从现代人力资源管理看人事档案管理工作

芦迪

[摘 要]在社会经济迅猛发展的新时期，企业的生存与发展开始面临越来越严峻的形势，人力资源管理对于企业发展的重要性毋庸置疑，在新的市场经济体制下，人力资源理论与实践的研究不断深入决定了企业要想实现现代化发展则必须要推进现代人力资源管理水平。现代人力资源管理同人事档案管理有着密不可分的关系，而人事档案管理是现代人力资源管理的重中之重，本文就人力资源管理中人事档案管理的不足之处进行了分析，并提出了有针对性的优化策略。

[关键词]现代人力资源管理；人事档案管理；管理

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）25-0330-01

引言

当前，随着人力资源理论与实践成果的不断深入，人力资源已经成为了知识经济时代背景下的核心资源，对人才的管理亦是对知识的管理，定义了现代人力资源管理理论，取代了传统的人事管理。人事档案是对人才参与各类实践活动的原始记录，综合而全面地反映着人才的各个方面的状态、能力与特长，因此成为了重要的人才信息资源。而现代人力资源管理对人事档案的管理工作具有一定的要求，我们要据此来对人事档案管理工作进行审视。

1 现代人力资源管理与人事档案管理关系概述

从企业经营的现状来看，往往涵盖着极其繁杂的工作内容，除了基本的维持企业运转需要的生产活动之外还包括对于员工与知识的管理。相比于最基本的管理内容，人力资源管理的重要性显然更高，只有强化人力资源管理的实效性，才能通过对内部人才力量的高度整合促进企业生产运作效率的提升。人力资源管理本质上就是对企业内部员工的综合管理，在当前社会人才竞争态势与流动性均越来越大的时期，人力资源已被越来越多的企业视为首要资源，成为了企业发展战略抉择中的核心要素。而人事档案主要是对员工档案的管理，承载着员工的基本信息，因真实地反映着员工的个人经历、业务水平、特点特长、兴趣爱好以及思想品质等等情况而成为了企业考察与选拔任用员工的重要依据。因此，人事档案即企业档案的重要组成，更是企业人力资源管理的基础内容，人力资源管理与人事档案管理之间就是一个有机整体，密不可分且同步发展，人事档案为人力资源管理提供所需信息，人力资源管理活动的开展亦依赖于人事档案管理工作的支撑。因此，人事档案管理质量直接决定着人力资源管理质量，对于企业的生存与发展意义重大。

2 现代人力资源管理中人事档案管理的不足之处

2.1 开发档案程度不高

现代人力资源管理工作一个重要的内容就是根据职工的情况进行相应的培训，对档案开发要求较高。国内人事档案管理工作中最关键的问题就是开发档案程度不高，管理档案工作人员并不注重此项工作。档案资料整理和收集好之后，根本不注重人才选拔与培养，导致人事档案培养投入少，人事档案本身的作用被抑制。且许多企业设置的人事部门工作人员均是一身兼数职，他们并不注重人事档案整理与统计，其分类工作亦十分混乱，导致工作质量偏低。

2.2 档案资料缺乏规范性

现代人力资源管理对于人员实际情况的审核要求较严，而档案材料并不具备相应的完备性与规范性，这亦是人事档案管理工作中最关键的问题。现代许多企业档案材料非常分散，内容亦是诸多雷同，或是许多档案材料中存在虚假与抄袭的问题。加上许多档案材料中关乎诸多政治历史材料，可体现出管理人员的专业业绩与个人特长的资料非常缺乏，考核能力偏低，导致个人自我表演语言多，但实际性内容少。

2.3 管理人事档案水平不高

国内许多企业及单位中的工作人员人事档案均是人事劳动部门进行管理的，其并未设置专业合理的人员对档案进行整理及统计，档案管理部门采用的设施设备十分滞后，材料收集亦缺乏严格的分析与详细鉴定，导致其中诸多材料不具真实性，且整理档案的工作人员不专业，许多档案管理后亦是十分混乱，也有档案被泄密的问题。

3 现代人力资源管理过程中人事档案管理工作的优化措施

随着现代化社会经济的飞速发展，企业应结合自身实际情况积极探索适用于自身的人事档案管理，从而有效拓展管理职能，促使企业更能适应现代化社会经济发展要求，并为企业的可持续发展提供保证，本文根据现代化人力资源管理中人事档案管理工作中存在的問题，提出了下述几方面措施：

3.1 加强完善的人事档案管理制度建立

人事档案管理工作应根据新形势与新情况、新任务建立完善的人事档案管理制度，确保管理工作更为制度化与规范化。档案材料收集务必及时完善，鉴别工作要根据规定原则开展，应保证档案整理归档科学有效。档案借阅要根据实际情况分析，人力资源管理部门与其他部门应有相应的区别，积极培养人力资源管理人员的综合素质，对奖励与惩罚等问题施以全面认识与深层了解，从而积极发挥人事档案对现代人力资源管理工作的重要意义，并强调档案安全与保密工作的重要性。档案内容应及时准确，特别是应对档案中的新内容进行主动收集。

3.2 加强有效的人事档案分类系统建立

应根据实际情况建立适当的人事档案分类系统，更好的充实档案内容。传统人事档案管理工作过程中，人事档案内容要以干部人事档案标准分类。以现代人力资源管理新观点充实档案内容，促使其更深层的反映工作人员的具体情况。人事档案内容收集要强调动静结合与纵横结合，从而将定量及定向充分结合，而动静结合强调动态信息的及时更新与补充，要定期对档案进行严格鉴定，并及时清除其间无价值的材料。人事档案可反映一个人的历史，且更能反映一个人的现实，深层反应一个人的思想水平及其政治态度，且能反映出一个人的学识、性格与工作能力。人事档案管理者应强调个人综合能力资料的收集，定量和定性结合则强调人事档案内容既定的结论，且应包含定量描述，以此提高人事档案信息利用率，并为现代人力资源管理工作提供参考依据。

3.3 加强人事档案工作科学化

要确保人事档案的科学化与现代化进程，其所采用的管理手段及理念应科学先进。人事档案管理工作过程中应将计算机技术融于其中，著录人员信息应科学完整，甚至要施以全面的内容扫描，从而构建人事档案信息数据库，以提高档案管理准确性。人力资源管理者可快速于数据库中找出符合特定要求的人才，并对管理者施以个性化培训与激励计划，从而有效提高人力资源管理水平。

3.4 加强人才队伍建设

要不断加强人才队伍建设，以有效提高工作人员的综合素质，随着现代化社会的飞速发展，企业要根据实际情况加强人才队伍建设，从而提高管理人员的综合素质，这亦是企业档案工作可持续发展的关键。应积极引进高素质人才，企业要强调对档案管理人员文化业务知识培训，并加强其工作技能训练，同时加强其道德教育，强化工作人员的服务意识，使其符合现代化社会发展需求，从而快速提高企业人事档案管理者的综合素质。应根据企业中的实际竞争问题，完善岗位责任制，引入先进的人力资源管理理念，并强化目标管理。

结束语

人事档案为企业档案管理工作中的重要内容，要根据企业实际情况强化人事档案工作改革，推动企业档案管理工作全方位发展。根据企业的实际发展情况，构建完善的档案管理规章制度，加快档案管理工作现代化进程，从而合理改变档案管理工作不良格局，尽可能确保人事档案管理工作符合现代化社会发展需求，保证企业可持续发展。

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