如何做好办公室文书档案管理工作

[摘 要]文书档案是一个单位的重要资料，记载着本单位重要的历史活动，办公室文书档案的管理工作越来越在社会发展中起到至关重要的作用，而文书档案的整理和归档是管理工作中的重要组成部分，我们不但要提高档案管理人员的工作意识，还要加强对档案管理人员进行专业的业务培训和素质教育，本文是作者结合工作实践，就如何做好办公室文书档案工作进行了一些思考。

[关键词]办公室；文书档案； 管理工作

文书档案记载着社会发展的历史过程，随着社会经济的发展，办公室文书档案的管理工作在一个单位里也起到越来越重要的作用，文书档案是对各项工作的真实记录，其作为重要的凭证，不仅可以为查证历史提供重要的依据，而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。作为文书档案管理人员，也需要对文书档案的重要性有一个深刻的认识，这样才能在具体的文书档案管理工作中及时对存在的问题进行解决，确保文书档案管理水平的提升。

一、文书档案管理的特点

1.综合性

单位的文书档案管理工作通常是通过内设机构办公室进行的，其具有综合性，文书档案不仅包括公文文书档案，同时还包括了诸如人事、会计等档案，门类多，内容丰富。

2.复杂性

因文书档案的复杂多样，就需要收集更多并精准的资料，文书档案管理工作有很强的专业技术性要求，需要专业的文书档案管理人员来处理这些工作，文书档案管理工作与单位发展有密切关系，且档案管理工作的复杂性要求文书档案管理人员必须具备较高的专业理论、技能、业务等方面素质，才能成为合格的文书档案管理人员。

二、 文书档案管理中存在的问题

1.对文书档案工作管理的重视不够

虽然文书档案管理工作是办公室的一项重要工作，但行政事业单位对这一项工作重视程度还不够，一些单位设置了档案室，但大部分档案室却成了杂物间和储藏室，档案室里的设备也不够齐全，有的甚至早已老化，这就使档案储存非常凌乱，特别是规模大一点的行政事业单位的档案室如果不运用先进的设备，要想查阅一些资料是相当困难的。

2.文书档案管理人员的业务素质有待提高

行政事业单位的办公室工作人员大多是身兼数职，没有足够的精力和时间，但档案管理工作需要专业技术强的人来进行，所以很难满足工作需要。

3.文书档案管理缺乏较强的规范性

现阶段，我国多数单位在文书档案管理方面缺乏较强的规范性，具体的管理工作非常随意，其规范性欠缺表现在很多方面，比如，文书档号不规范、卷宗分类混乱、案卷名称不符合要求，有的部分档案没有目录，同时还存在卷宗的组卷杂乱无序的情况。

三、如何加强办公室文书档案的建议

1.加强领导重视

文书档案是单位开展工作的重要依据，领导层在进行决策之时往往需要参考到历史文书档案，因此加强领导对文书档案管理工作的重视非常重要。具体来说，领导首先应当要从硬件及软件设施方面为文书档案管理工作的开展提供充分有利的基础条件，从而自上而下树立起重视文书档案管理工作的风气，引导全体职工都重视这项工作；其次，领导要经常性地亲身参与到文书档案管理工作当中，监督和反思文书档案管理工作的细节、问题及不足，并及时提出改进意见和建议。总而言之，领导应给予文书档案管理工作高度支持，认真落实相关负责人员，派遣专业人员担任相关职务，以促进管理工作的落实。

2.加强文书档案工作人员培训

作为一名文书档案的管理人员要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力，除了业余时间自学外，还应该多参加市、区县组织的业务培训，多了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。

3.加强文书档案管理

鉴于文书档案的重要性，必须要加强文书规范管理。主要目的在于确保文书工作的及时性、准确性、安全性及保密性。在日常工作中严格按照相关规章、制度及程序来办事，切实保证文书材料的真实性与安全性；还要养成良好的工作习惯，做到当日事当日毕，并在实践当中自主总结出一套成熟便捷的工作流程，以提高工作效率。

四、结语

文书档案对各个单位的相关活动进行了真实的记录，一方面可以对单位自身的实际工作进行有效的指导，另一方面也可以提供相关历史凭证，推动单位的长远发展和进步。文书档案管理其自身的政策性非常高，同时在保密以及专业性方面也提出了极高的要求，新的发展时期，信息化程度进一步加深，推动文档管理工作的发展，有利于进一步实现资源共享。在此环境下，必须切实加强文书档案管理，增强相关工作人员的素质，推进管理的信息化发展，提高文档管理的效率，有利于单位获得长远的发展。

参考文献：

[1]钟小婵，探究新时期如何做好文书档案管理工作[J]电脑知识与技术，2016.

[2]周家興，浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]档案学研究，2016.

作者简介： 蒋文姣，重庆市沙坪坝区党校，研究方向：财会。