如何做好工程项目档案管理

韩中辉

摘 要：工程项目档案是在工程建设活动中直接形成的，经过鉴定、整理并归档，具有查考价值的真实记载项目建设过程的各种记录。项目档案管理是工程建设过程中的一项重要工作，对日后工程项目的管理极为重要。本文从增强档案意识、合同款项约束、健全档案管理制度、档案四同步和工程档案竣工验收等几个方面细致阐述了如何在工程建设期间采取措施加强对工程项目的档案管理，以利更好地为日后的生产运行、维护提供服务。

关键词：工程项目档案；档案四同步制度；合同正式条款；档案竣工验收

工程项目档案是指在工程建设活动中直接形成的，经过鉴定、整理并归档，具有查考价值的真实记载项目建设过程的各种记录，是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。一个具体项目的工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、设计、生产准备、施工、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、图表、声像、实物等各种载体材料。

工程项目档案管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，建立与加强工程项目档案管理，是项目建设管理工作的需要。由于许多建设单位和施工单位重建设、轻管理的思想存在，导致许多项目档案未能按时移交或资料不全，给后期的生产运行维护带来很多不便。如果没有相应的工程项目档案管理，项目档案就会处于乏人管理的状态，对档案的收集、整理工作和日后工程项目的维护十分不利，也必然影响工程的建设与后期验收。

那么，如何做好项目建设档案管理工作呢？

1 增强项目档案意识，加强对项目档案工作的领导

项目管理单位应充分认识到项目档案的重要性，成立项目档案管理工作领导小组，统筹、协调整个项目建设期间的档案管理工作，全过程管控施工单位、设计单位、监理单位等形成的档案。各参建单位要建立完善的项目档案规章制度，明确規定项目文件材料形成、积累、整理的方法和各方责任，确保档案文件材料的形成质量。

2 明确档案最终移交完整作为合同正式条款

现在的工程建设均实行招投标制度，档案部门要善于运用招投标的有利条件，积极参与合同的起草工作，对材料归档范围、验收时间、竣工资料内容、份数及质量提出明确要求，作为招标或合同中的一项重要内容单独列出。项目竣工前编制竣工档案验收申请表，申请表须有施工单位自检、监理单位审查意见和项目单位技术部门审查意见，全部签字合格后移交档案，并经项目单位档案人员确认后才可以拿到工程款项，这样，施工承包方才能够充分重视工程项目档案的文件材料积累和归档工作，使资料归档工作在法律上得到真正保证。

3 建立健全资料管理制度

完善的管理制度是做好档案管理的前提和保证，工程建设之初项目单位就应制订完备的档案管理制度，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中的各自职责和责任。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，保证施工技术记录齐全、签署完备，资料真实可靠。

4 档案工作与项目建设同步进行

坚持档案工作“四同步”制度，是档案工作是否达到预期效果的关键。四同步即企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。档案人员在项目建设前期阶段就应着手档案工作，加强对前期阶段文件材料的管理，项目单位在签订招标合同时明确提出文件材料的编制、整理等具体要求，统一标准，规范做法，项目实施过程中，检查落实档案工作情况，工程竣工验收时，严格按照国家规定组织竣工档案资料验收，确保档案的内、外在质量。

5 加强业务指导，及时介入项目档案管理

为了避免建设单位、施工单位到最终竣工验收才突击整理档案的现象发生，项目管理单位档案部门应及时跟踪项目进度，及早介入，对项目竣工文件的收集、归档整理及竣工文件编制分阶段性进行培训，通过和施工单位面对面的沟通，掌握档案资料收集情况的第一手资料，并可适时组织参观、交流，多方位为施工单位服务，保证竣工档案的规范和完备。

6 定期检查，发现问题及时整改

工程项目施工过程中，项目管理单位档案人员应根据工程进度开展月查和工程节点档案检查，去施工现场检查施工单位、监理单位收集、整理的资料，发现问题及时指出，并帮助其整改，把问题消除在萌芽状态，确保档案资料的真实性和准确性。

7 档案部门参加工程竣工验收

档案资料存在重大缺陷或没有按照国家规定编制竣工图的工程项目，不能给予验收。档案的竣工验收应与项目建设的竣工验收同步进行，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的，不得通过整个工程的竣工验收。齐全、完整、准确、系统的档案是项目生产运行、维护、改扩建的重要依据，也是项目竣工验收的必备条件。因此，档案部门在工程项目档案验收时要高标准、严要求，以确保竣工档案的接收质量。

工程项目档案管理工作是涉及各个专业技术部门的一项复杂性工作，离不开各方面的支持和配合，要保证工程资料完整、准确、系统，真实地记录和反映工程项目管理全过程，就必须不断加强建设单位、监理单位和施工单位的档案管理业务水平。项目档案的主体—建设单位在整个项目档案的管理过程中，扮演着领导者的角色，更要不断强化自身档案管理意识，探索项目档案管理新模式，并使之不断完善，才能真正保证项目档案工作的顺利开展，才能真正保证形成的档案资料为工程项目管理提供服务。