新时代背景下的档案管理工作的挑战与对策

王连合

摘 要：档案管理是单位管理的重要工作，随着时代背景的变迁，档案管理、档案资源利用均发生着潜移默化的变化，跟紧时代、不断调整档案管理模式，对于档案管理工作来说至关重要。本文以档案管理工作的时代背景出发，分析了档案管理工作所面临的变迁与挑战，并提出了有利于单位档案管理工作的对策。

关键词：档案管理；挑战；对策

0 背景

国际数据公司（IDC）的数字宇宙研究报告称：2011 年全球被创建和被复制的数据总量超1.8ZB，且增长趋势遵循新摩尔定律（全球数据量大约每两年翻一番），预计2020年将达到35ZB。[1]与此同时，数据复杂性也急剧增长，其多样性（多源、异构、多模态、不连贯语法或语义等）、低价值密度（大量不相关信息、知识“提纯”难度高）、实时性（数据需实时生成、存储、处理和分析）等复杂特征日益显著。“大数据”时代已经到来。

云计算让我们处理海量结构化和非结构化数据成为可能。档案工作者应该跳出档案做档案，摆脱传统思维的制约，充分利用全社会的资源和力量，建设大档案，实现大服务。处在大数据时代的档案事业如何发展，采取什么样的措施才能帮助人们洞察大数据带来的大价值，是我们档案工作者必须面对和思考的问题。

大数据时代，社会各行各业都逃不开大数据的侵袭，面临着对纷繁复杂层出不穷的数据进行分析和处理的困境，同时还面临着大数据时代给工作带来的各种改变，正确认识大数据时代给我国档案管理工作带来的变化，这就要求我们用发展的视角去认识档案价值，用创新的思维去拓展档案领域，用科学的方法去提高档案工作水平，用变革的技术去提升档案管理能力。

1 大数据时代背景下档案管理工作的挑战

（1）档案数据资源丰富性增加

大数据时代早已让IT行业风起云涌，后知后觉的档案部门受到大数据的影响，档案数据本身也发生了变化。大数据时代，信息资源呈现爆发式增长，最终作为档案保存下来材料的也急剧增长，档案不再缺，而是泛。档案数据的来源更广泛、内容更丰富、采集方式发生了改变。截至2014年底，中国网民规模已达6.49亿人，互联网普及率为47.9%，较2013年底提升2.1%；手机网民规模达5.57亿，较2013年底增加5672万人，中国网页数量为1899亿个。[2]互联网的普及、网民人数的增多以及网页数量的暴涨使得网上信息成为了档案数据的主要来源之一。档案数据的来源更多地倾向网络化、社会化、平民化。家号召全社会建立家庭档案和个人档案，“全民皆档”使得档案来源更草根化、生活化。

（2）档案收集形式多样化

2013年2月22日，中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号《档案管理违法违纪行为处分规定》第四条规定，不遵照国家规定向有关档案馆移交档案的，对有关责任人员，依据情节轻重给予相应的违法违纪處分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职等不同程度的处分，这个档案法律法规的出台赋予了档案部门强制执行档案收集移交的权利，为成就档案大数据集中保驾护航。如今互联网信息内容多、更新快、传播广，成为档案部门在大数据时代档案收集的重点和难点区域。采用收集信息的新方法，实时把握网络动态资源，借助计算技术和信息技术的力量，充分利用社会计算，帮助档案员实时对网络资源进行科学捕捉。

（3）档案服务体系新变化

档案作为真实的历史记录被悉心保存，最终的目的就是需要档案部门维护好党和国家利益，服务好人民群众，满足社会公众对档案的利用服务需求。大数据时代，档案服务利用工作将“朝着社会化、多元化方向发展，以企业、客户个性化、差异化需求为导向，提供人性化、智慧化服务”，[3]面对新形势，国家更注重惠及民生档案资源的收集，档案更倾向于为广大人民群众服务，要为城市发展和市民服务，要为智慧城市的建设服务，要为新农村建设服务，要为农民老百姓服务。档案服务通常是用户需要什么档案员就提供什么，这是服务浅层次状态。大数据时代要求档案服务“深入人心”，更加注重对用户个体行为的关注，通过对用户的身份登记、查阅记录、搜索方式、利用结果等数据的分析得到用户的利用需求和利用习惯，从而开展以满足社会个体诉求为目的的档案大服务，对每个档案用户进行特定问题的分析、查找与决策，追求档案服务内容差异化、精细化。

（4）档案安全保障体系的变化

大数据时代，数据数量大、种类多、处理速度快、信息化程度高，都在对传统的档案安全体系形成压迫和挑战。档案数据随时面临着因保存条件、管理方式、关键技术、安全保密变化而带来的种种威胁。

信息技术的发展带来了多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，从纸质、音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案，信息有几种形式档案就有几种形态，这些档案除了基本的“八防”外对保存的条件和场所有了更高的要求，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，档案馆在新建、改扩建时既要考虑档案数据保管基础条件设施安全可靠，另外还要购置专门专用的设备来保护类型各异档案的安全。

2 大数据时代背景下档案管理工作的对策

（1）提高对档案管理工作的认识

一个单位的档案，不仅仅包含着一般的人事档案信息，还忠诚的记录着单位发展壮大过程中的点滴光辉历程，查阅这些档案可以让职工更加全面的了解单位发展中的光辉岁月，从而在内心油然而生一种骄傲感和自豪感，加大单位的凝聚力与向心力。对于保证单位能够面临风云变幻市场时，能够有更加积极向上的态度是不可或缺的。领导阶层必须对此高度重视，不仅仅应当在新员工入职的时候，使他们接触、了解到这些档案，还可以定期的举办一些档案知识竞答活动，提高员工对单位档案的认知程度，让每一个人都能从思想上意识到档案的重要性，从而提升档案管理人员的责任心，提高档案管理工作质量。

（2）提高档案管理体系的信息化水准

各级档案部门进一步统一思想，凝聚力量，在“宽带中国”的部署实施中，加快推进档案信息化建设步伐，及时协调解决档案信息化推进过程中的重大问题。积极与各级信息化工作领导小组沟通，将档案信息化纳入到本地、本部门电子政务和民生信息化建设中，新技术研发、新成果推广尽快应用到档案信息化建设中，努力实现档案信息化的新突破和新发展，完善档案信息数据库建设，逐步实现档案信息的交换与共享。

（3）构建高质量的档案管理体系质量标准

建立各级数字档案馆（室）与信息安全综合管控平台，实现档案信息的发布、监管、通报、防控一体化。按照公安部有关计算机信息管理系统安全工作的要求，严格执行档案信息安全等级保护定级指标，启用测评软件，完善信息安全测评体系，制订各级各单位的档案信息化应急预案，实施模拟演练，确保档案信息化安全发展。认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》、《电子档案移交与接收办法》，制定配套规章、标准，尽快出台《数字档案馆评估指标体系》，做好电子档案接收与保存的试点工作。

（4）加大档案管理工作的资金投入

严格按照国家各级政府要求落实有关资金扶持政策，加大信息化资金投入。按照信息化目标考核要求，出台政策，强力推进，为档案信息化顺利推进创造条件。

3 结语

档案管理工作在单位现代化改革过程中，依然面临着许多不足与缺陷，这是我们无法否认的现实，然而，只要找到了症结所在，迅速、有效地采用有力的措施对其进行积极改进，那么档案管理工作必将会沿着高效、健康的道路不断向前发展，为提升整个单位的综合实力作出应有的贡献。

参考文献

[1]张淑芳，浅议“大数据”时代下的电子档案建设趋势[J]，档案管理，2013（06）：54-56.

[2]刘阳，大数据时代档案管理新模式研究[M]，湘潭大学，2015：17.

[3]兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013 （9）：74-75.