新医改背景下医院档案管理完善策略探究

张爱曾

摘 要：在新医疗改革不断深入的背景下，医院必须通过有效的管理方法，加强自身经营管理，提升医院管理水平。基于此，本文就医院档案管理工作展开了分析，总结了医院档案管理工作所面临的问题，并提出了具体的完善策略，希望对于医院档案管理工作起到一定的改善作用。

关键词：新医改；医院档案管理；运行效率

档案管理工作是医院内部管理工作的重要组成部分，随着医疗改革的日渐深入，医院必须要加强档案管理工作，以促进医院档案管理工作的可持续发展。

1 新医改背景下完善医院档案管理工作的必要性

（一）提升医院管理质量

长期以来，不少医院普遍缺乏对档案管理工作的关注，导致医院档案管理工作较为混乱。加强对医院档案管理工作的完善，能够使医院档案管理工作更趋向于规范化和条理化，为医院人才管理和部门管理提供切实可靠的档案信息。

（二）提高人员管理效率

医院作为人才相对密集的区域，医院人员的管理效率直接影响到医院的综合发展。随着医疗改革的推行，现代医院发展所面临的风险和压力无疑是巨大的。加强医院档案管理工作，一方面可以保持医院对内部人才的合理分配和科学管理，提升医院人员的工作积极性，为医院创造更高的经营效益。另一方面，加强医院档案管理，可以从一定程度上避免优秀人才的流失，使医院具备更大的市场竞争力。特别是在人才竞争日渐加剧的今天，通过科学的档案管理工作，可以更好地提高人才的归属感，满足医院长远发展的人才要求。

（三）减少医院资源浪费

目前，新医疗改革强调医院的自主经营能力，这使得医院必须要转变自身的经营管理理念，树立正确、务实的管理思想。切实加强医院档案管理工作，能够促进医院的稳步发展。特别是在激烈的市场竞争环境下，医院除了要对医疗项目进行优化之外，还要加强资源管理，保持更高的资源利用率，通过降低成本的方式，保持医院的良好发展状态。加强医院档案管理工作，不但能够加强对医院人员的管理，还能够通过规范、严格的后勤档案管理，充分提升医院的设备、水电等方面的综合管理水平，减少医院不合理资源的浪费和消耗，为医院的长足发展奠定更为坚实可靠的基础。

2 新医改后医院档案管理主要问题

（一）制度方面

1.档案管理制度不健全

目前，档案管理制度不健全，是多数医院面临的共同问题。所谓无规矩不成方圆，没有规章制度，档案管理工作就会变得举步维艰。虽然一些医院名义上设置了档案管理部门，但档案管理工作没有一套完善的制度和操作流程来规整，使得档案管理工作流于形式。在实际的檔案管理工作过程中，档案管理人员的工作随意性非常大，档案管理人员更多的是按照个人意愿来开展工作。在这样的形势之下，医院档案管理工作的有序开展无法得到保障，档案管理资料难以得到有效的收集和管理，不能为医院管理工作提供可靠的数据支持。

2.档案管理考评机制欠缺

医院档案管理制度的不健全，也造成了医院档案管理考评机制的欠缺。医院档案管理考评机制的实施，不但有利于规范医院档案管理工作，而且有利于提升档案管理人员的工作效率和工作积极性，使医院档案管理工作有条不紊地进行下去。然而，大多数医院在档案管理方面都没有建立完整的档案管理考评机制，这就会造成档案管理人员的工作积极性不高。在日常档案管理工作中，一些档案管理人员也是得过且过，缺乏责任心，档案资料的缺失问题时有出现。

医院档案管理考评机制与医院档案管理制度是相辅相成的，两者缺一不可。医院在加强档案管理制度构建的同时，理应将部分精力用于档案管理考评机制建设上，明确部门各岗位的工作内容和职责，进而形成科学的档案考评机制，提升档案管理人员的工作积极性，减少档案管理问题的发生。

（二）人员方面

1.档案管理人员缺乏

档案管理人员的缺乏，造成医院档案管理工作开展难度加大，医院档案管理工作实效无法得到有效保证。医院档案管理工作，最终需要医院人员的完成。然而，由于部分医院缺乏对档案管理工作的重视，导致档案管理部门成为弱势部门，档案管理部门经费捉襟见肘，档案管理人员的配备更是无从谈起。

还有部分医院的档案管理部门只是简单地由一两个档案管理人员组成，或者直接由其他部门人员兼职来做。这样的档案管理部门，只能简单地对纸质的档案资料进行收集，却顾及不到档案的归类、入档和维护工作。在这种形势之下，医院档案信息资料缺失现象就变得非常寻常，医院档案资料的安全性更是无法得到有效保障。

2.档案管理人员水平参差不齐

医院在人才管理和培训方面，对于医疗人员的医疗技术和素养关注度较高，而对于医院其他部门人员的关注度不足。

新医疗改革下，虽然部分医院开始加强对档案管理工作的资金投入，但档案管理人员现况却没有得到质的转变。不少医院的档案管理人员是由其他非专业部门中抽调过来的，即便是在一些规模较大的医院中，具备丰富档案管理知识和经验的人员也是非常有限。在档案管理人员缺乏有效、全面培训的情况之下，医院档案管理工作质量无法得到有效提升，档案管理工作受到极大的约束和限制，档案资料的流失问题也难以得到有效改观。

（三）硬件方面

1.档案管理设备落后

新医改对医院档案管理工作提出了全新的要求，但是多数医院在档案管理硬件方面存在较大缺陷和不足。医院档案管理是一项非常重要且复杂的工作，并非单纯的资料收集和存管，更重要的是形成一套完整的管理体系，以帮助医院获得有效和完整的信息资料，提升医院的综合管理水平。然而，目前许多医院的档案管理设备非常落后。一些医院档案管理部门办公室十分简陋，拥挤的办公室内各类档案文件到处堆放，许多纸质文件甚至出现了发霉等情况，难以保证资料的完整性，并且容易出现资料丢失等问题。虽然，部分医院为档案管理部门配备了计算机等办公设备，但是设备老化现象非常严重，运行状况不稳定，难以承担起档案管理职责。

除了上述设备问题之外，医院在信息系统建设上也存在较多缺陷。目前，部分医院信息技术水平较高，并且安排了专业人员负责档案管理工作，但是没有建立统一的档案管理信息系统，档案管理软件多且繁杂，操作流程和数据库格式多种多样，这就严重影响到档案信息的收集和录入速度，严重影响到档案管理工作的顺利开展和落实。

2.医院缺乏足够重视

医院档案管理工作的有序开展，有赖于医院领导对于档案管理工作的关注和重视。然而，我国医院都普遍存在“重临床、轻档案”的问题，每年医院都会投入大量资金和精力用于各类医疗设备的采购和引进，但在档案管理方面所投入的资金却非常有限。一些医院档案管理人员表示，部门所获得的资金只够解决部门人员的工资，根本无力进行设备的采购和更换。这严重影响到了档案管理工作的开展。

医院对于档案管理工作重视程度的不足，也体现在了部门的整合和管理上。医院档案管理工作是一项综合性工作，除了对人员档案的管理外，还包括了对临床治疗资料的管理、对信息财务数据的管理和对科室相关资料的管理等。但是，医院内的各部门都是各自为政，缺乏足够的互动和交流。这就导致档案管理部门缺乏足够的权力，难以全面获取财务、人事等部门的资料，在很大程度上影响了医院档案的整理和收集效率。

3 新医改背景下医院档案管理完善策略

（一）健全档案管理制度

完善医院档案管理制度是提升医院档案管理综合质量的关键。针对医院档案管理制度缺失的现状，医院首先要健全相关标准和规定，使档案管理工作有序开展和实施。根据《中华人民共和国档案法》的规定，《医院档案管理制度》应明确规定各岗位人员的具体工作责任和义务，对部门人员的工作范围进行详细划分，确定具体的岗位工作标准，明确档案管理的具体流程和指标。如档案收集、档案分类、档案编目以及档案录入等，都应做到详细化、具体化和规范化，并认真落实到档案管理日常工作当中。

为确保管理效率和质量，医院应围绕档案管理制度建立《医院档案数据标准》、《档案分类编号标准》以及《病历书写规范》等。这些标准和规定的制定，将极大的提升档案资料的标准化和科学性，便于档案管理工作的开展和实施，避免信息不统一所造成的管理障碍。

（二）完善档案管理考评机制

档案管理是一项复杂和长期的工作，要保证档案管理质量，就必须要建立对应的考核评价机制，切实保证档案管理人员的工作积极性，同时提高医院档案管理人员的工作积极性。档案管理考评机制，首先应该与档案管理人员的薪资待遇相挂钩，这能够显著提升人员的重视程度。对于考评成绩优秀的人员，医院应给予适当的物质奖励，并在部门进行表彰和宣传。而对于考评成绩较差的人员，应给予适当处罚和警告，并适当做出岗位调动和调整。

其次，档案管理考评机制应强调公平性与平等性。机制的公平性，是提升执行力的关键。医院在构建档案管理考评机制前，应结合各岗位人员的工作内容和工作量，制定科学的考评标准。同时，还应该积极邀请各部门人员参与机制制定，倾听相关意见和建议，提升考评机制的合理性，使部门成员能够自觉认可和履行考评机制。

（三）全面构建管理团队

档案管理团队整体素质是影响档案管理质量的重要因素。医院在建设档案管理团队前，必须要明确医院档案管理的主要工作和岗位职责，同时结合医院经营发展和管理战略，拟定团队建设的目的和方法，这样才能够切实保证管理团队建设的整体质量和效率。

在日常经营过程中，医院必须要加强人才引进工作，通过各种招聘渠道吸收优秀档案管理人才，不断壮大医院档案管理队伍。医院應加强对档案管理部门的重视程度，适当提升档案管理人员的薪资待遇，提升岗位吸引力，减少人才流失。医院应加强与招聘平台和猎头公司之间的合作，挖掘具备丰富工作经验的档案管理人才参与到医院档案管理工作中。

另一方面，医院应加强与专业院校之间的合作，增加医院人才招聘渠道。医院向学校提供对应的实习岗位和机会，学校则为医院推荐具备丰富理论知识的优秀毕业人才，通过与院校之间的紧密合作，达到互利共赢的目的。

（四）加强管理人员培训

第一，制定周期性的档案管理培训计划。实施档案管理培训之前，医院必须要明确档案管理培训目标，并对目标予以分解，制定周期性的培训计划。其次，医院档案管理人员综合业务能力和水平参差不齐，人员之间的能力差距也比较大。这就要求医院应坚持以人为本的培训原则，针对不同层次的档案管理人员实施不同的培训方案，尽量提升档案管理人员的素质能力。

第二，保证档案管理培训的丰富度。除了医院人力资源培训讲师培训课程之外，医院还应该积极邀请国内相关领域专家和学者到院开展培训活动，帮助医院档案管理人员及时了解先进的档案管理思想和管理技巧，加快档案管理人员管理能力的提升。对于有条件的医院，医院应该为档案管理人员提供更多的外出学习和考核的机会，使其不断接触新的管理方法，提升档案管理培训实效。医院之间也可以建立长期合作关系，就档案管理的经验和技巧进行沟通和交流，在互相交流中提升医院档案管理人员业务能力。

第三，针对医院档案管理培训，应该制定全面的考核制度，并与员工薪资相挂钩。档案管理培训与薪资相挂钩，能够极大的提升员工对于培训的重视程度，加快其对培训知识的吸收和运用，最大化的保证档案管理培训的效果。

（五）引进先进管理设备

医院档案管理包含诸多工作内容，为促进档案管理工作的顺利开展和落实，医院必须要加强硬件设备建设，为档案管理工作的开展奠定可靠基础。首先，医院管理层必须要加强对医院档案管理的重视，加大资金方面的投入力度，确保医院档案管理工作的顺利开展。其次，随着网络技术的快速发展，以及以及医院档案管理要求的不断提升，医院必须要加强对硬件设备的优化和改进。比如，针对档案管理部门设备老旧、落后的问题，应及时进行设备的更换和报废，并采购符合医院档案管理需求的相关设备，充分保证各项工作的顺利开展和落实。

除硬件设备的更新之外，医院必须要加强对软件方面的优化和改进。医院必须要加强对内部信息共享网络的建设，加强各部门的互动和联合，保证医院内部各部门之间的信息高效沟通与共享，使档案管理部门能够快速获取信息并进行收集和管理。除此之外，为切实保证医院档案管理人员的高效工作，医院应对档案管理部门办公环境的优化和改进，充分保证室内环境的整洁和安静，为档案资料的管理提供良好的环境支持。

（六）加强先进管理方法学习

对于档案管理工作而言，与时俱进同样是非常必要的思想理念。时代的快速发展，要求医院档案管理工作进行及时的更新和改进。对此，档案管理人员也应该加强对档案管理方法的优化，加强对先进档案管理方法的学习。

一方面，档案管理人员必须要积极参與到医院档案管理与培训工作当中，认真听取医院档案管理培训课程，积极吸取档案管理培训课程的精华，不断提升人个人工作能力，满足医院档案管理需求。另一方面，档案管理人员必须要提升个人学习积极性和主动性，在日常工作和生活中积极开展个人学习活动，及时的了解和学习档案管理技巧和方法，充分满足岗位和医院档案管理的要求。

特别是随着互联网技术的快速发展，网络已然成为接收和获取信息的重要平台。对此，档案管理人员在日常工作中，可以通过网络获取医院档案管理知识。例如，百度、优酷等平台，都能够搜索档案管理名师的讲解，通过知乎、百度知道等平台也能够邀请相关专家及时解答相关问题，这些对于档案管理能力的提升都将起到极大的促进作用。

4 总结

医院档案管理工作对于医院的经营发展而言非常重要，为提升医院档案管理的综合水平，医院领导层必须要明确档案管理工作的重要性，加大资金和精力的投入力度，加强档案管理人员的培训和设备引入。同时，档案管理人员也应该树立正确的工作意识，不断加强自我能力的培养，提高档案管理效率，为医院发展提供更为有力的保障。

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