事业单位档案管理的信息化建设探析

陈银娜

目前，我国事业单位整体上档案管理工作中的硬件设施逐渐完善，为了进一步推动档案管理工作的规划化及科学化，信息化建设的步伐正在日益加速。我们有必要分析我国事业单位档案管理工作的具体现状，认识到这一工作中存在的问题。在传统的档案管理中，主要以纸质版信息资料的填写为主，能够记录的内容有限，而且也不利于整理，信息更新周期较长。而且很多事业单位对档案管理工作的重视程度不够，这些原因都使得档案管理工作的更新困难，甚至会对档案信息的处理机资源共享产生影响，也降低了对于档案的使用效率。受到以上种种传统档案管理方式中问题的影响，直接造成了现代事业单位档案信息缺失、使用率低下等现状，使得事业单位档案管理发展缓慢。

目前，我国事业单位档案管理的信息化建设主要任务如下：第一，对于档案目录数据库及部分全文数据库的建设。为了迎合事业单位档案管理部门的需要，必须推动档案数据库的建设与完善。要想真正完成档案数据库的建设，必须对现有档案资源作出信息化处理。此时，档案资源管理的录入工作可以说是最重要的环节。第二，事业单位电子文件资源的入档和电子档案的管理。为此，做好电子档案的安全性及保密性工作，确保档案管理工作的科学化与规范化都极为必要的。所以，对我国的事业单位而言，其资源建设的重要任务之一便是对电子档案的管理。

那么，事业单位档案管理的信息化建设途径是什么呢？

1.档案管理信息化和传统档案管理相结合

这主要是从我国事业单位档案管理的现状出发的，他们多停留在传统档案管理的阶段，不可能立刻进行信息化管理，为此，必须通过信息化与传统管理相结合的方式，逐渐过渡到档案管理的完全信息化。尽管当前的信息技术有着较快的发展速度，事业单位的管理技术也相应提升，档案管理工作也逐渐趋于多样化与复杂化。但是，仍然存在很多事业单位无法及时更新档案管理方式。因此，事业单位必须对现有的档案管理人员展开信息化培训，帮助他们掌握档案管理信息化相关的硬件设施配备与维护知识，全面掌握档案信息化方法，达到通过档案管理人员实现档案管理工作由传统向信息化的过度的效果。

2建立科学的档案管理制度

要想保障事业单位档案管理的信息化，必须要有科学的档案管理制度作保障。为此，各事业单位应该从自身发展的实际状况出发，制定科学完善的规章制度为档案管理的信息化建设提供指导。在事业单位考核的标准中，引入档案管理信息化的内容，并在人员的职称评定、责任追求等制度中，融合檔案管理的信息化建设工作。通过多种方式并举，充分提高对档案管理信息化建设的重视，全面调动人员积极性，以制度形式来为事业单位档案管理信息化建设提供更好地服务。有了一定的制度保障，管理人员对于工作的热情得以有效激发，从而对待自身的本职工作也更加认真，推动档案管理信息化的建设的有效开展。

3.加快信息化基础设施建设，促进档案信息资源建设

这一步骤主要强调的是数字化档案馆的建设。档案馆应该涵盖档案干部队伍建设、馆藏、库房检索工具等多方面的内容，通过档案感计算机与网络技术的应用提升档案的信息化水平。为此，档案管理部门有必要出台电子档案管理办法，为档案管理工作提供环境与制度保障。同时，档案管理部门也应该加强对视频、音频等档案资料以及现有的纸质文件作出数字化处理，并予以存储，加强档案信息资源的建设。

随着社会经济水平的提升以及信息技术的普及，相信事业单位在档案管理中存在的问题必将随着各项制度的完善以及措施的使用而得到有效解决，档案管理逐渐实现由传统管理向信息化建设的过度，多种方式并举，实现二者的优势互补以及信息资源的共享，事业单位档案管理的效率将会显著提升，更好地为事业单位的其他各项业务服务。

（作者单位：河南新乡县人才交流服务中心）