浅谈规范文书处理与提高档案质量的关系

【摘要】文书档案在食品、药品检测工作中起着非常重要的作用，是食品、药品企业应该重视的问题。本文通过从档案收集不全、档案残缺、档案案卷质量这三方面出发，论述了规范文书处理与提高档案质量之间的内在关系，揭示出文书处理不规范、档案质量下降的原因，确立了文书处理工作的规范是提升档案质量的基础，希望可以对相关工作人员起到一定帮助。

【关键词】规范文书处理；档案质量；文书档案

前言

近年来，随着文书档案的发展，其管理形式也出现了很大变化，所有档案在管理过程中实现了电子扫描，让档案管理工作更加方便。但在档案利用和提供过程中，由于文书处理不当，对档案质量影响较为严重，比如：一些重大事件在档案中并未体现，有些档案卷面模糊，而且出现文件破损情况等。上述问题的出现影响了档案的直接利用。

一、文书处理与档案收集的关系

想要实现文书资料的全面收集，一般包括以下两个环节：第一，将工作中形成的或者已经办理完毕的，并且经过价值考证、收文、发文等一系列环节，最终实现档案的备份、组件、立卷和归档。第二，要将不需要归档的档案进行剔除，保证档案管理的完整与精练，避免出现方案空白现象。想要保证档案的完整和精练，必须实现文书工作与档案工作的完美配合。一方面，文书工作要做好文书材料的全面收集工作，这样可以保证档案收集的全面性。另一方面，要对档案质量进行严格把关，确保文书处理部门进行合理立卷，提出影响档案质量的文件和资料，避免档案管理工作中出现繁杂现象，提高档案的精练程度[1]。

从目前实际管理情况来看，影响档案质量的主要原因就是资料不全，如果不能保证文书资料的全面，一定会使档案内容出现空白情况。因此，在文书工作开展过程中，需要根据《档案法》等相关条例，做到系统、准确的收集资料，并与单位实际情况相结合，制定出一套完善的文书处理制度，提高文书处理的工作效率，保证档案合理规定。例如，在某单位的文书处理工作中，为了提升档案收集质量，减少了文书处理中公文规定，做到了精简发文，这样，工作人员可以有效避免文书重复处理。同时，该单位领导人员注重员工责任心的建立，通过视频讲座形式，展示出了文书处理工作和档案收集之间的关系，提高了工作人员的工作热情，尤其是在文件的收发和查阅工作中，工作人员做到了认真仔细，确保文书材料具有较高的完整性。通过上述管理方式的实施，该单位将档案质量提高了一个层次。

二、文书处理与档案残缺的关系

很多时候，在档案使用过程中，人们很容易发现档案内容出现严重残缺。例如在某机关单位中，这种现象较为明显。该单位在资料收集工作中，存在向上级请示环节，但很难得到有关批复，尽管有上级批示，也没有出现良好的办理结果，很多档案出现没有标题、缺少标号、不署名、物发文时间等，这使得一些重大事件在档案中没有体现出来。

想要有效改善这种档案残缺现象，工作人员就必须合理掌握文书处理规范。在发文过程中进行严格把关，审查文件格式和内容是否规范，是否符合档案建设质量标准，文字和标点等细节是否正确，坚持一文一事制度，保证文件推动人员进行真实署名，最后进行档案的登记、编号和发出。

另外，文书处理部门的立卷，也能有效解决档案文面的残缺现象。如果文件得到了相关领导的批示和审阅，在所有工作流程结束之后，有文书处理部门进行存件手续的办理工作，并有该部门进行封存和保管，将帮里手续和流程记录以文件形式记录在档案中，保证处理制度的合理，将档案残缺问题有效避免。

三、文书处理和档案质量的关系

由于部分档案的保管时间过长，在保管和利用中容易出现用笔不当问题，最终造成档案的卷面破损，字迹也变得模糊，从而影响到档案质量。出现上述情况的原因，除了档案管理设备不全之外，管理人员在开展管理工作时也存在很多问题，其次，就是在文书处理上存在不规范行为。

在一些基层企事业单位中，由于缺少新型档案管理设备，在文稿形成过程中使用了容易褪色的圆珠笔，圆珠笔迹很容易因为受潮而褪色，最终出现字迹模糊现象。因此，在文书资料收集和处理过程中，必须严格遵循档案规定，用符合标准的筆墨进行记

录和书写[2]。

档案工作的质量基础就是文书处理，而如何让档案质量有所保证，是目前企业管理中需要解决的重要问题。文书工作规范的建立，对我国档案的完善和补充也起到了重要作用。另外，在档案质量提升过程中，如果没有文书处理部门的协调和配合，即使档案部门在档案保管上做出再多的努力，也不能保证档案在内容上不出现缺陷。

总结

综上所述，档案工作与文书处理工作存在密切联系，通过对二者关系进行论述，有利于档案质量的提升和文书处理工作的规划发展。在此基础上，由于档案质量的提升，对单位和个人的发展都能起到一定促进作用。未来，随着社会经济的不断发展，相关部门一定要提升对文书归档的重视程度，从而保证档案得到更加合理的应用。

【参考文献】

[1]刘磊.文书档案管理中存在的问题及对策探讨[J].办公室业务，2017，05：118.

[2]马永丽.关于电力企业档案管理现代化的研究[J].科技经济导刊，2017，09：208+210.

作者简介：李伟娜，女，汉，湖北南漳，现任襄阳市食品药品检验所，助理馆员，2004年6月毕业于湖北财经高等专科学校，2008年毕业于湖北省委党校法律专业，2005年从事档案及办公室工作至今。