文书档案现代化管理策略分析

叶伟

摘 要：各机关单位在社会活动过程中会产生大量的文书档案，随着文书档案数量的增加，利用传统方式对其进行管理会存在较大的难度，在当前信息化技术快速提升的新形势下，运用现代化技术和方法来加强文书档案管理工作，可以有效的提高文书档案的管理水平，实现文书档案管理的现代化。文中分析了文书档案实现现代化管理的优势，并进一步对加强文书档案现代化管理的策略进行了具体的阐述。

关键词：文书档案；现代化管理；优势；策略

文档档案作为重要的档案资源，同时也是构成各种政务活动的重要要素。近年来网络信息技术取得了较快的发展，文书档案现代化管理已成为档案管理和利用的必然趋势。因此在实践工作中，各机关单位在文书档案数量不断增加的新形势下，需要做好文书档案的现代化管理工作，全面提高文书档案管理工作的效率，确保文书档案能够与新形势发展需求更好的适应。

一、文书档案实现现代化管理的优势

（一）提高档案归档人员的工作效率

通过做好文书档案现代化管理工作，可以进一步规范文书档案管理的流程，改变传统的文书档案管理方式，全面提高文书档案管理工作的效率。而且通过运用计算机技术来对文书档案进行整理和归档，可以有效的减轻档案管理人员的工作量，文件信息资料的收集、存放、分类等工作更为快捷和便利，提高档案管理工作的效率。

（二）提高档案的查阅速度

利用现代化管理方式来做好文书档案管理工作，可以有效的提高文件查阅速度。在实际工作中，通过运用计算机网络技术能够随时对文书档案资源进行检索，档案使用者在利用档案信息时不受时间和空间的限制，能够在极短时间内查到自己所需要的资料，有利于档案利用工作的效率的大幅度提高，实现了人力和物力资源的有效节约。

（三）提高文件的传递速度和安全性

文书资料在日常公文处理过程中，传递时极易发生丢失的情况。通过运用计算机技术和网络技术，文书资料可以通过网络进行传递和流转，有效的提高了文书资料的传递速度，保证了文件的安全性。同时还可以通过档案管理系统来对档案密级进行确定，并设置具体的操作权限，以此来保证文书档案信息的安全。另外，现代化管理方式下的电子文书档案，有效的提高了档案信息的利用率和档案管理工作的效率。

二、加快文书档案现代化管理的策略分析

（一）建立现代化的文书档案管理制度

强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文書档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。

（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理

当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。

（三）提高文书档案检索效率

在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。

（四）不断完善和健全文书档案管理体系

为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。

三、结束语：

机关单位文书档案管理水平直接体现出其基础性管理工作的水平，因此在当前新形势下，文书档案管理工作要与时代发展需要相适应，进一步完善相关的管理制度，并充分的运用现代化的管理方法和手段，全面提升文书档案的检索效率，并在日常工作中重视档案管理人员的培训工作，以此来推动文书档案工作的现代化、标准化和规范化发展进程，为档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。

参考文献：

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[2]顾翔.强化文书档案现代化管理的有效方法分析[J].办公室业务，2012（21）.

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