮湿、不漏雨，备有温度计、干粉灭火器、空调、电脑等设备保护档案，以确保档案资料无安全隐患。

2.有数量充足、质量较好的档案专用柜架，档案装订严格按照国家标准要求装订。

3.归档文件严格按照档案立卷归档制度整理归档，符合有关规范要求。

4.將文书档案、会计档案、声像档案、基建（灾后重建、重点建设项目）档案、实物档案、电子档案分门别类整理归档，并且归档文件资料齐全，符合规范要求。

5.根据实际情况，建立了档案借阅和利用登记制度，完善《借阅档案文件登记薄》，做到了查阅登记、退档注销等手续齐备。档案管理利用率得到明显提高，特别是公证档案，在提供证据、查找合同依据等方面，为当事人提供快捷、方便的服务。

6.严格按照上级业务主管部门的要求在规定的时间内报送纸质文件目录及电子文档目录。

五、档案借阅工作

1.建立公证档案借阅登记簿。公证机构公证人员因工作需要借阅公证档案的，履行借阅登记手续，可以借阅一般公证档案。本机构公证人员借阅涉及国家机密、个人隐私的密卷，各公证机构可以自行规定借阅批准程序。

2.人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查卷函件，经公证机构领导批准后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的，借出时要交点清楚，办理正式借据，并限期归还。其他部门、个人一般不得查阅公证档案，特殊情况的必须查阅的，出具查阅证明，经公证机构领导批准，可查阅一般档案。

3.律师因诉讼代理需要查阅公证档案的，应提交律师身份证明、律师事务所调查证明，公证当事人同意律师查阅的委托书，经公证机构领导批准后，可查阅当事人提交公证机构的证明材料、当事人的谈话笔录。

4.凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷，以及当事人要求保密的公证档案，一般不予借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，经公证机构负责人审批后方可进行。

5.凡经批准允许查阅的公证档案，可以摘抄或复印所查阅的内容。

6.公证机构可以根据自身情况针对不同情况设立借阅期限。档案管理人员对供阅或借出的公证档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件材料缺少、涂改、增删、污损等，向公证机构领导汇报并及时追查有关人员责任。

7.档案管理人员必须严守保密制度，不得违反规定向任何人提供档案或扩大使用范围，不得向他人泄漏档案内容。

六、公证档案信息化建设

要做好公证纸质档案整理及数字化加工工作，具体工作内容应包括以下四个方面：

1.对公证处所有的档案，按照尊重原貌、每件拆装、顺编页号、更换卷皮、重盖签章的原则进行整理、装订和上架；

2.对公证处档案案卷目录进行著录；

3.扫描公证处档案；

4.对公证处所有档案中电子证据数据进行数据复制及数据挂接工作。以实现在现有公证处档案的业务系统中不但能查询到本次加工的扫描图像电子文件，也能查询到这些电子证据数据。具体到项目的实施过程中，应按下列技术要求执行：

1.按照公证处业务管理系统确定合理的卷宗档案电子数据组织规范；

2.保证档案数字化图像清晰、完整、不失真、不影响图像的利用效果，图像分辨率不低于200dpi；

3.严格按照司法部关于公证处档案的相关管理办法和公证处档案管理规范进行整理立卷；

4.数据录入的差错率低于0.5%；

5.采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应选择200 DPI ，文件存储格式为JPEG、TIF格式；

6.扫描过程中保证文件顺序正确及扫描影像的清晰完整、无黑边、方向正确，没有歪斜（偏斜度控制在2 度以内）；

7.资料影像文件的清晰度应最大限度地接近（等同于）扫描原件，扫描内容要完整，画面要端正，凡原件中可识别的内容（污迹除外），在影像文件的打印结果和屏幕显示结果中应亦可识别；

8.索引信息、影像信息要一一对应，保证100% 正确；

9.扫描过程中保证不损坏档案原件，不漏扫，保持案卷的原始性；

10.案卷卷面整洁、干净；

11.数字化内容和文字的清晰，辨认率不得低于98%。

在完成公证档案的数字化加工工作后，需将工作中所形成的案卷检索信息数据、原文图像数据和加工工作记录一并移交公证处，并将档案数据库中的条目信息及其对应扫描图像信息刻录到光盘（DVD、双面DVD）上，制作出一套符合国家标准的通用电子光盘档案系统，利用光盘永久保存档案的原件信息，增加数据的安全性。