智能会议系统在会议管理中的应用

游伟

摘要：会议是现代社会中企业和政府部门进行思想交流和问题决策的重要场合，对企业和政府的发展有着重要的意义。但在会议进行的过程中，还存在不少问题导致会议效果受到影响。因此要对智能会议系统在会议开展过程中的可操作性与实用性进行合理分析，充分发挥它在会议管理中的作用。本文将从系统建设目标、原则、功能、以及应用效果等方面进行综合性论述。

关键词：智能会议系统；会议管理；应用

近年来，我国经济发展水平不断提高，现代化信息技术也取得了快速进展，各行业开始重视智能会议系统在会议管理中的作用。一般来说，智能化的会议室需要多种配套设施，借助现代化技术把这些不同作用的系统进行结合，达到信息整合、资源共享的目的。尤其是当前阶段，互联网技术的迅速发展，多媒体设备的普及和无线网络技术的进步等，为会议管理的系统化奠定了基础。

一、系统实现目标

无论是任何形式或规模的会议，一般都可以用智能会议系统进行管理，在一定程度上有利于低碳环保型会议环境的建设，保证了资源的流通和参会人员之间的互动，网络投影、控制设备、移动智能客户端以及其他相关设备的有机结合，对提高会议系统的灵活性、智能化水平和效率起到了重要的作用。

二、系统总体设计

（一）系统设计原则

为了顺应现代化科学技术的发展趋势，并在此基础上保证会议的顺利进行，促进企业和政府部门相关工作的开展，智能会议系统的设计必须具备高度的可靠性、灵活的扩展性和伸缩性以及不易被破坏等优点。因此，系统设计要遵循以下原则：设计标准、安全高效、使用简单、易于管理等。

（二）系统设计思路

智能会议系统的构成主要包括客户端、服务器、无线投影设备和无线AP这四个部分。其中的服务器是对整个系统进行后台管理的核心设备，它的主要作用体现在对相关设备、用户、会议内容和进程的管理上，从不同角度进行系统维护，確保智能系统的安全性。智能会议室的客户终端可以用来帮助用户进行会议信息的记录与修改，并进行及时有效的管理，另外用户还能通过它与会议室内的其他人分享资源，交流互动。无线AP系统的配备，使得每一个会议室都形成局域网络，各个会议室内的网络既彼此独立又相互联系地构成完整的系统。为了进一步确保会议内容的安全性，必须对用户进行网络连接的权限适当的限制，依据分工的不同赋予他们各自访问网络的权利，允许他们在特定时间内进入网络。在会议中使用无线投影设备，主要是为了实时关注参会人员的工作状态，了解用户使用智能终端的情况，然后分别进行权限和安全层面上的判断，对投影权限进行合理分配。

三、系统功能介绍

智能会议系统主要可以用来进行原笔迹签到、信息共享、共享白板、会议纪要、投票表决、会议沟通等。

原笔迹签字：PAD设备充分考虑不同年龄段用户的需求，既可以触屏操作，又能选择手写的方式。在PAD上进行签字的感觉与在纸上进行操作并不存在差别，字迹显示清晰，色彩充分还原，使用户可以得到极致的视觉享受。

信息共享：互联网技术可以帮助用户随时随地进行内容分享，为其他用户浏览和了解信息提供方便。不仅如此，还能够依据自己的需要对信息进行相应的编辑与修改，方便自己发表意见并参与讨论。

共享白板：大致相当于课堂上的小黑板，参加会议的人员可以在上面与其他人进行实时的互动与交流，对会议的内容作深入地讨论、增添相关内容，多采用图表交流的方式，帮助用户更直观地理解会议内容，在一定程度上弥补了单纯用文字进行交流的缺陷，也拉近了参会人员之间的距离。

会议纪要：可以通过制定相应的模板，提高会议纪要形成的速度，提高工作效率；手动添加批注，对相关资料进行截图，并在旁边给出相应的解释说明。

投票表决：在 PAD 设备上进行投票表决，并对最终得票数进行具体的统计，保证了投票的公平性，有利于参与人员对相关信息的了解，也避免了时间的浪费。

会议沟通：参加会议的人员可以在过程中互相分享信息资源，及时接收会议通知，便于彼此之间的交流互动资料分发。

四、系统应用现状

智能会议系统还没有得到应用之前，企业或是政府部门无论事情的大小，总喜欢时不时的开个会来决定，有时候一个简单的问题甚至要开好几次会，但不一定能把问题解决好。在长达几个小时的会议中，重视的不是对事情的处理，而在于强调领导的位次、发言的先后等一些无关紧要的问题。在2012年12月4日召开的中共中央政治局会议中，对会议的组织管理提出了一定要求，各部门要加强对会议作风的改进，减少不必要会议的召开，那些进行工作部署或是空提要求的会议要坚决避免。切实保障会议的效率，领导发言要言简意赅，正中要害。智能会议系统的应用，有利于减少会前的筹备时间，在一定程度上促进资源的节约，确保会议参与人员可以获得充分的体验。

近年来，智能手机的普及率越来越高，不仅广泛应用于人们的日常生活，各种会议中也可以随时见到它们的身影。尤其是微信软件的的普及，更是为会议的召开提供了方便，相关负责人可以在微信上建立一个会议群，把参加会议的人员拉进去，及时地向他们发送会议通知，保证会议的及时开展和顺利进行。到场的人员就可以实时跟进会议动态，了解开会的目的。这既在一定程度上提高了会议工作的效率，又利于对参会人员的管理。

五、小结

总之，智能会议系统在对现代化会议进行管理方面的作用越来越突出，有利于提高企业和政府会议的效率和智能化管理水平，完善会议管理制度，逐渐成为越来越多行业开展会议的首选，推动社会的不断发展。

参考文献：

[1]钟顺洪.智能会议系统在会议管理中的应用[J].工程建设与设计，2017（2）：165-166.

[2]李静.移动互联网下的智能会议系统的应用研究[J].数码世界，2016，11（4）：41-42.

[3]俞露.基于物联网技术的交互式智能会议系统设计与实现[D].南京信息工程大学，2016.endprint