浅析医院会计档案室与整理室和会计人员办公室的设置

邓胜华

摘 要：部门设置合理对组织管理有着重要有着重要意义，对于会计档案和档案管理人员办公室的设置来说，就需要以工作流畅，提高档案工作效率为主。本文就针对医院的会计档案室与整理室以及会计人员办公室的设置为研究主题，分析其设置存在的问题以及进一步的提出相应的完善措施。

关键词：医院；会计档案室；整理室；会计人员办公室

随着现代化和信息化的不断发展，组织架构的设置越来越重要，一个良好的组织架构，可以整合组织内部的资源、利于理顺工作流程、拓展业务、强化组织管理等，组织架构中重要的一点就是部门的设置，部门设置是合理分工的前提，也是保证工作效率的基础，可以持续的促进组织的发展。医院作为一个独特的组织，同样需要完善的部门设置，本文就基于此，对医院的会计档案室与整理室和会计人员办公室的设置进行探析。

1 基础概念

1.1 会计档案室

会计档案是指按照国家的规定，将日常经营活动中产生的所有有关会计的凭证、账薄、报告以及其他的会计相关核算资料的记录、证据，通过一定方式收集、整理、归档形成的档案资料。会计档案室就是专门对会计档案资料进行收集、整理及归档保存，同时负责档案的保密性、完整性，以及日常档案的检查和借阅等。一般会计档案室是单独分开的，保密级别较高。

1.2 档案整理室

档案整理是档案管理较为前期和基础的工作，主要工作是将搜集来的档案资料进行合理的分类，其整理类型可以分为系统排列和编目，对档案资料的局部整理，对档案资料的全过程整理。档案整理室所整理的资料，不仅仅包括会计档案资料，还包括在组织日常工作中需要建档的其它资料。

1.3 会计人员办公室

办公室是组织的综合体，具有特殊的地位，不仅仅具有人事相关工作、还有其行政性质的工作职责。会计人员办公室就是为了方便会计人员进行工作安排的办公地点，一般会计人员办公室和其他部门的办公室是隔离的，不经过允许，其他部门人员是不能随便进入会计人员办公室的，并且会计人员的工作资料具有一定保密性，不能随意的拿出办公室，办公室的整体保密性要求较高。

2 会计档案室与整理室和会计人员办公室之间的联系与区别

2.1 三者之间的联系

会计人员办公室和整理室与会计档案室的设置具有千丝万缕的关系，会计人员办公室是会计人员日常办公的地点，但是，在进行档案整理的时候，会在整理室单独工作，档案整理室的设置，是基于医院的现实情况考虑，特别是档案种类较多，例如病历档案，需要专业的人员和流程针对病历档案进行整理，以确保档案的完整性和合规性，方便后期办公室档案的保存和查阅。档案整理室是在会计档案之前的，其工作具有交叉性和顺序性。会计档案室基于档案的特殊性，必须脱离办公室的档案而单独成立一个部门进行管理，但是，在这之前，也是需要整理室进行整理，然后到会计档案室验收，进而进入会计档案室进行保管和后期的借阅使用。

2.2 三者之间的区别

会计档案室和整理室是有区别的，其主要区别体现在：一是档案保全权限，会计档案室具有档案长久保管和处理的权利，而整理室没有保管的权利，至少在档案整理之后要按照规定移交给会计档案室或者其他档案管理部门。整理室的一个重要的责任就是对档案资料的完整性负责，在没有接收之前，档案整理室有权利要求上交档案资料的负责部门进行资料的补充，这是会计档案室不具备的作用。会计人员办公室和会计档案室具有一定的区别，其中，最为区别的是两个完全独立的部室。会计档案室的环境设置对三防有一定的要求，而会计人员办公室则和其他部门的办公室环境大致相同。另外，会计档案室有些档案是长期保管，整理室是在整理完成移交之前的保管，会计档案则是终身保管，只有部分资料才一定时间后审核销毁，并且在借阅上，会计档案具有严格的程序，不能随意的借阅查看。

3 医院会计人员办公室与整理室和会计档案室设置问题

3.1 部门部室一体化

目前部分医院在三部室设置上，并没有细化分开，而是将会计人员办公室和整理室及会计档案室放在一个房间内，会计人员日常的工作做账和外来人员的账面报销核算，都在会计人员办公室办理，这些必然会影响到会计人员在整理档案工作的效率和会计档案室保管的保密性。医院部室一体化就会产生一边整理档案，一边档案的保存和维护，又担负档案的借阅，这都在一起办公，就会造成部室混乱，档案资料的混乱，最终影响到工作的顺利进展。

3.2 部门职责不清晰

部门职责是组织架构设置之后重要的一环，部门职责清晰，能够在职责范围内做好工作，提升工作的有效性，医院的会计档案管理、档案整理以及会计人员办公室之间的职责没有清晰的区分，甚至档案整理室的人员没有对档案资料进行验收，只是根据自身获取的资料进行编写，将验收工作交付给办公室或者会计档案室，这就造成资料可能确实或者后期需要补充，影响了档案正常的归档保存。

3.3 部室人员设置重叠

部分医院在进行部室设置时，虽然三部室进行了隔离，也就是会计人员办公室和整理室以及会计档案室是分别三个房间，但是，在工作中，三个部室的人员工作职责是重叠的，一人不仅仅管理会计日常报销账业务，也兼负会计档案整理，这就容易产生日常工作的混乱和疏忽，造成了工作不专心，出现易工作疏忽，造成虽然部室之间有明确的设置，但是工作实质却没有分开，一样影响医院各部室之间的工作效率。

4 医院会計人员办公室与整理室和会计档案室设置完善措施

4.1 明晰部门职责，工作人员责任细分

虽然会计档案管理是属于一个大的部室共同管理，但是，对于档案管理室设置和整理室的设置，以及会计人员办公室都要进行隔离分开，以明确各个部室的主要工作，同时，也要关注每个部室之间的协调性。在人员设置方面，要注意人员的工作分工，会计核算日常人员要在会计人员办公室工作，并专门从事日常核算工作。会计档案整理室工作人员要专门负责档案的收集整理归档，确保的档案的全面性，完整性。会计档案室人员要注意档案保管的环境，以及档案保密性，专业的档案人员对档案的管理保存和查阅借调以及后期的销毁等进行负责。

4.2 部室之间专业化分工，重视会计档案管理

部室之间设置要避免大杂烩，医院要根据需求和现状，将会计档案交由会计档案室处理，包括一切与会计核算有关的资料，就交给专业的会计档案室进行整理核查保存和借阅，保证专业的部门做专业的工作，确保整理的科学化，以提高档案整理的精确，合理。同时，医院的领导要重视组织架构的设置，部门的内部设置，重视会计档案管理，保证在部室各司其职，发挥各自的作用，将会计人员办公室和整理室以及会计档案室合理设置。

5 结束语

医院部室设置无小事，会计人员办公室档案与整理室以及会计档案室对医院的档案管理工作进行细分，可确保医院档案工作无遗漏，医院档案管理工作效率提升，各部室协调工作，信息共享，为医院管理和发展做出贡献。

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