人事档案管理中存在的问题及完善措施

魏祥龙

[摘 要]人事档案是人才信息最主要的来源，同时也是企业内部人才信息的载体，所以，人才档案管理在企业单位人才利用方面发挥着关键性的作用，并为其提供了有价值的理论依据。现阶段，社会经济得到了全面发展，而市场制度也实现了深化改革，为此，人事档案管理工作问题也逐渐突显出来，对于人事档案管理工作的开展造成了严重的负面影响，对于企业单位可持续发展十分不利。所以，文章将人事档案管理工作作为研究重点，阐述人事档案工作的作用，针对其中存在的问题进行分析，并提出具有可行性的完善对策，以供参考。

[关键词]人事档案管理；问题；完善措施

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）25-0326-01

引言

人事档案是在人事管理活动中形成并发展起来的，是对人的经历与工作能力，包括思想品德的详细记录，同时，也是对个人资历和学历予以证明的重要文件材料。除此之外，人事档案与个人组织关系，还有工资与社会福利等内容存在紧密联系，所以，法律效用十分明显。人事档案通常被应用在相关证明的开具与个人转正与职称的申报等多个方面，一定程度上促进了人力资源的全面开发。因此，人事档案收集和整理以及保管的作用十分重要。

1 人事档案管理的重要意义

人事档案管理工作的机密性和专业性很强。人事档案管理工作需要各企业的人事管理部门的全身心投入，要想保证人事档案工作的技术性，相关部门必须高度重视此项工作并且强化自身档案管理水平。如果发现现有的人事档案存在问题，工作人员要立即上报以便领导人员可以及时研讨出解决方案，只有这样才能保证档案管理工作的正确性。人才信息的载体之一是人事档案，由此可见人事档案管理工作在现代社会中的地位。人事档案管理工作决定着人才的选择，如果档案管理工作水平较高，那么企业就需要选择一些全能型人才。在企业中，人事档案管理无论是对员工评价还是对员工规划都起着决定性的作用。人事档案工作并不单单是对各员工的基本信息进行登记，更多的是详细记录了员工的受教育程度和工作经验等信息。企业不仅可以根据人事档案对员工开展绩效评价工作，还可以通过人事档案的分析结果对员工职位进行规划。最重要的是，通过人事档案企业可以发现业务水平低的工作人员并对其制定培训方案，借此提高企业整体的业务水平。

2 人事档案管理中的现有问题

2.1 不规范现象明显

第一，对于硬件设施问题难以解决。部分企业单位并没有成立专门档案室，即便是设立档案室，室内环境也相对潮湿与狭窄，所以，难以达到配套六防设备的要求，使得人事档案材料的霉变情况及虫蛀问题经常发生，严重影响了档案外观与完整。其中，针对小规模企业单位进行调查的过程中，很多都不具备统一化档案夹或者是切刀等设备。第二，材料规范分类不合理。虽然档案管理工作人员认识到人事档案分类保存的重要性，但是，在实践工作当中，始终存在分类不合理的情况。在这种情况下，对人事档案统一分类和查阅带来了负面的影响。第三，制作材料不规范。在档案材料方面，16开规格办公用纸是标准用纸。然而，目前阶段，大部分企业始终采用的用纸规格都是A4，所以，对于档案材料装订和整理工作的开展造成了严重影响。

2.2 人事档案信息化管理水平不高

现阶段，电子信息技术的发展显著，而档案管理工作也与时俱进，实现了信息化管理。但是，在实践工作当中，人事档案管理工作的信息化水平不高。究其原因，管理工作人员自身的计算机能力薄弱，对于管理系统的了解不全面也不深入，所以，严重制约了人事档案管理工作的开展。另外，对先进技术手段的利用不充分，很难发挥计算机自身功能。而在对认识档案使用记录进行分析的过程中，可以发现，人事档案所服务的对象已经扩展到诸多部门，而档案利用的形式也更加多样化。通过实践研究调查显示，很多用人单位仍然运用手工操作的形式展开人事档案管理工作，所以，工作量极大。即便已经安装了电子管理系统，而受系统本身的约束与影响，只能对工作人员的个人基本信息进行记录，很难将工作中的原件进行收录。在这种情况下，人事档案跨单位利用很难充分展现管理系统自身的实用性，所以，仍然要有纸质档案作为支撑，这对于档案保管工作的开展十分不利，而且会影响到工作开展的效率。

2.3 档案管理工作人员自身综合素质偏低

现阶段，档案管理工作的手段十分落后，而且管理制度并不完善，这是企业单位人事档案管理工作中普遍存在的问题，这些问题与管理工作人员自身综合素质具有直接的影响。其中，绝大多数人事档案管理工作人员并没有接受专业的培训，所以很难对档案材料进行准确地整理，也无法实现归档的及时性。与此同时，很多管理工作人员没有根据具体规定来办理职工的调出以及接转，退休档案查询工作的开展效果不理想，而且档案管理部门和其他部门间的协调性不强。在对档案进行利用的背景下，为了方便和快捷，允许工作人员自己提取档案，所以，档案的接转存在不密封的情况，还存在借出时间长而不归还的问题。另外，还有个别人会将档案抽取出来并涂改，甚至是造假。以上情况对于档案真实性与可靠性，包括企业人事档案管理工作的正常开展都具有不利影响

3 人事档案管理的完善措施

3.1 注重人事档案材料收集

收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的權威性、准确性和真实性。

3.2 健全制度，进一步规范档案资料管理

实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此企业要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。

结束语

综上所述，要使档案工作有新的进展和突破，就要反思现状，加强学习，锐意改革，更新思想观念，这样才能适应社会进步、企业发展对档案工作提出的要求，用发展的档案管理工作促进社会的发展。

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