论档案信息化管理中纸质档案的重要性

吴丽萍

摘 要：所谓纸质档案，简单的说是通过笔和纸的方法来对社会组织以及个人在实际生活中，能够通过各种途径对信息进行保存的档案模式。由于电子档案具有较多的优势，可以表现出替代纸质档案的发展形势，然而所具有的可靠性方面的存在，致使纸质档案起到不可替代的作用，以往纸质档案在当前档案管理工作中起到了无法替代的作用。所以，随着当前档案信息化建设的不断发展下，一定要彰显出纸质档案的重要性，从而促使电子和纸质档案可以达到互补的效果。基于此，本文主要从纸质档案拥有非常明显的比较优势、纸质档案在档案信息化管理中的重要性日益凸现、发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的途径多个方面进行分析，笔者依据多年经验提出自己的一些看法，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：档案信息化；纸质档案；电子档案；重要性

由于档案信息化呈现出来的是档案管理能够朝着信息化的方向发展，同时也作为我国档案事业中的核心内容。在该发展过程中，纸质档案占有的地位以及作用一直都是社会各界人士关注的问题。电子档案即便有着诸多的优势，但是也会存在较高的风险性，在某种程度上致使纸质档案起到了不可替代的作用。所以，相关部门一定要基于信息化背景下对纸质档案的位置加以确定，并实现电子和纸质档案可以实现互补的目的引起必要的重视，进而推动档案信息化管理朝著规范化的方向发展。基于此，本文就从以下几个方面对档案信息化管理中纸质档案的重要性进行深入探讨，笔者依据自身积累的经验提出一些建议，旨在最大程度推动我国档案事业的不断进步，从而为我国的经济建设做出重要的贡献。

1 纸质档案拥有非常明显的比较优势

1.1 信息与载体的依附性比较强

载体与信息的统一就使原始记录性这一属性得以形成。其在档案信息的原始真实性与存储介质的原始依附性两个方面都有所体现。因为信息与载体密不可分属于传统介质的特点，当信息与载体达到充分地结合，将其进行分离就非常难。不仅如此，人们只有借助于依附在纸张等载体上的文字、图形，才能够对其所承载的信息有所了解。

1.2 充分体现档案信息的原始凭证性

纸质档案的形成是由文件直接转化过来的，对过去的历史情况客观地记录，其凭证功能令人信服。作为管理档案信息的载体，也是在特定的条件下通过特定的责任人制作来形成的实体材料。

2 纸质档案在档案信息化管理中的重要性日益凸现

2.1 发挥纸质档案稳定性作用可确保档案信息安全性

由于计算机相关软件及其信息在保存的时候自身就存在一些不足之处，和纸质档案进行对比发现，电子档案无论是在传输中还是在利用方面都处于薄弱的状态，也要做好相应的防护措施。

在目前，由于网络黑客、病毒对计算机网络系统和电子信息安全形成了严重威胁，虽然建立计算机网络防火墙和病毒查杀系统能够起到一定的安全保护作用，但黑客、病毒种类的日益翻新使任何安全防护技术和手段都很难给予电子档案信息可靠的安全保障。而很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

2.2 利用纸质实体档案增强档案信息保存与利用价值的永久性

档案价值就体现在其保存与利用上。因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。比较起来，那些对纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。珍贵的档案资料因其保存的年限久远则更显示其价值。在档案信息化管理之中，纸质档案所拥有的永久性保存价值是无法被其他形式的档案所超越和取代的。因此，为使电子档案载体和纸质档案资料的双重安全有可靠的保证，就要求现代档案馆（室）设立专门的计算机房，并设立专柜来保存电子档案载体，在有条件的单位或部门，就应分库来对电子档案载体和纸质档案资料进行分类存放，同时要设立专门的馆员对其做双套管理和维护工作。

3 发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的途径

3.1 采取“双套制”档案保管模式

什么是“双套制”呢？简单的说是就各种载体但是内容相同的两种档案采取双套的形式进行保存，可以理解为是使用双套模式对具有相同内容的纸质以及电子档案进行储存。这是由于纸质和电子档案具备不同的特征，产生的作用也存在较多的区别，而随着“双套制”的有效落实下，不会出现重复保存的情况。该形式也能够促使纸质和电子档案所具有的优点有机的结合起来，这样不但可以提升检索能力，而且还能够达到档案凭证价值的效果。不仅仅如此，电子档案能够通过副本的方式在异地进行储存，这样就可以在某种程度上减少档案资料出现窃取等情况。当相关部门应用该保管形式以来，为馆藏中的纸质和电子档案可以实现长期保存提供重要的保障，这也代表着在未来的发展道路上可以发挥出档案的价值，对维护纸质档案资料有着重要的意义。

3.2 积极推进纸质档案数字化管理

相关人员应当进一步促使纸质和电子档案之间形成转化的效果，并且在现实生活中是具有可行性的。对于电子档案来说，相关单位可以使用纸张打印的方式，推动纸质档案得到飞速的转化，能够促使电子档案所具有的直观性加以提升，促使各种档案发挥出自身的价值。就纸质档案而言，相关人员通过应用扫描抑或是计算机输入的方式，可以促使电子档案飞速的转化，即恩人将档案的工作效率加以提升。所以，相关部门应当充分的发挥出纸质和电子档案具备的优势，在第一时间对资料进行备份，并把两者所存在的临界点寻找到。在推动纸质档案数字化管理的时候，还需要对相关设备加以优化，推动其朝着磁带、光盘等形式进行转变。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：相关人员一定要对纸质档案所具有的安全性、真实性引起重视，并熟知在档案管理中起到的用途，从而推动档案管理理念从传统逐渐朝着现代化的方向发展，最大程度促使电子和纸质档案可以实现优势互补的目的，今儿推动档案事业达到健康的发展。

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