核电厂归档文件移交过程中的质量保证与质量文化

[摘 要]核电厂的文档管理工作贯穿于整个工程项目过程，从项目准备阶段开始，历经开工审批阶段，项目建设阶段，再到项目竣工验收阶段，同时质量保证也伴随着整个工程项目过程。如何在每一个环节上做到文档管理工作保质保量，如何让各级文档管理人员从被动到主动的遵守程序，实现每一个步骤，把好每一道关是我们努力的方向。

[关键词]质量；质量保证；归档；文件移交；

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）25-0288-02

[Abstract]Document Management， as well as quality assurance， goes through the whole process of project， from preparation phase to approval and construction phase， and to completion acceptance phase. To put quality assurance into document management work in every process， to lead all document management staffs to follow the procedures from passively to initiatively， and to guarantee the quality of every process， are our goals.

[Key words]Quality， Quality Assurance， Filing， Document Transfer

0 引言

核電厂因其特殊性、重要性，安全问题在核电厂尤为重要。坚持“安全第一、质量第一”的方针，是核电厂工程控制的基本原则。在核电建设过程中，核安全和质量必须得到充分保证，以建立和保持有效的纵深防御，实现保护工作人员、公众和环境免遭过量辐射危害的核安全总目标。

文档管理与安全和质量息息相关，公司各个职能部门在各自业务活动过程中产生的文件记录，客观且详细记述了核电业务各个环节和流程，文件记录的质量关系着工作开展的质量，也为后续的持续借鉴提供了重要依据和凭证。核电厂是一个人才密集，技术密集，资金密集的地方，各个环节工作的实现需要依靠完善的质量保证工作，其中包括文档管理工作高质量的完成。为了确保文档管理工作有效发挥作用，各级管理人员在工作过程中必须遵守相应的程序要求，本文中将着重介绍和分析的公司归档文件移交过程就是如何实现质量保证的过程。

1 建立内容完整、层次分明的体系文件，为归档工作提供依据

依照《档案法》，《公司法》《企业档案管理规定》，企业对其子公司、分公司、控股公司及所属单位档案的收集、管理利用和处置，都有领导和管理的责任。比如我国的《公司法》规定，有限责任公司股东有权查阅并复制公司章程、股东会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录和财务会计报告。

贯彻执行《档案法》、《企业档案管理规定》、《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》等有关法律、法规和方针政策的同时，信息中心制定了一系列本企业文件材料归档和档案保管、利用、移交、销毁等规章制度，有《档案分类》、《文件记录的归档管理规定》、《文件记录归档前的保管规定》、《文档利用服务管理》、《文档销毁管理》等公司级管理程序，覆盖了从文件形成到文件归档的所有环节，在不断的完善改版中体现了文档全生命周期的管理目标和要求。依据上述公司级程序又集中编制了“部门归档分类和范围确认表”以及“公司文件材料归档范围和保管期限表”等文件用以指导实际归档工作。

2 建立结构完整、职责明确的组织机构

业主公司建立了自上而下的完善的的文档管理组织机构。

首先，业主公司分管领导全面负责公司的文档工作，负责审查批准文档管理工作规划、计划，负责组织建立健全文档工作规章制度，将文档工作纳入公司发展规划和工作计划；负责将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目的工作职责和和有关人员岗位职责，并对执行结果进行考核； 负责维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障；负责在公司资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求；负责组织按规定向上级档案机构或相应单位移交档案。

其次，公司的文档归口管理部门是信息中心。信息中心负责制定公司文件、档案和资料的各项工作规章制度、工作程序；负责统一收集、整理、鉴定、保管公司综合档案，管理档案全宗；负责公司工程和生产文件、资料的收发运转、保管、更新、提供利用；负责指导和监督检查总承包方和公司各部门的文档管理工作及归档业务；设置与管理公司各类档案库房、科技图书资料室、阅览室；负责公司文件、档案和资料的信息化工作。

再次，在各部门建立文档工作的配合组织，如各部门的文档管理工程师，作为兼职文档工作管理人员在各个部门发挥了重要作用，在日常的重要文件收集、整理、分类、排列、归档、移交的工作中起到了承上启下的作用。信息中心定期对各部门文档管理工程师进行文件整理、档案移交等方面的培训，这对加强业务管理能力、加强全员档案意识有着很大的帮助。

综上所述，通过建立各级组织机构，明确各级职责、接口，体现了质量保证的“凡事有人负责”的原则。

3 加强文件移交过程控制，不断提升质量

为规范公司文档管理，全面有效地控制和管理各部门需归档的文件和记录，每年年底信息中心组织各部门制定和填报第二年的归档工作计划，收集汇总并形成《公司年度归档工作计划》。每月由信息中心负责将年度计划分解并及时发布月度分解计划给各部门进行跟踪。

根据程序要求，每月10日前各部门需将本部门需归档文件清单提交至信息中心，以便能及时掌握各部门归档文件的类目，数量及范围，为后续归档移交工作做好准备。从《公司年度归档工作计划》发布之日起，各部门文档工程师着手组织对本部门的需归档文件进行细致的梳理、整理、分类、组卷，档案整理严格按照“谁形成谁立卷”的原则，遵循文件材料的形成规律，保证档案材料的齐全、完整和准确；严格按照公司文件记录整理和归档制度和要求明确归档范围、保管期限、文件密级、归档质量要求及归档控制措施。

部门内部在整理归档文件时一般会安排一个业务人员指导和配合文档管理工程师一起完成文件的分类，鉴别等工作，例如：一份施工问题协调会的会议纪要到底是作为施工管理类（H141）来保存，还是作为部门管理类（B13）来保存呢？这就需要我们工程业务人员来具体问题具体分析，怎样保存有利于档案的后续查阅，怎样便于后续的服务利用就怎样保存，在这里各部门根据自己的业务职能工作中的习惯来确定。同时，在档案人员收集、接收归档文件时，凡是不符合程序中文件材料质量要求的，应督促文件形成者提交符合质量要求的文件；在归档文件整理时，应按照相关标准规范进行整理，确保案卷质量符合规范的要求。最常见的问题是“复印件”问题，原件因种种原因已缺失。信息中心及时介入，了解情况，并根据实际情况提出建议方案。原件缺失问题需引起各部门领导以及各业务部门的重视，需及时保存好原件，及时归档，建立起部门文件保管制度。原件缺失后，复印件原则上不予存档。各部门需根据文件的查考价值判断在原件缺失的情况下复印件是否需存档，如确实需要按复印件存档，需在备考表中明确备注原件的去向和缺失原因，用以保证档案的严谨性，完整性和可追溯性。

信息中心会在部门归档任务到期前到各部门实地查看和指导，如有问题及时提出并避免再次发生。在各部门将组卷完成的文件记录移交后，信息中心立刻组织文档专职人员进行检查和核对，检查的范围包括档案分类是否正确，档号是否填写准确，标题是否清晰明确，密级是否准确，打码和签字是否完整等等。发现问题时文档专职人员会随时记录，并及时反馈移交部门进行修改和补充，最终经检查无误后移交部门向信息中心移交一份由部门移交人、部门检查人和部门负责人签字批准的归档文件移交清单，信息中心在接收人处签字，至此归档文件移交流程圆满结束。

文件实行“谁形成，谁负责”的原则，即使验证层次再多，也不能免除或减轻实施者在完成自身工作中所应负的质量责任。

4 质量文化建设的关键是人

质量文化建设的关键是人，加强质量文化建设是一个持续的，长期的过程。人作为第一要素，又具有很多缺点，会产生失误。但是人的主观能动性又在发现和消除潜在的质量问题方面是有效的。这就需要我们在公司的各个工作领域从上到下都要贯彻安全方针，安全理念，严格遵守相关法规和程序，接受考核和培训，掌握质疑的工作态度，严谨的工作方法和相互交流的良好习惯。公司在这方面非常重视，就文档管理工作而言为大家提供培训机会，不管是请专家授课、内部讲师培训还是外出培训，都取得了良好的成效。公司内还举办国际档案日答题竞赛等活动，有效提高了全员档案意识，提升了大家对档案工作的参与热情，鼓励广大员工积极参加集团公司举办的视频会议或各种研讨会。广泛的交流、借助外力、借鉴和分享能让我们的视野更加开阔，有利于提高公司整体的文档管理水平。

5 小结

我们将继续坚持公司“安全第一、质量第一”的方针、坚持“一次做好，持续提升”的安全理念，发挥各方優势，发挥文档管理人员的主观能动性，更好的了解质量保证与归档文件移交工作的联系，始终将质量理念牢牢的贯彻到核电厂的归档文件移交过程的每一个细节当中去。

参考文献

[1] （HAF003：1991） 《核电厂质量保证安全规定》[S].

[2] 李和平，《企业档案工作规范》[M].北京：中国档案出版社，2010.

[3] 耿其瑞，孙汉虹，程平东，《走向成功的哲学-从秦山-恰希玛到AP1000》[M].北京：中国电力出版社，2011.

作者简介

吴琼子，1980年10月出生，女，籍贯甘肃，硕士研究生，现在国核示范电站有限责任公司从事文档管理工作。