高校档案管理相关问题分析及建议

蒋碧蓉

摘 要：高校档案是高校日常活动的原始、真实记录，是保障高校正常运转的重要资源。随着高校建设规模的不断扩大以及生源数量的不断增多，使得高校档案构成日趋复杂，现代化办公文件及档案信息量的快速增长，对高校档案管理提出了新的要求。基于此，本文对目前高校档案管理过程中存在的部分问题进行了分析，并提出了相关建议，以供参考。

关键词：高校档案；机制；改革

1 高校档案管理内涵概述

高校档案主要是指高等学校在进行教学、科研、管理等活动中所形成的对学生、社会、学校及社会具有保存价值的各类文字、图像等载体的历史记录。高校档案管理是由高校本身为主导，对档案进行统一规划及管理的一系列活动，主要包括机构设置、政策制定、规范职能、档案信息资源开发等。高校档案管理工作在高校信息知识能力及信息实证能力当中占据了重要的地位[1]。一方面，高校档案能够为高校内部各类活动提供信息依据，促使相关活动顺利实施；另一方面，对高校档案进行深度开发，能够为高校教育活动、科研工作及校务管理等创造新的价值，从而将潜在的经济效益与社会效益发挥出来。

2 高校档案管理特点分析

通常情况下，外界环境对高校档案的需求并不大，这使得高校档案管理具备了对外相对封闭的特点。同时，高校档案管理还具备了以下特点[2]：（1）法制化。高校档案管理工作在一定程度上体现了依法治档的精神。任何高校档案管理活动都不能脱离法律要求范畴，由此来保证高校档案管理的合法性与规范性。（2）服务性。服务性是高校档案管理工作最为基本的属性。其主要目的是为学校其他活动、工作提供信息服务，这也是高校档案管理部门赖以生存的基础。（3）特殊性。高校档案管理与其他类型档案管理存在一定差异。在具体管理工作实施过程中需要结合高校实际情况进行针对性地规划设计，特别是要突出档案管理与教学、科研工作的关联性，由此让档案服务于高校师生。

3 目前高校档案管理过程中存在的问题

新形势下，高校档案管理工作变得愈来愈复杂，但高校档案信息价值却也变得愈加重要，这让高校档案管理工作获得了重视。很多高校一改传统档案管理模式，逐渐将信息化技术融入到档案管理当中，并取得了一定成效，在一定程度上提升了档案管理质量及效率。但在档案管理工作实施过程中，部分环节上还是暴露了一定问题，具体表现为以下几个方面[3]：（1）传统观念束缚。与高校教学、教育、科研工作相比，高校档案管理往往受到忽视，导致其价值无法充分发挥出来。部分高校依然将档案管理视为一项常规性、基础性的工作，主要以保管、收集档案信息为主，但却未能充分意识到档案信息当中所蕴藏的潜在价值。这使得高校档案管理有所滞后，缺乏创新，无法满足新形势需求。高校档案管理部门未能与其他部门充分沟通、协调，缺乏全局性观念，造成档案信息资源无法共享。同时，高校档案管理部门自身发展具有较强的依赖性，对外部环境变化反应不够灵敏，信息流动不够通畅。（2）档案职能限制。一方面，高校档案管理经常会受到行政干扰。部分情况下，当档案管理与行政工作出现冲突时，档案管理往往要做出让步，高校档案管理工作也就无法按照预设业务流程完成。同时，高校档案管理部门无法捕捉到高校本身各项职能活动的变化，缺乏变化性的发展眼光，无法根据环境变化及时对归档范围做出调整。（3）高校档案管理工作形式较为单调。部分高校在具体档案管理工作开展过程中，基本上是以“档案信息收集、档案资料整理、等人利用、提供利用”的方式实施。这种被动、单调的管理模式严重制约了高校档案管理效率。多数高校归档工作基本上都是阶段性完成的。每个学期的特定时间段都需要对档案信息、资料进行整理，无法实现随时归档。由于档案数量愈来愈多，容易出现归档数目不足、内容分散等问题。同时，档案编研管理主要以汇编为主，却无法对档案信息进行深层次地发掘及研究，档案资源开发深度有待提升。

4 完善高校档案管理的相关策略

4.1 明确高校档案管理的地位

要改善高校档案管理，就必须明确高校档案管理的重要地位。首先，高校管理者要认识到档案档案管理工作即可传播知识，又能够促进知识创新。借助合理、科学地档案管理能够让知识发挥独有性的作用。高校本身就是文化、科技、知识的汇集地，通过深化高校档案管理工作，可进一步发挥高校自身的优势，有利于促进知识经济市场发展，从而产生潜在的经济效益与社会效益。其次，高校档案管理工作者要树立与时俱进的发展理念。在信息化时代背景下，社会对信息的需求量与日俱增，信息已经成为了整体社会的重要资源，这为高校档案管理工作发展创造了契机[4]。因此，高校档案管理者要改变以往传统档案资源管理观念，要以发展的眼光来审度档案管理。除了常规性的收集、保管工作外，高校档案管理部门要加强档案信息开发，通过分类整合，从档案信息当中提取潜在价值。同时，高校档案管理部门要与其他部门加强沟通，发挥协同机制，避免出现“信息孤岛”现象，让档案信息成为高校活动的可靠依据。

4.2 完善相关管理机制

一方面，要建立有效的领导责任机制。以领导责任机制为导向将高校档案管理责任落实于人。可建立以分管校领导为主导的高校档案管理委员会，负责对档案管理工作实施情况进行检查、监督，促使相关工作落实到位。另一方面，要重视相关评估机制建设。在对高校档案管理工作进行评估时，不应该仅仅局限于档案数量、利用频次等基础性指标，应该将评价重心放在档案管理工作所创造的信息价值以及所带来的社会效益上。通过合理评价，对相关工作进行综合性衡量，以发现档案管理过程中存在的问题，以此来不断优化相关工作，进一步提升档案管理质量及效率，获得适应长远发展的工作目标与途径[5]。除此之外，还要赋予档案管理部门足够的职能权限，保持档案管理部门的独立性，将档案管理服务职能、教育职能机管理职能等充分发挥出来。

4.3 转变档案管理工作形式

传统高校档案管理主要以档案实体为中心，却忽视了人力资源的重要性。为了提升档案管理效能，应该让档案管理由实体管理向人力资本管理转变，做到以人为本。通过调动人力资源积极性及主观能动性来提升档案管理层次。因此，高校档案管理部门要加强相关人员技能培养，不断提升档案管理者综合素质，发挥其创造性。同时，要树立良好的服务理念，能够根据用户需求对档案管理工作出动态化调整，以满足用户及环境的需求。另外，要将档案管理由局部性工作转变为全局性的工作，化单一服务为多元化服务。通过丰富档案馆藏资源、推动档案管理数字化建设、构建“大档案环境”等进一步提升档案管理质量。

5 结语

目前，部分高校档案管理体系还不够成熟，还停留在传统观念上。为了适应新环境，高校档案管理工作应该做出应变，在明确档案管理工作地位的同时，要不断完善相关管理机制，并转变管理工作形式，以此来提升档案管理效能，为高校各类活动开展创造基础条件。

参考文献

[1]姚颖君.高校人事档案管理工作存在的问题与建议[J]. 长春教育学院学报，2013（05）：121-123.

[2]巫艳芬.高校人事档案管理的问题与对策分析[J].甘肃科技，2015（13）：85-87.

[3]宋陽.目前我国高校档案管理工作问题分析及解决路径[J].潍坊工程职业学院学报，2015（04）：26-28.

[4]刘明岚.新时期高校档案管理现代化问题分析[J].办公室业务，2015（17）：66-67.

[5]于莎莎.高校档案管理工作中存在的问题分析与对策思考[J].办公室业务，2017（03）：118.