互帮互助 Word中表格用好Excel函数

平淡

直接套用 在Word中调用Excel

在Word中使用表格的时候，许多人常规的做法是直接在Word中插入，或先在Excel中复制制作好的数据进行粘贴，但如此一来表格就无法使用函数了。因为插入的表格会变成Word的插入对象，正确的做法是：在Word中点击“插入→表格→Excel电子表格”，插入一个虚线的表格（图1）。

但是需要对这个表格数据进行统计时，只要在Word中双击表格，表格激活后会直接调用Excel，这样表格的具体使用和在Excel中是一样的，可以直接使用函数、VBA脚本等工具。对于已经在 Excel中处理好的数据如添加公式、函数等则可以通过粘贴的方法将数据移动到插入的表格中，这样对于需要在Word中进行大量数据的处理时非常方便（图2）。

数据同步 在Word中链接表格

在Word中插入表格时很多时候需要对表格的数据进行更改，常规的方法是在Excel中修改后再根据实际修改到Word中进行同步修改。其实数据同步不必这么麻烦，我们可以使用“选择性粘贴”方法实现数据同步更改。

首先在Excel中完成數据的编辑后保存，接着在Excel中复制需要粘贴到Word中的数据。在Word中通过点击“开始→粘贴→链接与使用目标格式”的方式粘贴数据，这样粘贴的实际上是一个链接数据（图3）。

这样以后粘贴到Word中的表格数据需要更改时，我们只要打开Excel对需要编辑的数据进行更改。完成更改后在Word中选中表格，右击选择“更新链接”即可实现数据的同步更改。这样所有数据的处理是在Excel中完成，Word中只要“更新链接”即可（图4）。

如果原始数据文件有多个备份，我们还可以自行定义链接的文件。同上在上述菜单选择“链接的Worksheet对象→链接”，在打开的窗口中可以看到这里链接对象的实际文件，点击“更改源”，然后重新选择源文件和链接项目即可（图5）。

就地取材 直接在Word中使用公式

上述方法利用的都是Excel的实际功能，在实际使用中都是要启动Excel运行表格的操作。如果我们只是在Word中使用一些简单的函数如求和、平均数等，那么利用Word本身的“文档部件→域”项即可，这样无需启动Excel，既可以节省系统资源，还可以提高工作效率。这里以使用求和公式为例。

在插入的表格选中需要求和的单元格，点击“插入→文档部件→域”项，在弹出的“域”窗口中，选择“域”列表中的“=（Formule）”，然后点击“公式”按钮（图6）。

在打开的“公式”窗口中，输入公式“=SUM（A1：A6）”，并点击“确定”按钮，这样返回Word表格区域可以获得求和结果（图7）。

可以看到在Wo rd的域里公式的具体使用和Excel是一样的，但是这里是直接在Word中进行公式调用而无需再启动Excel，对于熟悉函数的朋友还可以在Excel中直接设置好，通过“粘贴函数”的方法实现公式的快速调用。当然域代码还有其他用处，比如直接输入数学、物理等公式，比如按Ctrl+F9快捷键，然后输入“eq ＼o（→，a）”，右击选择“切换域代码”，最后再调整一下间距即可输入数学向量公式（图8）。