园林档案管理存在的问题及解决措施

黄慧君

摘要：近年来，随着园林事业的快速发展，园林工程档案管理的重要性日益显现。园林工程档案的管理，直接关系工程质量，关系到城市的可持续发展。但在园林事业快速发展的过程中，园林档案管理工作虽得到了较快的发展，但也出现了一些亟待解决的问题，需要采取有效措施加以改进。本文对园林档案管理存在的问题及解决措施进行分析，以提高园林档案管理水平。

关键词：园林绿化；档案管理；问题；措施

一、园林工程档案的含义及特点

园林工程档案是指按照档案分类原则整理形成的园林建设工程施工过程中的各类信息记录。一般包括园林工程建设过程形成的文件资料、施工资料、设计图纸及影像资料等。园林工程档案是园林工程进行竣工验收和竣工核定的必要条件，是对工程进行检查、维护、管理、使用和改扩建的原始依据。

园林档案的特点主要表现在3个方面。（1）专业性。城市园林档案专业性的表现，除在园林管理业务工作中所应遵循、适用的规范是国家有关园林绿化政策这一特定性外，在城市园林建设中要根据园林的生长特点，选择地点进行规划、设计、布局、种植、养护管理。因而，其在各项城市园林工作中所形成的档案与其它档案相比，具有较强的专业性。（2）分散性。城市园林的好坏，标志着一个城市的精神面貌。由于园林建筑、古树名木等年代的久远，载体的多样性，使得一些档案往往分散在文物、博物、园林、科研史志及院校各单位。这就决定其分散性。（3）载体形式的多样性。城市园林档案既有一般档案的共性，但又存在着差异，其载体有纸质、感光材料、磁性材料等制成的档案；有锦旗、奖章、奖杯等实物；有志书、实物遗存、图片等，经收集整理或加工成文献资料后，也可作为档案保存。

二、园林工程档案管理中存在的问题

（一）园林工程档案管理制度不完善

在实际工作中，大多单位依赖以往的管理经验和做法，需要工作人员口头相授，工程档案的收集、整理、保管、利用等方面缺乏完整的科学管理制度。档案分类整理方面缺乏科学严谨的分类标准，往往换一次工作人员就变换一次标准，造成档案查找困难重重，严重影响了工作效率。在保管期限和保密制度方面幾乎一片空白，导致档案价值较低的资料越积越多和重要信息泄露。园林工程涉及专业较多，没有针对不同专业要求的归档范围制定相应标准，导致档案工作中遇到问题无法及时解决，影响档案管理工作的质量和效率。

（二）工程档案管理人员专业素质参差不齐

园林工程的资料管理人员有的没有经过专门的技术培训，不了解园林工程承包方式、合同签订、施工预算、现场经济活动分析管理的基本知识，对相关的档案管理规定更是一问三不知。这些都造成了部分园林施工单位档案管理中的被动和混乱局面。并且还有档案管理人员一身兼数职的现象，对档案管理工作的投入不够。日常事务仅仅就是把档案放入档案，而没有进行严格的管理，严重的影响到了园林档案的管理水平。

（三）园林工程档案不规范、资料性差

归档文件应为原件，而在档案资料中经常会存有复印件；工程文件的实质内容及深度不能满足工程勘测、设计、施工等方面的规定、规范要求；工程档案文件书写用材不规范，造成园林工程档案资料保存时间不长的结果；工程文件应笔迹、图样清晰，图表整洁，具名、盖章手续完整，而往往竣工资料缺项很多，给园林工程档案资料造成法律性不强的结果等，参建单位不注意、无要求，造成竣工图纸资料白图较多。立卷千变万化，没有按统一标准细化完善，归档使用的表格大小不一，造成园林工程档案资料杂乱无章的结果。

三、提高园林工程档案管理质量的措施

（一）完善园林工程档案管理制度

高度重视和加强园林工程档案资料的基本知识宣传和教育，对园林工程施工单位技术人员、管理人员、监理人员分期分批、有计划地进行档案基础知识和施工资料管理基本要求的专业培训，严格要求各工程项目部用规范化、标准化的方式规整资料，杜绝出现不规范、不严谨文件。同时，要求园林工程施工技术人员、监理人员、项目管理人员、档案管理人员都要熟知档案业务，确保园林工程档案资料准确、齐全、规范、真实、可靠。

（二）重视园林工程档案资源的信息化开发

在园林工程档案管理的实际工作中，除了要对园林工程档案材料的收集、整理和保管重视外，还要注重对园林工程档案资源的信息化开发利用。要真正体现园林工程档案的重要价值，就应该充分开发利用工程档案资源，使之更好地为园林工程建设和工程管理人员服务。在开发利用的过程中，档案管理人员要积极主动为园林工程建设服务，勇于打破传统的借阅方式，充分利用移动互联网和大数据的时代优势，创新档案管理工作，适应时代需要，开发相关APP或者公众号，让档案利用更加便捷和高效。

（三）强化园林工程档案资料的真实完整

加强过程控制是保证园林工程资料真实有效的最好措施园林工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到园林工程建设与资料整理同步进行，避免园林施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。

（四）提高工程项目部人员素质和业务能力

为了提高员工的素质，项目部应多组织对相关国家规范、行业标准的学习培训，使各岗位人员能很好的掌握现场施工工艺、材料进场验收等规定，提高他们的技术水平。现场资料管理人员的责任重大，不仅要记录日常施工活动，收集整理相关资料，还需要参与分部分项工程的验收工作。作为一名合格的资料管理人员，应具备识图能力、熟练掌握资料管理软件、熟悉建设施工流程等。

4、结语

园林工程档案管理的好坏不仅与某一个具体的园林工程建设项目相关，在宏观上也一定程度地影响了城市园林的发展建设。因此对园林资料管理中出现的相关问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查。各建设单位要执行标准，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证交工资料的质量。

参考文献：

[1]园林绿化档案现状分析及对策[J].梅云波，吴彩芸，张静.中小企业管理与科技（中旬刊）.2014（06）

[2]工程档案管理面临的问题及应对策略[J].徐维芳.科技创新与应用.2017（02）endprint