现代档案管理中档案管理基础工作的作用

刘栩清

摘 要：档案管理事业最基础也是最关键的工作是档案管理工作，虽然档案管理的基础工作增加了档案工作人员的工作量，但是档案管理方便了人们进行信息的查找与搜索的工作。由此，档案管理的工作人员需要树立一个正确向上的价值观，需要对于自身工作重要性有一个正确全面的认识，利用积极的措施推动档案工作能够顺利开展。

关键词：档案管理；基础工作

现代化信息技术发展较为迅速，计算机手段对于数据的处理工作的效率较快，并且它具备较强的科学性与准确性，而且在现代的档案管理工作中计算机已经被广泛应用，现代社会中现代管理工作的信息化水平已经上升到一定层次水平上，人们开始对档案工作提出高要求。由此需要把档案管理中的基础工作重视起来，有利于提高档案管理的工作效率。

1 在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性

1.1 档案管理的基础工作有利于实现档案管理的重要性

推动整个现代档案管理工作的顺利进行，需要积极完善归档要求，案卷要求与归类要求等，同时需要对档案管理工作进行规范化标准化。如果档案管理工作单位不重视档案管理基础工作，较容易使档案信息出现不健全不准确的情况，即使将先进的信息技术运用在档案管理的工作中，也无济于事。这需要档案管理工作人员认真履行相关的规章制度，完善好档案管理的基础性工作，在保证工作效率的前提下，对档案资料进行分类归档工作，以便人们对档案资料的查询，对于现代档案管理进行规范化管理。

1.2 档案管理基础工作加快档案管理的现代化进程

信息化不断发展的背景下，档案管理工作进行现代化管理已经是档案管理事业的未来发展趋势。计算机网络的不断发展中，提高了档案资料的检索效率，弥补了纸质版档案查询的缺陷，避免浪费大量的人力资源进行查找。除此之外，档案管理的现代化建设和档案管理基础工作之间已经呈现出相辅相成的管理趋势，能够强化档案基础工作自身的规范性和准确性。有利于推动现代化的档案管理建设工作的展开，促进了档案管理的现代化进程。

1.3 档案管理工作有利于提高档案资料自身的准确性

档案管理的基础工作为档案提供重点的依据和基础，有利于加大档案管理基础工作的档案管理展开力度，方便档案管理工作，简化档案管理的工作流程，加强档案资料管理的准确性，防止在档案资料中出现鱼龙混杂的情况。在档案管理的范畴中已经普遍应用信息化技术，加强对于档案管理基础工作的工作质量。

2 在现代档案管理中存在的主要问题

2.1 档案管理工作缺乏规范性

档案管理的工作人员自身没有良好的专业基础知识，没有对档案管理工作行程一个正确的认识，对于档案管理工作的重视程度不够，最终使档案管理工作不够规范，不利于促进中国档案管理事业的向前发展。如在进行实践中，出现命名与档号不符的情况，会导致档案管理出现重名的严重情况，影响着档案管理的发展。

2.2 档案管理的工作流程缺乏一定的明确性

在中国的档案管理工作中较为常见的问题是档案管理工作的流程不够明确，主要是因为档案的基础工作没有落实到位，不利于对档案管理进行规范化。特别是对于档案管理的机关单位而言，一般是利用档案的收集，分类，整理以及保管等等工作流程完成对于档案的管理工作，然而并未对于所有的档案管理流程进行明确规定。

2.3 档案管理人员自身的综合素质不高

在中国从事档案管理的工作人员的年纪普遍较大较少有高学历的专业人员，正因如此，致使中国的档案管理人员普遍呈现出综合能力素质较差的现状，大部分的工作人员对于现代档案的管理理念与意识了解的不够透彻，整个的档案管理队伍呈现出组织结构不协调的情况，不利于现代档案管理事业的发展。

3 对于现代档案管理中的档案管理工作进行积极的完善工作

针对于现代档案管理中的档案管理工作存在的主要问题进行解决，以提高现代化的档案管理水平与档案的使用效率。需要积极对档案管理的经验进行总结分析，制定一定的制度，通过改良档案管理的工作方法与流程实现对于高水平管现代化档案资料。

3.1 积极提高档案管理工作人员自身的素质

加强对于档案管理基础工作的管理，相关的工作人员需要意识到档案的管理基础性工作的重要意义，积极做好自身的工作，加强自身的素质修养建设。优化档案管理人员自身的年龄结构，在档案管理工作人员中多增设年轻人，增强档案管理的工作活力，提高工作人员的自身素质，对于档案管理意识需要不断的增加。

3.2 积极对于档案展开普查工作

档案资料被长期的用于管理使用，极易出现重份与没有价值的情况，正因如此需要积极对档案资料展开全面的普查工作，把重复与没有使用价值的档案资料剔除掉，防止资料因重复而堆积，占用档案资料空间，不便对于档案资料的管理工作，除此之外还可以防止在利用计算机进行档案管理时发生的档案重复的情况。

3.3 重新组合档案资料，使档案得以优化

对于档案资料进行重组工作，有利于减少档案内容的鱼龙混杂得到情况，对于档案资料进行重组应该使其相互间有一定的关联性，对于部分没有页码，没有目录与标题的档案资料，做好重新编号填写的工作，促进档案架构单位更加科学合理，提高对于现代化计算机的档案管理的利用率。

3.4 根据档案管理的规范进行著录，并规范提名，提高检索的准确性

首先，对档案管理进行规范著录，现代化计算机档案管理工作最重要的是对档案进行著录工作，有利于实现计算机数据的精准性。其次，對档案管理进行规范提名，以确保检索的准确性。对于档案管理工作，既需要对档案检索查询的查全率予以保证，还需要保证其检索工作的查准率。对于档案资料进行著录时需要对提名进行统一的规范，避免出现计算机不能识别与模糊不清的情况。积极做好对于档案资料的提名规范工作，有利于计算机对于资料进行准确的检索，以确保档案自身的使用率与检索率。

4 准备好档案基础数据，推动现代化的档案管理进程

在整个现代化的档案管理的基础工作中，计算机始终贯穿着档案的管理流程，利用计算机自身强大的功能，在每个环节中都会发挥着较为重要的作用。当对档案的基础数据的准备工作不够全面，不利于计算机档案管理的顺利进行，限制了现代化的档案管理的应用推广工作。

4.1 对于档案基础数据做到循序渐进

档案管理单位机构存在的主要目的是为社会服务，利用计算机进行管理主要是为提高档案资料的使用率。对于计算机档案管理进行积极的推广运用，有利于社会对于档案进行积极地使用，有利于对高利用率的档案进行优化工作，有利于加快档案管理计算机化的进程与社会高利用率。

4.2 对于档案资料进行分层次的著录，节时节力

在实际的档案著录工作中能够把档案卷宗分为三方面进行著录工作，对于反应的问题较为单一的或是价值不高的档案进行卷级著录，对于同一内容的文件档案做好文件组合级的著录，对于重要文件和价值较好的而文件做好文件级的著录。对于档案资料进行分层次的著录，有利于显示出档案资料的主题及其主要特征，能够有效的节约时间与人力资源。

4.3 对于档案做好分门别类，利用好档案资料

档案管理的工作人员可以利用计算机的录入功能，对于档案的全引目录与档案的良好基础作录入工作，对于项目名称，日期进行校准工作。利用计算机做好分类的处理工作，有利于减轻录入的工作量，提高档案目录的实际作用，提高档案的利用率。

5 结束语

现代化的档案管理工作已经满足于社会现代化发展的实际需要，提高了现代档案管理工作的实际效率以及档案管理的利用率，但是仍需要工作人员继续加强对于档案管理的基础工作。对档案资料进行普查工作，以提高档案管理资料的规范性，推动现代化档案管理工作的順利进行，提高工作效率。

参考文献

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