档案管理改革若干问题的思考与优化

韩艺

【摘 要】档案管理，是档案工作相关部门直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。从工作内容角度看，档案管理工作包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究以及档案提供利用等多项工作，不同工作领域对档案管理工作内容的划分有一定的区别，但是总体而言仍然保持较强一致性特征。本文对我国档案管理体制改革思路及难点问题等进行了剖析，并对档案管理的改革进行了探讨。

【关键词】档案管理改革；若干问题；优化措施

1. 导言

随着档案管理技术的不断进步和档案本身所蕴含价值的开发，为了解决档案建设与管理相对滞后等问题，档案管理必须走改革创新发展道路。通过分析当前档案管理现状，能够明确档案管理改革创新的途径，以此促进档案管理事业不断向前发展。

2. 当前档案管理工作的现状与挑战

档案管理工作对组织而言，其发展历史由来已久，但是在当前信息时代背景之下又呈现出与以往不同的特征。

首先，就目前我国档案管理领域的工作开展状况而言，虽然随着信息化相关技术的发展，档案管理的自动化及信息化水平均有显著提升，但从实际的落实情况看，档案管理工作中的信息化仍然处于初级阶段，有待进一步深入。在当前大部分组织中，基于档案的信息化体系已经基本得到落实并投入使用，相关的信息终端，包括输入及输出两类终端也基本实现。但在实际工作过程中可以发现，档案管理工作仍然由专业的档案人员实现，而并未因相关信息化水平的提升而渗入到整个组织的工作过程中。对某些资料的采集，即便已经能够支持起不同部门多个工作人员的参与，也仍然难以实现档案工作的全员参与。这种状况在一定程度上阻碍了系统档案的形成，阻碍组织的深入发展及借鉴历史工作成绩。

其次，在档案管理领域中，大数据量已成为当前的突出问题。大数据量本身并不是档案工作发展的特征，而是当前信息时代下，相关信息技术发展而产生的新特征之一。相关信息技术的实现，让档案数据具备了更多的形式，其中包括图像、视频等相关新型媒体格式数据。而与此同时，庞大的数据总量也从另一个角度形成了档案管理工作本身对计算机及其他相关技术深入应用的需求。因此，档案管理领域的计算机应用及信息化程度呈现出供需两个层面的良性循环，在日后的应用中必然日渐深入。

最后，不容忽视的是，组织的档案管理工作本身，最终价值必然是要体现在对组织未来发展行为的指导层面，因此档案管理工作必须在保持档案数据有序的基础之上，实现开放状态。只有开放的档案系统，才能面向整个组织的每一个工作细节，实现对未来和现实工作的指导价值，也才能有效实现档案资料本身的意义所在。

3 .档案管理工作的趋势与改革方向

基于对档案管理工作当前发展状况的深入分析，可以发现当前档案管理工作仍然存在极大的提升空间，如果能够有的放矢的推动对应的改革措施，必然能够进一步加强档案自身的价值体现。具体而言，可以从如下几个方面，结合档案管理工作的发展趋势，设置对应的改革方向和目标。

3.1 深入加强档案管理工作领域信息化建设

虽然当前档案管理领域中信息化建设已取得一定成绩，并逐渐形成了切实推动档案管理工作的有效力量，但是總体而言，这一方面仍然有极大的提升空间。档案管理的信息化，应从两个角度加强改革，其一在于面向档案自身的信息化，其二在于面向档案及档案管理工作服务对象的信息化。前者的改革重点在于积极引入相关数据技术及服务手段，面向档案数据本身展开更为合理的存储和展示，在可能的情况下深入分析和信息发现数据，帮助相关工作人员形成对于档案资料的深刻理解，为其应用奠定坚实的基础。对第二个方面而言，进一步分为两个方面，即面向档案形成阶段的信息化建设及面向档案利用阶段的信息化建设。在档案形成阶段的信息化，应当重点着力于打造获取信息更为全面和方便的途径，便于组织内部整个工作团队都参与到档案的形成和档案体系的建立过程中；而对于档案的利用阶段，则应通过多种输出终端，帮助形成多途径档案信息输出。唯有方便随时获取档案信息，才能切实实现档案信息对当前及未来工作的支持价值。

3.2 推行档案及文件一体化的行政管理运行模式

我们实行文档管理一体化最主要的目的是为了能够通过最有效的方式、最低廉的价格来对档案进行管理，并且在最大限度上满足工作的需要。

美国是世界上最先开始对文件管理进行系统研究的国家，因此美国在对档案的管理工作上理论和实践充分的结合在一起，美国在文件管理方面的管理以及整套机制的运行过程中，所达到的效果非常明显，它可以让档案工作人员对文件的生命周期进行控制，保证档案的完整性，让档案从非现行文件成为档案的过程中紧密衔接，保证了档案的质量安全。另一方面，相关机关也可以不必设置专用的文件管理机构，节省了人力物力的投入。

因为几十年以来，一直都在实行相对比较集中的文档管理体制，所以美国的档案和文件的管理一直处于世界的领先地位。而我国档案管理现在还不能形成一个统一的管理模式，档案也没有专门的机关进行管理，在我国推行档案管理工作一体化还有着很大的障碍。美国先进的档案管理经验，为我国推行文档一体化具有很重要的参考价值。

3.3 加强档案工作相关人员专业化水平建设

对于这一方面，特别要注意应当是档案体系相关工作人员，而不仅是档案管理领域工作人员。二者之间的区别在于，前者是包括档案信息最初的来源部门工作人员以及档案信息可能存在指导价值指向的部门工作人员。这样的两个方面，决定了档案信息的形成及最终的消费，而档案管理工作本身的价值体现，必然要回到信息的消费环境中去，因此，两个环节一方面与档案管理工作环节的自身质量息息相关，另一方面则与其具体的价值实现密切相连。实际工作中应当注意针对不同群体的专业状态展开综合测评，并配置具有一定针对性的培训或工作指导，唯有如此才能从更为全面的角度实现档案工作质量的提升。

4 .结论

必须要加快档案管理体制的改革步伐，在面对如今的新问题、新形势、新情况频繁出现情况下，我们必须要把握住时代的节奏，不管是哪种体制。都要结合面临的形式和所处的时代，才可以提高其管理质量，才能更好的为人民、为国家服务。

参考文献：

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