事业单位文书档案管理现状及发展趋势

叶敏瑶

摘 要：作为事业单位日常管理工作的重要组成部分，文书档案管理不仅真实地记录着各种方针决策、管理办法形成过程，同时推动着事业单位行政管理的发展。加强对文书档案的管理，发挥文书档案的作用和优势，对于提高工作效率具有重大作用。本文通过对文书档案的管理现状与发展构想，提出相应的提高文书档案管理的策略。

关键词：事业单位；文书档案管理；发展趋势

对于事业单位的文书档案管理工作而言，虽然行文工作与档案管理工作分属于不同的部门，但二者却是紧密的相连；虽然二者具有不同的工作任务，但是对于事业单位而言同样具有重要作用。因此事业单位的文书拟稿人、审批人、签发人与档案管理人员只有树立规范化意识才能加强文书档案的管理工作。

1 事业单位文书档案管理工作现状

第一，文书的行文格式不规范。对于行文工作与档案管理工作而言，二者既相互联系有相互区别。在目前的文书行文工作中，诸多工作人员的思想意识较薄弱，对于公文的格式与处理方式普遍存在不规范行为，例如内容表述生硬、格式杂乱、缺少相应的文件编号、文件排序与装订不合理等，对日后所形成的档案质量并没有予以过多的重视。

第二，对文书档案的保存工作缺乏足够的重视。对于事业单位的文书档案保存工作而言，其是一项较为枯燥的工作，因此使得部分工作人员缺少责任心和热情，对文书档案只是单纯的收集、归档，并未对文书档案的整理与规范给予足够的重视程度，更从来不会考虑如何才能提高文书档案利用寿命与价值的问题，对文书档案的管理工作造成严重的制约影响。

第三，缺乏完善的管理设施。随着科学技术的不断发展，档案管理与保存的科技手段层出不穷，然而部分事业单位却因为经费少的问题而不愿购置新设备，使得无法为文书档案管理提供强有力的硬件保障。更有甚者，部分事业单位缺少专门的档案室，档案存储环境杂乱脏，使得档案材料發霉、破损，要查阅时找不到，最终导致无法实现文书档案应用的利用价值。

第四，档案管理信息化水平太低。随着科技的不断发展，计算机已经被广泛使用。然而在实际的文书档案管理工作中，部分事业单位却并未使用计算机手段，或者并未挖掘出计算机的优势，使得文书档案的管理效率无法提升，在一定程度上浪费了资源，不利于工作的高效开展。

2 对文书档案工作的科学化管理

2.1 将规范公文制作作为管理的前提

文书档案是通过各类行文文件转化而来，因此文书的质量对于档案的质量至关重要。在实际的文书制作中，相关的制作人员必须依照及时、准确、安全的原则进行工作。若想实现较高水平的归档管理，文书制作人员必须对以下事项进行重视：第一，对文件应及时、准确的进行处理，做好相应的收发记录，当发现文件缺少时应及时进行查找，同时必须督促相关的办公室人员保证文书材料的完整性。第二，在制作文书时应按照规范的行文要求与格式，同时应明确行文种类，以便日后进行查找。第三，对于公文的审批应一致，并且需要使用不易褪色的墨水进行签阅。第四，对相关的文件拟稿人与档案管理人员加强专业知识与技能培训，使其能够严格按照规定进行文书档案的保存工作。

2.2 将做好文书收集和整理工作作为管理的关键

若想做好文书档案的管理工作，档案部门必须对本单位具有价值的文书进行收集与整理。就各科室部门而言，应定期主动的将有价值的文书资料上交给档案管理部门，不得随意堆放、听之任之；对于档案管理部门而言，在进行档案管理工作时应严格按照相关的管理文件要求，对各文件进行清晰明确的归档，切实做到以下几点：第一，对文件归档的时效性进行有效的把握，否则将使档案管理出现混乱；第二，在档案整理工作中应加强对文件与资料的区分，以此来减少管理中的重复性与信息冗余度，提高档案管理的效率；第三，在档案管理工作中，若为立卷归档，既要把握全宗的入口关，又要注重文件的有机连贯性，在同组卷内应确保同一问题的完整性，以提高档案的查询效率及利用价值。

2.3 将档案质量作为管理的保证

实现上述工作的目标在于提高文书档案的质量，方便后人查阅。经过长期的实践证明，文件材料是否完整，决定着档案价值的高低；档案装订和存放的规范决定着档案工作的质量。因此相关的文书档案管理人员在进行实际的工作时一方面应改善归档方式，便于相关人员的查阅，另一方面还必须注重档案的装订质量和存放环境，以实现档案的规范化管理。同时还必须利用相关的设备以延长档案的保存期限，保证档案的完整性。

2.4 加强档案管理人员的专业培训

不论是纸质文件还是电子文档，最终需要依靠人来进行管理，因此必须加强对管理人员的专业培训，定期组织开展学习，使其明确档案管理的流程，增强其档案管理工作的能力。同时事业单位还需进行招聘人才工作，为档案管理工作注入新鲜的血液。除此之外对于所有的管理人员加强新技术技能的培训，使其在短时间内了解相关技术的使用，以提高文书档案的管理工作效率。

2.5 建立完善的奖惩机制

为提高文书档案管理的工作效率，事业单位应建立健全相应的奖惩机制，对于工作突出的管理人员予以适当的奖励，以便更好的激发其工作的积极性，同时以此作为带动，为其他的工作人员树立良好的榜样；对于工作消极甚至出现纰漏的行为应予以惩戒，使其他人心生敬畏，从此“不想犯、不敢犯”。

2.6 建立健全档案管理制度

在实际的档案管理工作中，必须完善档案管理制度并认真贯彻落实，为工作提供良好的制度保障，一方面单位应加大宣传力度，使工作人员加强对档案管理工作的认识。另一方面应加大对档案管理工作的投入力度，同时定期对档案管理工作进行考察，以确保工作有条不紊开展。

3 文书档案管理的发展方向

随着互联网技术的不断发展，文书档案正朝着数字化与信息化的方向发展，利用数据档案库取代传统的纸质档案已经成为发展趋势。文书档案管理部门应开始大力应用计算机技术，为文书档案管理工作提供强有力的电子保证，使不同部门之间可以进行跨区域共享，切实提高文书档案管理效率及利用价值。同时通过信息化平台的建立，改变以往文书的传输过过程与方式，实现文书档案“保存即归档”的目标。然而，由于目前事业单位所实行的档案管理工作仍然是同时对纸质文件与电子文档进行保存，其中电子文件主要起参考价值，而纸质文件则主要起凭证价值，这导致大量的电子文档也极易引起泄漏事件。

因此，档案数字化与信息化管理固然是发展趋势，但如何在提高文书档案利用率与共享性的同时筑好防火墙，防止发生单位内部信息外流或被不法分子窃取的情况，也是一个值得我们深思和探讨的问题。

4 结束语

文书档案管理对于事业单位具有至关重要的作用，因此各相关部门必须加大力度对问题进行整改，与时俱进，促进文书档案管理工作快速有效地向数据化信息化转变，提高文书档案管理的工作效率，为国家的档案事业做出相应的贡献。

参考文献

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