画说档案学（一）：从“信息洪流”到“数量种类”

高大伟

1 信息洪流信息技术的日新月异和广泛应用，不仅在现实层面上以其划时代的意义，对档案实践产生了深远影响，同时围绕信息技术的各种概念、问题——即信息范畴，也成为当前探索档案现象的理论话语。信息范畴包罗万象，从常识理解，信息是一种动静结合的事物，如观察世界记录现象，倾听对方获得知识，形成思想表达见解等，既有信息的生成、传递，又有信息的停留、固化。在本源上，人们一般认为信息是对事物之间关系的表征，这也造就了信息绝对运动和相对静止的特点，正如生成、传递和停留、固化所表现的。我们可以把信息的绝对运动称之为信息交流、把信息的相对静止称之为信息保存，交流往往解决空间性问题，保存则更多地关涉时间性问题。在现实生活中，信息交流和信息保存并非绝对意义上的分离，而是相互交叉影响，共同体现了信息的基本存在属性——时空性。认识信息是一种动静结合事物的意义在于，它促使我们发现了更为实际、更值得关注的问题：信息何时在何种环境中以何种形式动与静？哪些因素决定了信息的动与静？如何使信息的动与静符合人们的期待？换句话说，对某一信息现象而言，在交流和保存之中，还渗透着信息管理问题——这恰恰是信息管理类科学研究和实践关注的主要问题。2 神话传说信息现象具有时空性，信息交流、信息保存和信息管理发生在一定时空背景下，很多时候人们将当下的交流保存为一种过去，通过妥善管理以备未来查考——这也是人们对自身与时间关系的一种理解和实践。在过去，面对时光的流失和未来的莫测，人们有了各种充满幻想和猜测的神话传说。托特（Thoth）是古埃及的一位朱鹭首人身，或是狒狒形象的神，有手持莎草纸和笔的形象。托特最初是月亮神，其后逐渐演变成了智慧和魔法之神，掌管事件和时间的测量和管理。由于他也担任过众神的抄写员，发明了字母和文字，也因此被视为记录和书吏之神。雅努斯（Janus）是古罗马宗教和神话传说中的神，掌管开始、大门、迁移、时间、通道和结束。他常常被描绘成具有两个面孔，分别看向过去和未来。一些信息现象（如档案现象）也带有雅努斯形象所表达出的时间的双重性和守护之意，国际档案理事会曾把雅努斯形象印在其刊物《护门神》上，后把复杂化、抽象化的双面神形象作为其会徽，以向公众昭示档案的象征意义。寻觅古代神话传说的痕迹，可管窥人们关于一些信息现象（如档案现象）的心理认知。时间、书吏、记录、智慧、过去、未来、守护等语汇，未尝不是档案现象所蕴含的。3 原始记录信息构成复杂而多样，按照不同的存在属性，可分为很多种类，如新闻、图书、数据等。正如神话传说中人们对过去与未来的感悟，对记录、守护的关注，在各种信息类型中，有一种信息是人们在社会活动中直接形成的原始记录，更为强调原始记录性。这种信息可称之为“档案”。现在人们一般这样定义档案：档案是人们在社会活动中直接形成的有价值的历史记录。回到“信息交流”、“信息保存”和“信息管理”的范畴，档案更多地体现了信息相对静止的状态。认识档案现象，除了重点理解“信息保存”外，分析的起点应当从信息的绝对运动即“信息交流”入手，把握档案的前身和形成规律，思考信息动与静的调控问题，关注“信息管理”的全局。档案具有社会性、历史性等属性，其本质属性是原始记录性。原始记录性可以将档案与其他事物相区别。现实生活中的档案有公文、手稿、文稿、脚本、胶片等多种表现形式。4 档案起源既然档案的本质属性是原始记录性，那么探究档案的起源便应首先观察人类社会的记录现象。动机和方法是分析记录现象的关键。记录的动机体现为人类信息交流、保存和管理的需求，如社交、管理。记录的方法是记录符号、工具与载体或环境的集合，如文字、笔墨与纸张。档案起源于记录动机和方法演变的某一时间点。人们一般认为，档案是人类社会发展到一定阶段的产物，从原始公社到早期国家的出现，以及文字的出现是档案产生的重要条件。需要注意的是，很多事物的变化往往带有模糊性，正如人们可以轻易地感知到头发的数量程度，但却很难确切地指出头发浓密或稀少的变化节点。认识档案的起源，把握档案的外延也难以避免模糊性，一方面人们在实践中对过去和今天的档案构成存在基本共识，另一方面却又常常陷入“它是档案吗”的诘问之中。5 档案词源除了考古和理论思辨，探究档案的历史还可以尝试分析档案一词形式和意义的来源问题——即档案词源问题。一般认为对档案最早的解释来自康熙四十六年（1707年）杨宾《柳边纪略》的记述：“边外文字，多书于木，往来传递者曰‘牌子，以削木片若牌故也；存贮多年者曰‘档案，曰‘档子，以积累多、贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼之谓‘牌子、‘档子矣。”实际上，对档案词源的学术讨论并没有取得一致。档案是一个组合名词，关于“档”的词源有来自萨满教法器“挡士”说（音dangse，或為“挡子”、“档子”，萨满在举行仪式时将降临诸神的情况刻在木棒上，是“档子”表达档案义的前身），来自汉语的“中、当”说（“中”有“案卷”义，而“当”与“中”音义相通，故“档”与“当”音义相通），来自汉语“帐子”说（“帐”在上古时读端母，与“档”音近，“帐”也有表示“文书、档册”类意义）等。“案”原为木制的盛食物的矮脚托盘（如举案齐眉），后有木制长方形桌子义，唐宋时已出现“案赎”“文案”“案卷”等用法。根据上述讨论，无论“档”是否来自于满语，清顺治年间就已出现的将“档”和“案”连用以方便翻译和规范用语的历史情景，依然是明清之际满汉文化交融的结果和例证。档案的英文作“Archives”，其词根“Archi”来自于拉丁文Archivum（意为书面记录及其保存场所written records， also the place where they are kept）。该词可追溯到古希腊时期的?ρχε?ον（Arkheion/ Archeion），意思是公共记录/公共档案（public records）、市政厅（town-hall）和行政首脑的机关或处所（residence or office of chief magistrates），发展自曾保存过重要官方文件的古希腊执政官的处所——曾归属于战神山议事会（元老院），设在战神阿瑞斯山（Ares）上。?ρχε?ον的词根是?ρχ?（arkhē，意为地方行政长官magistracy， 政府机关/办公室office和政府government），来自于动词?ρχω（arkhō，意为开始to begin，统治/规则rule和管理/统治govern）。在上述词源演变中，我们能发现一些有助于认识档案现象的内容，如“牌子”之于信息交流 、“档子”之于信息保存和管理，“文化交融”和“统治”之于组织与社会的管理需求。这也将指引我们去发现档案现象更为宏观的视野。6 宏观视野档案现象并非深居于它的独立王国，从社会的宏观考虑档案现象或许才是明智之举。实际上，我们发现档案现象是一种带有输入、输出和反馈功能的系统，即“档案系统”=“社会需求—档案实践—档案产品”。面对输入档案系统的社会各类需求，如妥善保存历史、提高组织管理效能或促进文化发展，收集、保管和利用等档案实践会开始运行，输出相应的档案产品，如合理的资源体系、优质的服务，甚至是某种信息管理的理论和方法论体系。社会需求会对档案产品进行反馈，支持、改进档案实践或形成新需求。在档案系统中，由于社会环境的复杂性所导致的多样性需求，会使档案实践的内容和边界呈现动态变化，其中较为突出的表现是档案形态的变化，如档案数量种类、载体形态等——这是开展档案实践工作，更新档案学研究至关重要的起点性问题。7 形态变化从时间线索上看，档案曾以甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案等面貌出现，今天也出现了音像档案、数字档案等新形态。档案形态涉及档案数量、种类，以及记录的档案形态与前档案形态问题。影响档案形态变化的第一条线索是技术环境的变化。技术环境主要指信息技术（或称之为影响人们记录活动的技术）的环境。技术及对技术应用的能力，很大程度上影响了同时期档案的数量种类、记录的档案形态与前档案形态的区分以及档案实践的复杂、难易程度。如造纸术、印刷术的历史意义，纸质档案与电子文件的关系，以及档案信息化等问题。由于信息绝对运动的特点，信息技术进步的首要目标和最先表现是增进信息运动效率，在安全与效率面前，天平首先偏向了后者，这恰恰对处于信息相对静止状态的档案提出了关于适应性问题的严峻挑战。为技术进步所裹挟、倒逼确实让人倍感焦虑，但对适应性问题的解决又何尝不是档案实践、档案学发展的契机？（图107形态变化）8 数量种类常见的档案种类包括公务档案与私人档案、历史档案与现行档案，文书档案与科技档案等。 影响档案形态变化的第二条线索是社会需求的变化。宽泛地说，档案存在的目的是为不同类型的事件（各类社会活动）提供“保存、重现其历史轨迹的解决方案”。档案伴事件而生，如行政管理、财务管理、科技管理等。事件背后的每个专业领域中形成了数量繁多的专业性档案。换句话说，所有的档案都是专门档案。随着社会发展和分工细化，事件的数量和种类呈增长趋势，兼之信息技术的进步，档案的数量和种类也将呈总体增长趋势。档案数量种类的增长，体现为档案实践边界的拓展和实践内容的细化、深化，也会促进专门档案理论的丰富和一般性档案理论的“浓缩化”。关于所有的档案都是专门档案的认识，还需要注意一个问题：鉴于事件的繁多和信息量的巨大，为达到科学合理管理的目标，信息管理的理论性和技术性加强，具有独立、专业化发展的要求。因此，以专业信息管理为内核的档案实践便需要协调与专门档案本身专业性的关系，这恰恰是档案实践应解决的一个重要矛盾，这一矛盾对不同专业领域档案实践的完善程度、档案理论研究者的介入程度具有深刻影响。我们还不妨做出以下推断：掌握档案实践知识的优势在于帮人们获取一种典型的信息管理方法，有助于培育参与信息管理这一专业分工的能力，但也应注意到相关不足，毕竟回到社会的广阔和历史的纵深，档案是专门的，档案实践是同一性和差异性的统一。换句话说，对档案现象的探索既要计算不同档案实践的最大公约数，把握一般性规律，更要分析档案数量种类的变化，在“档案是专门的”的认识基础上，研究它们的差异性，做到有的放矢。*本文系2016年国家档案局科技项目计划《“互联网+”环境下档案信息开发的创新发展研究》（项目编号：2016-R-21）和2016年河南省高等学校人文社会科学研究一般项目《“互联网+”环境下档案网络信息服务研究》（项目编号：2017-ZDJH-241）的阶段性成果。（作者单位：郑州航空工业管理学院

来稿日期：2017-03-28）