档案信息化建设的探讨

刘丹

摘 要：随着科学技术的快速发展，目前社会各个领域普遍应用信息化技术，与之相比，传统档案管理模式已然落伍，不能跟上时代发展的步伐，因此档案管理工作必须实行信息化管理。本文研究了科学的档案管理工作，从而使其为教学、管理以及各项工作提供最满意的服务。

关键词：档案；信息化管理；档案信息化

全球信息化浪潮和知识经济时代的到来，要求档案事业必须充分利用现代信息技术，选择信息化作为未来的行业发展方向。跟上国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。如今，档案信息化建设已经取得了较大的成绩。档案信息基础设施飞速发展，档案信息资源得到了大力开发，档案网站数量猛增，档案管理方式从传统的手工管理型转变为计算机管理型，从封闭型、半封闭型变为开放型，档案部门的信息服务功能日益增加。

在档案的管理活动中，综合应用现代信息技术，收集、处理、整合档案信息资源，从而使其更好地为教学和管理服务，这就是所说的档案的信息化管理。实现档案管理的信息化建设，必须要求配备一定数量的计算机和网络等硬件设备，还需相应的文件处理软件，完成数字化、标准化、网络化和一体化建设，使需要档案的部门可以共享档案，保证档案管理事业的稳定发展。

1 存在的問题

（1） 档案内容失真

档案的利用价值则是它的真实性，但现存的档案中记录的信息大多失真，甚至存在记录的信息时前后矛盾。

（2） 档案材料不全

一是职工没有认识到档案的重要性；二是分管的单位没有及时组档。一般来讲，将档案馆电子文件归档要求包含在OA 中，可实现档案馆和各立档单位文档一体化管理的要求。但就目前的使用情况来看，无论是基于档案馆需求设计的协同办公系统，还是政府机关统一设计使用的政企 OA，都与实际工作要求有段距离。这些OA系统的设计重点仍停留在电子文件管理上，而对于电子文件如何归档以及归档后如何管理这些方面，设计并不完善，因此尚无法实现文档一体化的无缝管理。

（3） 档案利用范围狭窄

在传统档案管理中，注重档案资料的保密，因此只在较小的范围内使用，这种管理模式与当前社会经济的全面发展不符。要做到全面应用档案，使非公有制组织、中介机构、外资企业都能应用档案，档案也要提高利用率。

（4） 电子文件中心建设开展缓慢

档案管理应用系统建设的重点仍在使用档案业务管理软件和网站建设上。应用档案管理软件和档案网站建设只需独立决策即可开展，而电子文件中心构建复杂，除了需要耗费巨资，还必须建立在各立档单位统一使用标准管理系统的基础上，要求各机关单位在利用政务网进行电子办公时，相互之间积极配合，这也给开展这项工作增加了难度。

2 加快档案信息化管理的对策

2.1 完善管理制度

要制订合理规范的档案管理制度，使档案管理工作有章可循。档案工作人员要严格遵守档案管理制度，不断提高档案管理质量，使档案管理工作逐步实现科学化与制度化。

2.2 开发专门的数字化工具

在档案信息化建设的安全方面，不但要严格依据有关档案安全的法律法规开展工作，还须打造严密的信息安全保障体系，针对档案信息的安全工作采取必要的手段，以切实保证档案资源的安全，在信息化管理中综合应用多重密码、身份识别、预防病毒、设定访问权限、防火墙等计算机技术，保证档案的安全以及信息化建设的正常开展。

2.3 提高档案信息动态更新

档案的电子信息随着实际工作的需要而不断发生变化，因此必须时常进行网络更新。这种档案保存方式允许多人同时查阅，应用网络更易于查找与利用，这种保存方式不但安全高效，而且可以适应于系统的升级，当系统升级时，档案信息将会自动实现更新。

2.4 提高档案服务水平

第一，要使社会各个领域均能有效利用档案，不断提高档案的利用率。利用提高档案管理人员的思想意识，将档案资源全面推向社会，实现档案信息资源共享，充分发挥档案的作用；在档案管理当中，争取使档案服务于整个社会，成立档案中介机构，作为档案服务代理部门将档案信息推向市场，进行市场化服务，充分发挥档案资料的作用；不断进行档案信息服务多功能建设，依据资料不同类别，对档案资料进行收集、整理、加工、整合、提取等，利用不同载体对其进行保存，同时应用网络将其上传，实现档案资料信息的资源共享，从而可以使需要档案资料的部门不受时间与空间的限制，查阅人员可以随时查阅档案信息，社会不同单位可以依据自身需求，查阅相应的档案信息。第二，在档案信息化建设中，迫切需要增加大量能够熟练操作数据库，掌握信息管理技术的人才。实现档案信息化建设，必须要加强专业人才的培训，只有具备高质量的专业人才，才能保证档案信息化建设的顺利进行。在档案信息化建设中，要配备充足的各层次专业人才，保证档案建设的质量，不断提高档案管理人员的业务能力，尤其是重点培养管理人员的信息技术能力，随时掌握档案管理领域的发展情况，紧跟时代发展的步伐，打造档案服务品牌。

2.5 实现信息化管理

随着科学技术的发展，信息化在社会各个领域得以广泛应用，档案管理工作当然也不例外，即在档案管理中，必须应用科技新成果和新方法，不断提高档案管理水平。在现有信息技术条件保证下，使现有资料数字化，可以为社会不同领域所应用。争取自主研发软件和硬件平台，在保证网络硬件设施的前提下，在档案管理的保存、入档、查阅、研究、移动等过程中运用数字化管理。

2.6 建立动态的档案信息数据库

实现档案信息化管理，必须要建立高级数据库管理体系，针对不同的信息设定不同的密码，不同级别的用户分别拥有不同的密码，可以查阅不同的档案资料。要真实记录档案资料的收集、借阅、查找、复制、删除等活动，系统管理人员要做好档案的管理和维护工作。

总之，档案行业应加快推进档案信息法规建设，完善档案信息标准体系。在档案信息化建设的实践中，要结合工作实际，总结经验，集中力量研究制定档案信息化建设急需的标准与规范，在试行的基础上加以完善和推广。借此逐步形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。

参考文献

[1]孙新立.档案管理规范化的探索[J].中国管理信息化.2014（21）

[2]李彦秋.论如何加强档案信息化建设[J].科技展望.2017（15）

[3]师九英.新常态下干部保健档案管理规范化的路径和方法研究[J].办公室业务.2017（10）[4]肖艳艳.新时期办公室档案管理规范化研究[J].办公室业务.2016（10）

[5]唐桦.浅谈高速公路办公室档案管理规范化[J].经营管理者.2016（21）